Ang Excel ay walang kakayahan sa pamamahala ng data ng pamanggit na mga programang database tulad ng SQL Server at Microsoft Access. Kung ano ang magagawa nito, gayunman, ay nagsisilbi bilang isang simple o flat-file na database na pumupuno sa mga kinakailangan sa pamamahala ng data sa maraming sitwasyon.
Sa Excel, ang data ay nakaayos sa mga talahanayan gamit ang mga hanay at hanay ng isang worksheet. Ang mas bagong mga bersyon ng programa ay may isang talahanayan na tampok , na ginagawang madali upang ipasok, i-edit, at manipulahin ang data .
Ang bawat indibidwal na piraso ng data o impormasyon tungkol sa isang paksa - tulad ng isang bahagi o address ng isang tao - ay naka-imbak sa isang hiwalay na worksheet cell at tinutukoy bilang isang patlang.
Mga Tuntunin sa Database: Table, Records, at Fields sa Excel
Ang isang database ay isang koleksyon ng mga kaugnay na impormasyon na nakaimbak sa isa o higit pang mga file ng computer sa isang organisadong paraan.
Karaniwan ang impormasyon o data ay nakaayos sa mga talahanayan. Ang isang simple o flat-file na database, tulad ng Excel, ay nagtataglay ng lahat ng impormasyon tungkol sa isang paksa sa isang solong mesa.
Ang mga relational database, sa kabilang banda, ay binubuo ng isang bilang ng mga talahanayan sa bawat talahanayan na naglalaman ng impormasyon tungkol sa iba't ibang, ngunit kaugnay, mga paksa.
Ang impormasyon sa isang table ay nakaayos sa isang paraan na madali itong maging:
- Na-update
- Inayos
- Nawastong
- Na-filter o naghanap para sa tiyak na impormasyon
Mga rekord
Sa database terminolohiya, ang isang talaan ay nagtataglay ng lahat ng impormasyon o data tungkol sa isang tukoy na bagay na ipinasok sa database.
Sa Excel, ang mga tala ay karaniwang nakaayos sa mga hanay ng worksheet sa bawat cell sa hanay na naglalaman ng isang item ng impormasyon o halaga.
Mga Patlang
Ang bawat indibidwal na item ng impormasyon sa isang record ng database - tulad ng isang numero ng telepono o numero ng kalye - ay tinutukoy bilang isang patlang .
Sa Excel, ang mga indibidwal na selula ng isang worksheet ay nagsisilbing mga patlang, dahil ang bawat cell ay maaaring maglaman ng isang piraso ng impormasyon tungkol sa isang bagay.
Mga Pangalan ng Field
Mahalaga na maipasok ang data sa isang organisadong paraan sa isang database upang maisama o ma-filter upang makahanap ng partikular na impormasyon.
Upang matiyak na ang data ay ipinasok sa parehong pagkakasunud-sunod para sa bawat rekord, ang mga heading ay idinagdag sa bawat hanay ng isang talahanayan. Ang mga pamagat ng hanay na ito ay tinutukoy bilang mga pangalan ng field.
Sa Excel, ang tuktok na hilera ng isang talahanayan ay naglalaman ng mga pangalan ng patlang para sa talahanayan. Ang hanay na ito ay karaniwang tinutukoy bilang isang hilera ng header .
Halimbawa
Sa larawan sa itaas, ang lahat ng impormasyon na natipon para sa isang estudyante ay naka-imbak sa isang indibidwal na hanay o talaan sa talahanayan. Ang bawat estudyante, gaano man o gaano ang kaunting impormasyon ang natipon ay may hiwalay na hanay sa talahanayan.
Ang bawat cell na nasa loob ng isang hilera ay isang patlang na naglalaman ng isang piraso ng impormasyong iyon. Ang mga patlang ng mga pangalan sa hanay ng header ay tumutulong na matiyak na ang data ay mananatiling nakaayos sa pamamagitan ng pagsunod sa lahat ng data sa isang partikular na paksa, tulad ng pangalan o edad, sa parehong hanay para sa lahat ng mga mag-aaral.
Mga Tool ng Data ng Excel
Kasama ng Microsoft ang isang bilang ng mga tool ng data upang gawing mas madali ang pagtrabaho sa maraming data na nakaimbak sa mga talahanayan ng Excel at upang matulungan itong mapanatili sa mabuting kalagayan.
Paggamit ng isang Form para sa Mga Talaan
Isa sa mga tool na ginagawang madali upang gumana sa mga indibidwal na talaan ay ang data form. Ang isang form ay maaaring magamit upang mahanap, i-edit, ipasok, o tanggalin ang mga talaan sa mga talahanayan na naglalaman ng hanggang sa 32 mga patlang o mga haligi.
Kasama sa default na form ang isang listahan ng mga pangalan ng patlang sa pagkakasunud-sunod ng mga ito ay nakaayos sa talahanayan, upang matiyak na ang mga talaan ay naipasok ng tama. Sa tabi ng bawat pangalan ng field ay isang kahon ng teksto para sa pagpasok o pag-edit ng mga indibidwal na larangan ng data.
Habang posible na lumikha ng mga pasadyang form, ang paglikha at paggamit ng default na form ay mas madali at madalas na ito ay ang lahat na kailangan.
Alisin ang Mga Duplicate Records ng Data
Ang isang karaniwang problema sa lahat ng mga database ay ang mga error ng data. Bilang karagdagan sa mga simpleng mga pagkakamali sa spelling o nawawalang mga patlang ng data, ang mga dobleng rekord ng data ay maaaring maging isang pangunahing pag-aalala habang lumalaki ang isang talahanayan ng data.
Ang isa pang mga tool ng data ng Excel ay maaaring magamit upang alisin ang mga dobleng talaan - alinman sa eksaktong o bahagyang mga duplicate.
Pag-uuri ng Data
Ang pag-uuri ay nangangahulugan ng muling pag-aayos ng data ayon sa isang partikular na ari-arian, tulad ng pag-uuri ng isang talahanayan ayon sa alpabeto sa huling pangalan o kronolohikal mula sa pinakaluma hanggang sa bunso.
Kasama sa mga opsyon sa uri ng Excel ang pag-uuri sa pamamagitan ng isa o higit pang mga patlang, custom sorting, tulad ng sa petsa o oras, at pag- uuri ayon sa mga hanay na posible upang muling ayusin ang mga patlang sa isang table.