Mag-save ng maaga, i-save ang madalas!
Naglagay ka ng maraming trabaho sa iyong spreadsheet ng Excel; huwag hayaan itong mapawi dahil nakalimutan mong i-save ito! Gamitin ang mga tip na ito upang panatilihing ligtas at na-save ang iyong trabaho para sa susunod na oras na kailangan mo ang file na iyon.
Excel I-save ang mga Shortcut Key
Bukod sa pag-save ng mga file ng workbook gamit ang pagpipiliang I-save na matatagpuan sa ilalim ng menu ng File o icon ng I-save sa toolbar ng Quick Access, ang Excel ay may pagpipilian upang i-save gamit ang mga shortcut key sa keyboard.
Ang pangunahing kumbinasyon para sa shortcut na ito ay:
Ctrl + S
- Kung ang file ay nai-save na bago, ang pointer ng mouse ay magbabago sa isang oras na icon ng glass habang ang save ay tumatagal ng lugar.
- Kung ang workbook ay na-save na sa unang pagkakataon, bubuksan ang dialog box ng Save As.
I-save ang Unang Oras
Kapag ang isang file ay nai-save sa unang pagkakataon, dalawang piraso ng impormasyon ay dapat na tinukoy sa dialog box ng I-save Bilang:
- Ang pangalan ng file (hanggang sa 255 na karakter kabilang ang mga puwang).
- Ang lokasyon (folder) kung saan ang file ay maiimbak.
I-save ang Madalas
Dahil ang paggamit ng mga shortcut key ng Ctrl + S ay isang madaling paraan upang i-save ang data, magandang ideya na i-save ang madalas - hindi bababa sa bawat limang minuto - upang maiwasan ang pagkawala ng data sa kaganapan ng pag-crash ng computer.
Pag-save ng Mga Lokasyon ng Pag-save
Mula sa Excel 2013, posible na i-pin ang madalas na ginagamit na mga naka-save na lokasyon sa ilalim ng I-save Bilang .
Ang paggawa nito ay laging naa-access ang lokasyon sa tuktok ng listahan ng Mga Kamakailang Folder. Walang limitasyon sa bilang ng mga lokasyon na maaaring naka-pin.
Upang mag-pin isang i-save ang lokasyon:
- Mag-click sa File> Save As.
- Sa window ng I-save Bilang, ilagay ang mouse pointer sa ninanais na lokasyon sa ilalim ng Mga kamakailang folder.
- Sa dulong kanan ng screen, lumilitaw ang isang maliit na pahalang na imahe ng push pin para sa lokasyon na iyon.
- Mag-click sa pin para sa lokasyong iyon. Binabago ang imahe sa isang vertical na imahe ng isang push pin na nagpapahiwatig na ang lokasyon ay naka-pin na ngayon sa tuktok ng listahan ng Mga Kamakailang Folder.
- Upang i-unpin ang isang lokasyon, i-click muli ang vertical push pin image upang baguhin ito pabalik sa isang pahalang na pin.
Pag-save ng mga Excel na File sa Format ng PDF
Ang isa sa mga tampok na unang ipinakilala sa Excel 2010 ay ang kakayahang i-convert o i-save ang mga spreadsheet ng Excel file sa format na PDF.
Ang isang PDF file (Portable Document Format) ay nagpapahintulot sa iba na tingnan ang mga dokumento nang hindi nangangailangan ng orihinal na programa - tulad ng Excel - na naka-install sa kanilang computer.
Sa halip, maaaring buksan ng mga user ang file na may libreng programang PDF reader tulad ng Adobe Acrobat Reader.
Pinapayagan ka rin ng isang PDF file na pahintulutan ang iba na tingnan ang data ng spreadsheet nang hindi binibigyan sila ng pagkakataon na baguhin ito.
Pag-save ng Aktibong Worksheet sa PDF Format
Kapag nagse-save ng isang file sa format na PDF, sa pamamagitan ng default lamang ang kasalukuyang, o aktibong worksheet - na ang worksheet sa screen - ay na-save.
Ang mga hakbang sa pagse-save ng isang worksheet ng Excel sa format na PDF gamit ang Excel na I-save bilang pagpipilian sa uri ng file ay:
- Mag-click sa tab na File ng laso upang tingnan ang mga magagamit na opsyon sa menu.
- Mag-click sa pagpipilian na Save As upang mabuksan ang dialog box ng I-save Bilang.
- Pumili ng isang lokasyon para sa pag-save ng file sa ilalim ng linya ng I-save Sa tuktok ng dialog box.
- Mag-type ng pangalan para sa file sa ilalim ng linya ng pangalan ng File sa ilalim ng dialog box.
- Mag-click sa down arrow sa dulo ng Save as type line sa ibaba ng dialog box upang buksan ang drop down na menu.
- Mag-scroll sa listahan upang mahanap at mag-click sa opsyon na PDF (* .pdf) upang lumitaw ito sa I- save bilang uri ng linya ng dialog box.
- I-click ang I- save upang i-save ang file sa format na PDF at isara ang dialog box.
I-save ang Maramihang Mga Pahina o isang Buong Workbook sa PDF Format
Tulad ng nabanggit, ang default na pagpipilian sa Save As ay sine-save lamang ang kasalukuyang worksheet sa format na PDF.
Mayroong dalawang mga paraan upang baguhin ang i-save ang maraming mga workheet o isang buong workbook sa format na PDF:
- Upang i-save ang maramihang mga pahina sa isang workbook, i-highlight ang mga tab na worksheet bago i-save ang file. Tanging ang mga sheet na ito ay isi-save sa PDF file.
- Upang i-save ang isang buong workbook:
- I-highlight ang lahat ng mga tab ng sheet;
- Buksan ang Opsyon sa dialog box na I-save Bilang.
Tandaan : Ang pindutan ng Mga Pagpipilian ay makikita lamang pagkatapos na mabago ang uri ng file sa PDF (* .pdf) sa dialog box ng I-save Bilang. Nagbibigay ito sa iyo ng maraming mga pagpipilian tungkol sa kung anong impormasyon at data ay naka-save sa format na PDF.
- Mag-click sa opsyon na PDF (* .pdf) upang gawing pindutan ng Mga Pagpipilian sa I-save bilang uri ng linya ng dialog box;
- Mag-click sa pindutan upang buksan ang dialog box na Mga Pagpipilian ;
- Piliin ang Buong Workbook sa I-publish kung anong seksyon;
- I - click ang OK upang bumalik sa dialog box ng I-save Bilang.