Dos and Dont's of Entering Data sa Excel

01 ng 08

Excel Data Entry Pangkalahatang-ideya

Sinasaklaw ng tutorial na ito ang ilan sa mga pangunahing DO at DON'T ng pagpasok ng data sa mga programa ng spreadsheet tulad ng Excel, Google Spreadsheets, at Open Office Calc.

Ang pagpasok ng data ng tama sa unang pagkakataon ay maaaring maiwasan ang mga problema sa susunod at gawing mas madali ang paggamit ng isang bilang ng mga tool at tampok ng Excel tulad ng mga formula at chart.

Ang DO at DON'Ts ay:

1. Planuhin ang iyong spreadsheet
2. Huwag Mag-iwan Blangko Rows o Haligi Kapag Pagpasok ng Mga Kaugnay na Data
3. Laging I-save at I-save sa Dalawang Lugar
4. Huwag Gamitin ang Mga Numero bilang Mga Haligi ng Haligi at Huwag Magsama ng Mga Yunit na may Data
5. Gumamit ng Mga Sanggunian ng Cell at Pinangalanang mga Saklaw sa Mga Formula
6. Huwag Iwanan ang mga Cell na naglalaman ng Mga Form na naka-unlock
7. Ayusin ang Iyong Data

Planuhin ang Iyong Spreadsheet

Pagdating sa pagpasok ng data sa Excel, isang magandang ideya na gawin ang isang piraso ng pagpaplano bago ka magsimulang mag-type.

Alam kung ano ang gagamitin ng worksheet para sa, ang data na ito ay naglalaman, at kung ano ang gagawin sa data na iyon ay maaaring makaapekto nang malaki sa huling layout ng worksheet.

Ang pagpaplano bago mag-type ay maaaring mag-save ng oras sa ibang pagkakataon kung kailangan ng reorganisasyon ang spreadsheet upang gawing mas mabisa at mas madaling magtrabaho.

Mga Punto sa Pag-isipan

• Ano ang layunin ng spreadsheet?
• Magkano ang data na hawak ng spreadsheet?
• Kailangan ba ang mga tsart?
• Magkakalat ba ang spreadsheet?

Ano ang Layunin ng Spreadsheet?

• Ang layunin ng spreadsheet ay makakatulong matutukoy ang lokasyon ng data, dahil ang pinakamahalagang impormasyon ay dapat makita at madaling ma-access.
• Ano ang kinakalkula? Ang mga pagkalkula ay nakakaapekto sa kung ano ang mga formula at mga function ay kinakailangan at kung saan sila ay matatagpuan.

Gaano Karaming Data ang Hawak ng Spreadsheet?

Ang dami ng data na hawak ng spreadsheet sa una at kung magkano ang idaragdag mamaya ay makakaapekto sa bilang ng mga workheet na ginamit.

• Huwag palakihin ang iyong data ng masyadong maraming dahil maaari itong gumawa ng tiyak na impormasyon na mahirap hanapin at kalkulasyon na sumasaklaw ng maramihang mga sheet o workbook ay maaaring magsimula upang makaapekto sa pagganap ng Excel.
• Para sa mga malalaking worksheet , kung minsan ay kapaki-pakinabang upang ipakita ang mga mahahalagang hanay ng haligi sa itaas ng mga heading ng hanay, sa halip na pagpilit ang mga user na mag-scroll sa ibaba ng worksheet upang makita ang impormasyon.

Kinakailangan ang Mga Tsart?

Kung ang lahat o bahagi ng data ay ipapakita sa isang chart o chart, maaaring makaapekto ito sa layout ng impormasyon,

• Depende sa uri ng tsart, ang data ay maaaring kailanganing ma-grupo nang magkakaiba - tulad ng paggamit ng isang buod na lugar para sa mga pie chart.
• Para sa mga malalaking spreadsheet, maaaring ilipat ang mga tsart sa mga magkakahiwalay na pahina upang mabawasan ang paggitgit

Mag-print ba ang Spreadsheet?

Kung paano nakaayos ang data ay maaaring maapektuhan kung ang lahat o ilan sa mga data ay ipi-print, depende kung pinili ang layout ng portrait o landscape at ang bilang ng mga sheet na kinakailangan.

• Kung ang view ng portrait sa regular na laki ng papel ng sulat (8 1/2 X 11) ay gagamitin, isaalang-alang ang paglalagay ng karamihan ng data sa mga hanay sa ilalim ng ilang hanay, upang ang lahat ng mga heading ay makikita sa isang sheet.
• Kung kailangan ang maramihang mga sheet, isaalang-alang ang pagpi-print ng mga hanay ng hanay sa tuktok ng bawat pahina upang gawing mas madali ang pagbabasa ng data.
• Kung maraming mga hanay ng data ang kailangang ma-print, ang layout ng landscape ay maaaring panatilihin ang lahat ng mga pamagat sa isang pahina. Muli, kung kailangan ang maramihang mga sheet, i-print ang mga heading ng hanay sa tuktok ng bawat pahina.
• Kung ang mga chart ay ipi-print, ang paglipat sa mga ito sa isang hiwalay na sheet ay maaaring gawing simple ang gawain.

02 ng 08

Huwag Mag-iwan ng Blank Rows o Mga Haligi sa Mga Kaugnay na Data

Ang pag-iwan ng mga blangko na hanay o mga haligi sa mga talahanayan ng data o mga kaugnay na hanay ng data ay maaaring maging mahirap upang maayos na gumamit ng isang bilang ng mga tampok ng Excel tulad ng mga tsart, pivot na mga talahanayan, at ilang mga function.

Kahit na ang mga blangkong selula sa hanay o hanay na naglalaman ng data ay maaaring maging sanhi ng mga problema tulad ng ipinapakita sa larawan sa itaas.

Ang kawalan ng walang laman na puwang ay gagawing mas madali para sa Excel na tuklasin at piliin ang lahat ng kaugnay na data sa hanay kung ang mga tampok tulad ng pag- uuri , pag-filter, o AutoSum ay ginagamit.

Sa halip na mag-iwan ng mga blangko na hanay o haligi, gamitin ang mga hangganan o mga heading ng format at mga label gamit ang naka-bold o underline upang mabuwag ang data at gawing mas madaling basahin.

Ipasok ang iyong hanay ng data-marunong kapag posible.

• Kapag inilalagay ang iyong spreadsheet, maglagay ng isang mapaglarawang heading sa itaas ng unang haligi ng talahanayan na may data sa ibaba.
• Kung mayroong higit sa isang serye ng data, lagyan ang mga ito ng isa pagkatapos ng iba pang mga haligi (kaliwa hanggang kanan) na may pamagat para sa bawat serye ng data sa itaas.

Panatilihin ang Hindi Nauugnay na Data Paghiwalayin

Samantalang mahalaga ang pagpapanatiling kaugnay ng data, sa parehong oras, maaari itong maging kapaki-pakinabang upang mapanatiling hiwalay ang mga walang kaugnayang mga hanay ng data.

Ang pag-iwan ng mga blangko na haligi o mga hilera sa pagitan ng iba't ibang mga hanay ng data o iba pang data sa worksheet ay muling gawing mas madali para sa Excel na ma-detect nang tama at piliin ang mga kaugnay na hanay o mga talahanayan ng data.

03 ng 08

Laging I-save

Ang kahalagahan ng pag-save ng iyong trabaho ay madalas na hindi maaaring overstated - o sinabi masyadong madalas.

Siyempre, kung gumagamit ka ng web-based na spreadsheet - tulad ng Google Spreadsheets o Excel Online - ang pag-save ay hindi isang isyu, dahil ang programa ay may isang pagpipilian sa pag-save ngunit, sa halip, gumana sa isang auto save feature.

Para sa mga programang batay sa computer bagaman, pagkatapos ng dalawa o tatlong pagbabago - kung nagdaragdag ito ng data, gumawa ng pagbabago sa pag-format, o pagpasok ng isang formula - i-save ang worksheet.

Kung tila masyadong maraming, i-save ang hindi bababa sa bawat dalawa o tatlong minuto.

Kahit na ang katatagan ng mga kompyuter at software ng computer ay bumuti nang husto sa nakalipas na ilang taon, ang software ay nag-crash pa rin, ang mga pagkawala ng kapangyarihan ay nangyayari pa rin, at ang ibang mga tao ay minsan ay naglakbay sa iyong kurdon ng kuryente at inalis ito sa socket wall.

At kapag nangyari ito, ang pagkawala ng anumang dami ng data - malaki o maliit - ay nagpapataas lamang sa iyong workload habang sinusubukan mong gawing muli ang nagawa mo na.

Ang Excel ay may isang tampok sa pag- save ng auto , na kadalasang gumagana nang mahusay, ngunit hindi ito dapat umasa. Kumuha ng sa ugali ng pag-secure ng iyong sariling data na may madalas na sine-save.

Shortcut sa Saving

Ang pag-save ay hindi kailangang maging isang mabigat na gawain ng paglilipat ng mouse sa laso at pag-click sa mga icon, kumuha ng ugali ng pag- save gamit ang keyboard shortcut na kumbinasyon ng:

Ctrl + S

Mag-save sa Dalawang Lugar

Ang isa pang aspeto ng pag-save na hindi maaaring maging sobra-sobra ay ang kahalagahan ng pag-save ng iyong data sa dalawang magkakaibang lokasyon.

Ang ikalawang lokasyon ay, siyempre, isang backup, at maraming beses itong sinabi, "Ang mga backup ay tulad ng seguro: magkaroon ng isa at malamang ay hindi mo ito kailangan, wala kang isa at marahil ay".

Ang pinakamahusay na backup ay isa na sa ibang pisikal na lokasyon mula sa orihinal. Pagkatapos ng lahat, ano ang punto ng pagkakaroon ng dalawang kopya ng isang file kung sila

• ay nasa parehong hard drive na nabigo?
• sa parehong computer, na makakakuha ng ninakaw?
• sa parehong gusali na sumunog sa lupa?

Mga Web Based Backup

Muli, ang paggawa ng isang backup ay hindi kailangang maging isang mabigat o oras-ubos na gawain.

Kung ang seguridad ay hindi isang isyu - ang worksheet ay isang listahan ng iyong DVD - pag-email sa iyong sarili ng isang kopya gamit ang web mail upang ang isang kopya ay mananatili sa server ay malamang na sapat.

Kung ang seguridad ay isang isyu, ang web storage ay isang pagpipilian pa rin - kahit na may isang kumpanya na dalubhasa sa ganitong uri ng bagay at naniningil ng bayad para sa paggawa nito.

Sa kaso ng mga online na spreadsheet, siguro, ang mga may-ari ng programa ay nag-backup ng kanilang mga server - at kasama dito ang lahat ng data ng user. Ngunit upang maging ligtas, i-download ang isang kopya ng file sa iyong sariling computer.

04 ng 08

Huwag Gamitin ang Mga Numero bilang Mga Haligi ng Haligi at Huwag Magsama ng Mga Yunit na may Data

Gumamit ka ng mga heading sa itaas ng mga haligi at sa simula ng mga hilera upang makilala ang iyong data, habang gumagawa sila ng mga pagpapatakbo tulad ng pag-aayos ng mas madali, ngunit huwag gumamit ng mga numero tulad ng - 2012, 2013, at iba pa - upang gawin ito.

Tulad ng ipinakita sa larawan sa itaas, ang mga haligi at hilera ng mga heading na mga numero lamang ay maaaring hindi sinasadyang isasama sa mga kalkulasyon. Kung ang iyong mga formula ay naglalaman ng mga function tulad ng:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

na awtomatikong piliin ang hanay ng data para sa argumento ng pag-andar.

Kadalasan, ang unang pag-andar ng mga function na para sa mga haligi ng mga numero sa itaas kung saan matatagpuan ang mga ito at pagkatapos ay sa kaliwa para sa isang hilera ng mga numero, at anumang mga heading na mga numero lamang ay isasama sa napiling hanay.

Ang mga numerong ginagamit bilang mga heading ng hilera ay maaari ring maliin bilang isa pang serye ng data kung pinili bilang bahagi ng hanay para sa isang tsart sa halip na mga label ng axes.

Format ng mga numero sa mga heading na cell bilang teksto o lumikha ng mga label ng teksto sa pamamagitan ng nauuna ang bawat numero na may isang apostrophe (') - tulad ng' 2012 at '2013. Ang apostrophe ay hindi nagpapakita sa cell, ngunit binabago nito ang numero sa data ng teksto.

Panatilihin ang Mga Yunit sa Mga Heading

Huwag: ipasok ang pera, temperatura, distansya o iba pang mga yunit sa bawat cell na may data na numero.

Kung gagawin mo, may isang magandang pagkakataon na ang Excel o Google Spreadsheets ay titingnan ang lahat ng iyong data bilang teksto.

Sa halip, ilagay ang mga yunit sa mga pamagat sa tuktok ng haligi, na kung saan, tulad ng nangyayari, ay tiyakin na ang mga heading ay hindi bababa sa teksto at hindi lilikha ng problema na tinalakay sa itaas.

Teksto sa Kaliwa, Mga Numero sa Kanan

Ang isang mabilis na paraan upang malaman kung mayroon kang alinman sa data ng teksto o numero ay upang suriin ang pagkakahanay ng data sa isang cell. Bilang default, ang data ng teksto ay nakahanay sa kaliwa sa Excel at Google Spreadsheets at ang data ng numero ay nakahanay sa kanan sa isang cell.

Kahit na ang default na pagkakahanay ay madaling mabago, ang format ay hindi karaniwang inilalapat hanggang pagkatapos na maipasok ang lahat ng data at mga formula, kaya ang default alignment ay maaaring magbigay sa iyo ng isang palatandaan nang maaga sa isang bagay na mali sa worksheet.

Mga Porsyento at Mga Simbolo ng Pera

Ang pinakamahusay na kasanayan para sa pagpasok ng lahat ng data sa isang worksheet ay upang ipasok lamang ang plain number at pagkatapos ay i-format ang cell upang ipakita ang numero ng tama - at kasama dito ang mga porsyento at mga halaga ng pera.

Ang Excel at Google Spreadsheets, gayunpaman, ay tumatanggap ng mga simbolo ng porsiyento na na-type sa isang cell kasama ang numero at parehong nakikilala ang mga karaniwang simbolo ng pera, tulad ng dollar sign ($) o British pound symbol (£) kung sila ay nai-type sa isang cell kasama ang data ng numero, ngunit ang ibang mga simbolo ng pera, tulad ng South African Rand (R), ay malamang na mabigyang-kahulugan bilang teksto.

Upang maiwasan ang mga potensyal na problema, sundin ang nabanggit na pinakamahusay na kasanayan at ilagay ang halaga at pagkatapos ay i- format ang cell para sa pera sa halip na mag-type sa simbolo ng pera.

05 ng 08

Gumamit ng Mga Sanggunian ng Cell at Pinangalanang mga Saklaw sa Mga Formula

Ang parehong mga sanggunian ng cell at pinangalanang mga saklaw ay maaaring at dapat gamitin sa mga formula upang gawin itong mas mabilis at mas madali upang panatilihin ang mga formula at sa pamamagitan ng extension, ang buong worksheet, walang mga error at napapanahon.

• Ang mga reference sa cell ay isang kumbinasyon ng titik ng hanay at numero ng hanay ng isang cell - tulad ng A1, B23, at W987 - at ginagamit upang matukoy ang lokasyon ng data sa isang worksheet.
• Ang pinangalanang hanay o tinukoy na pangalan ay katulad ng isang sanggunian sa cell na ginagamit ito upang makilala ang isang cell o hanay ng mga cell sa isang worksheet.

Tinutukoy ang Data sa Mga Formula

Ang mga formula ay ginagamit sa Excel upang magsagawa ng mga kalkulasyon - tulad ng karagdagan o pagbabawas.

Kung ang aktwal na mga numero ay kasama sa mga formula - tulad ng:

= 5 + 3

Sa bawat oras na ang mga pagbabago sa data - sabihin sa 7 at 6, ang formula ay kailangang ma-edit at ang mga numero ay nagbago upang ang formula ay nagiging:

= 7 + 6

Kung, sa halip, ang data ay inilagay sa mga cell sa worksheet, ang mga reference sa cell - o mga pangalan ng saklaw - ay maaaring magamit sa formula kaysa sa mga numero.

Kung ang numero 5 ay ipinasok sa cell A 1 at 3 sa cell A2, ang formula ay nagiging:

= A1 + A2

Upang ma-update ang data, baguhin ang mga nilalaman ng mga cell A1 at A2, ngunit ang formula ay mananatiling pareho - Awtomatikong ina-update ng Excel ang mga resulta ng formula.

Ang pagtitipid sa oras at pagsisikap ay nadagdagan kung ang worksheet ay naglalaman ng mga mas komplikadong mga formula at kung maraming mga formula ang tumutukoy sa parehong data dahil ang data ay kailangan lamang mabago sa isang lokasyon at lahat ng mga formula na sanggunian ay ma-update ito.

Ang paggamit ng mga sanggunian ng cell o pinangalanang mga hanay ay ginagawang mas ligtas ang iyong worksheet, dahil pinapayagan nitong protektahan ang mga formula mula sa mga hindi aksidenteng pagbabago habang nag-iiwan ng mga cell ng data na nagbabago ang naa-access.

Pagtuturo sa Data

Ang isa pang tampok ng Excel at Google Spreadsheets ay pinapayagan ka nitong magpasok ng mga reference sa cell o mga pangalan ng hanay sa mga formula gamit ang pagturo - na kinabibilangan ng pag-click sa isang cell upang ipasok ang reference sa formula.

Ang pagturo ay binabawasan ang posibilidad ng mga error na dulot ng pag-type sa maling reference ng cell o maling pagbaybay ng pangalan ng range.

Gamitin ang Mga Pinangalang Rango upang Piliin ang Data

Ang pagbibigay ng isang lugar ng mga kaugnay na data ng isang pangalan ay maaaring gawing mas madali upang piliin ang data kapag nagdadala ng masama o pag-filter ng mga pagpapatakbo.

Kung ang laki ng isang lugar ng data ay nagbabago, ang hanay ng isang pangalan ay madaling ma-edit gamit ang Name Manager .

06 ng 08

Huwag Mag-iwan ng Mga Cell na naglalaman ng Mga Formula na Walang Protektadong

Pagkatapos ng paggastos ng napakaraming oras sa pagkuha ng tama sa kanilang mga formula at gamit ang tamang mga reference sa cell, maraming tao ang nagkakamali sa pag-alis sa mga pormula na mahina laban sa di-sinasadya o intensibong mga pagbabago.

Sa pamamagitan ng paglalagay ng data sa mga cell sa worksheet at pagkatapos ay tumutukoy sa data na iyon sa mga formula, pinapayagan ang mga cell na naglalaman ng mga formula na mai-lock at, kung kinakailangan, protektado ng password upang mapanatiling ligtas ang mga ito.

Kasabay nito, ang mga cell na naglalaman ng data ay maaaring iwanang naka-unlock upang ang mga pagbabago ay madaling maipasok upang mapanatili ang spreadsheet nang napapanahon.

Ang pagprotekta sa isang worksheet o workbook ay isang dalawang hakbang na proseso:

1. Tiyakin na ang mga tamang cell ay naka-lock
2. Ilapat ang opsyon na protektahan ang sheet - at kung ninanais, magdagdag ng isang password

07 ng 08

Ayusin ang Iyong Data

Gawin ang pag-uri-uriin ang iyong data pagkatapos mong natapos na ipasok ito.

Ang paggawa ng mga maliit na halaga ng mga unsorted data sa Excel o Google Spreadsheets ay hindi karaniwang isang problema, ngunit bilang isang bilang ng mga pagtaas ng data kaya ang kahirapan sa nagtatrabaho sa mahusay na ito.

Ang mga data na inayos ay mas madaling maunawaan at mag-aaral at ang ilang mga function at mga tool, tulad ng VLOOKUP at SUBTOTAL ay nangangailangan ng pinagsunod na data upang maibalik ang tamang mga resulta.

Gayundin, ang pag- uuri ng iyong data sa iba't ibang paraan ay maaaring gawing mas madali na makita ang mga uso na hindi halata sa simula.

Pagpili ng Data upang Maisama

Bago maisama ang data, kailangan ng Excel na malaman ang eksaktong saklaw na pinagsunod-sunod, at kadalasan, ang Excel ay medyo maganda sa pagpili ng mga lugar ng mga kaugnay na data - hangga't kapag ito ay ipinasok,

1. walang mga blangko na hanay o haligi ay naiwan sa loob ng isang lugar ng mga kaugnay na data;
2. at ang mga blangko na hilera at haligi ay naiwan sa pagitan ng mga lugar ng mga kaugnay na data.

Ang Excel ay matutukoy, medyo tumpak, kung ang lugar ng datos ay may mga pangalan ng patlang at ibukod ang hanay na ito mula sa mga rekord upang maayos.

Gayunpaman, na pinapayagan ang Excel na piliin ang hanay upang maayos ay maaaring maging peligroso - lalo na sa malalaking halaga ng data na mahirap suriin.

Paggamit ng Mga Pangalan sa Pumili ng Data

Upang matiyak na ang tamang data ay pinili, i-highlight ang hanay bago simulan ang uri.

Kung ang parehong hanay ay paulit-ulit na pinagsunod-sunod, ang pinakamahusay na diskarte ay upang bigyan ito ng isang Ngalan.

Kung ang isang pangalan ay tinukoy para sa hanay na ayusin, i-type ang pangalan sa Pangalan Box , o piliin ito mula sa nauugnay na drop down na listahan at Excel ay awtomatikong i-highlight ang tamang saklaw ng data sa worksheet.

Nakatagong Mga Hilera at Mga Haligi at Pag-uuri

Ang mga nakatagong hanay at mga haligi ng data ay hindi inililipat sa panahon ng pag-uuri, kaya kailangan nilang maging unhidden bago maganap ang pag-uuri.

Halimbawa, kung nakatago ang hanay 7, at ito ay bahagi ng isang hanay ng data na pinagsunod-sunod, ito ay mananatiling bilang hilera 7 sa halip na ilipat sa tamang lokasyon nito bilang isang resulta ng uri.

Ang parehong napupunta para sa mga haligi ng data. Ang pag-uuri ng mga hanay ay nagsasangkot ng muling pagsasaayos ng mga haligi ng data, ngunit kung nakatago ang Haligi B bago ang pag-uuri, mananatili itong Haligi B at hindi muling ayusin sa iba pang mga haligi sa pinagsunod-sunod na hanay.

08 ng 08

Lahat ng Mga Numero Dapat Maging Tindahan bilang Mga Numero

Isyu: Suriin na ang lahat ng mga numero ay naka-imbak bilang mga numero. Kung ang mga resulta ay hindi kung ano ang iyong inaasahan, ang haligi ay maaaring maglaman ng mga numero na nakaimbak bilang teksto at hindi bilang mga numero. Halimbawa, ang mga negatibong bilang na na-import mula sa ilang mga sistema ng accounting o isang numerong ipinasok sa isang nangungunang '(apostrophe) ay nakaimbak bilang teksto.

Kapag mabilis mong pinag-uri-uriin ang data sa AZ o ZA button, ang mga bagay ay maaaring maging malupit na mali. Kung may blangkong hilera o blangko ang mga haligi sa loob ng data, ang bahagi ng data ay maaaring pinagsunod-sunod, habang ang ibang data ay hindi pinansin. Isipin ang gulo na mayroon ka, kung hindi na tumutugma ang mga pangalan at numero ng telepono, o kung ang mga order ay pupunta sa mga maling customer!

Ang pinakamadaling paraan upang matiyak na ang tamang hanay ng data ay pinili bago ang pag-uuri ay upang bigyan ito ng isang Pangalan.

Ang pangalawang palagay ay nakakaapekto kung ano talaga ang uri ng Excel. Kung pinili mo ang isang solong cell, ang Excel ay nagpapalawak ng seleksyon upang pumili ng isang saklaw (tulad ng pagpindot sa Ctrl + Shift + 8) na may hangganan ng isa o higit pang mga blankong haligi at mga hanay. Sinusuri nito ang unang hilera sa napiling hanay upang matukoy kung naglalaman ito ng impormasyon ng header o hindi.

Ito ay kung saan ang pag-uuri sa mga kasangkapan sa toolbar ay maaaring maging mapanlinlang-ang iyong header (ipagpapalagay na mayroon kang isa) ay dapat na matugunan ang ilang mga halip mahigpit na alituntunin upang ang Excel ay makilala ito bilang isang header. Halimbawa, kung may mga blangkong selula sa hanay ng header, maaaring isipin ng Excel na hindi ito isang header. Gayundin, kung ang header ng header ay nai-format na katulad ng iba pang mga hanay sa hanay ng data, maaaring hindi ito makilala. Gayundin, kung ang buod ng iyong data ay naglalaman ng teksto at ang iyong hanay ng header ay naglalaman ng walang anuman kundi teksto, ang Excel ay-halos lahat ng oras-ay hindi makilala ang hilera ng header. (Ang hilera ay mukhang tulad ng isa pang hilera ng data sa Excel.)

Pagkatapos lamang piliin ang saklaw at pagtukoy kung mayroong isang hilera ng header ay Excel gawin ang aktwal na pag-uuri. Natutuwa ka sa mga resulta ay nakasalalay sa kung nakuha ng Excel ang parehong seleksyon ng hanay at ang pagpapasiya ng hanay ng header ng tama. Halimbawa, kung hindi sa tingin ng Excel na mayroon kang hilera ng header, at ginagawa mo, ang iyong header ay pinagsunod-sunod sa katawan ng data; ito ay karaniwang isang masamang bagay.

Upang matiyak na tama ang pagkilala ng iyong hanay ng data, gamitin ang shortcut ng Ctrl + Shift + 8 upang makita kung ano ang pinipili ng Excel; ito ay kung ano ang ay pinagsunod-sunod. Kung hindi ito tumutugma sa iyong mga inaasahan, kailangan mong alinman sa baguhin ang karakter ng data sa iyong talahanayan, o kailangan mong piliin ang hanay ng data bago gamitin ang kahon ng Pag-uuri ng dialog.

Upang matiyak na tama ang pagkilala sa iyong heading, gamitin ang shortcut ng Ctrl + Shift + 8 upang piliin ang hanay ng data, pagkatapos ay tingnan ang unang hilera. Kung ang iyong header ay may mga blangko na selula sa mga napili sa unang hilera o ang unang hilera ay naka-format tulad ng pangalawang hilera, o mayroon kang higit sa isang piniling hanay ng header, pagkatapos ay ipinapalagay ng Excel na wala kang hilera ng header sa lahat. Upang itama ito, gumawa ng mga pagbabago sa iyong hanay ng header upang matiyak na ito ay maayos na kinikilala ng Excel.

Sa wakas, ang lahat ng mga taya ay maaaring maging off kung ang iyong data table ay gumagamit ng mga multi-row header. Mahirap na makilala ng Excel ang mga ito. Pinagsasama mo ang problema kapag inaasahan mong isama ang mga blangkong blangko sa header na iyon; hindi ito awtomatikong magagawa ito. Maaari mong, gayunpaman, piliin lamang ang lahat ng mga hilera na nais mong i-sort bago gawin ang uri. Sa ibang salita, maging tiyak sa kung ano ang gusto mong i-uri-uriin ang Excel; huwag ipaalam sa Excel ang mga pagpapalagay para sa iyo.
Mga Petsa at Times Naitala bilang Teksto

Kung ang mga resulta ng pag-uuri sa pamamagitan ng petsa ay hindi naka-out tulad ng inaasahan, ang data sa hanay na naglalaman ng uri ng susi ay maaaring maglaman ng mga petsa o mga oras na naka-imbak bilang data ng teksto sa halip na bilang mga numero (mga petsa at beses lamang ang na-format na data ng numero).

Sa larawan sa itaas, ang tala para sa A. Peterson ay natapos sa ilalim ng listahan, kung kailan, batay sa petsa ng paghiram - Nobyembre 5, 2014 - ang rekord ay dapat ilagay sa itaas ng rekord para sa A. Wilson, na May petsa ng paghiram ng Nobyembre 5.

Ang dahilan para sa hindi inaasahang mga resulta ay ang petsa ng paghiram para kay A. Peterson ay naimbak na teksto, sa halip na bilang isang numero
Mixed Data at Quick Sorts.

Kapag ginagamit ang mabilis na pamamaraan ng pag-uuri ng mga talaan na naglalaman ng data ng teksto at numero ay magkakasama, ang Excel ay binubuo ng hiwalay na numero at data ng teksto nang hiwalay - ang paglalagay ng mga talaan sa data ng teksto sa ibaba ng pinagsunod-sunod na listahan.

Maaari ring isama ng Excel ang mga heading ng hanay sa mga resulta ng pag-uuri - na binibigyang kahulugan ang mga ito bilang isa pang hilera ng data ng teksto sa halip na bilang mga pangalan ng patlang para sa talahanayan ng data.
Pagsunud-sunurin ang Mga Babala - Pagsunud-sunurin sa I-dialog Box

Tulad ng ipinakita sa larawan sa itaas, kung ginamit ang uri ng kahon ng dialogo, kahit na para sa mga uri sa isang hanay, nagpapakita ang Excel ng mensahe na babala sa iyo na nakatagpo ito ng data na naka-imbak bilang teksto at nagbibigay sa iyo ng pagpipilian upang:

Pagsunud-sunurin ang anumang bagay na mukhang bilang isang numero bilang isang numero
Pagsunud-sunurin ang mga numero at numero na naka-imbak ng teksto nang hiwalay

Kung pipiliin mo ang unang pagpipilian, sisubukan ng Excel na ilagay ang data ng teksto sa tamang lokasyon ng mga resulta ng pag-uuri.

Piliin ang ikalawang opsyon at ilalagay ng Excel ang mga talaan na naglalaman ng data ng teksto sa ilalim ng mga resulta ng pag-uuri - tulad ng ginagawa nito sa mabilis na mga uri.