Excel Data Entry Form

Mga sunud-sunod na tagubilin para sa pagpasok ng data

Ang paggamit ng Excel na binuo sa data entry form ay isang mabilis at madaling paraan upang ipasok ang data sa isang database ng Excel.

Ang paggamit ng form ay nagpapahintulot sa iyo na:

• magsimula ng isang bagong talahanayan ng database o upang magdagdag ng mga bagong tala sa isang umiiral na
• mag-scroll sa mga talaan ng data nang paisa-isa
• maghanap ng mga talaan na naglalaman ng tiyak na impormasyon
• edit o tanggalin ang mga indibidwal na rekord kung kinakailangan

Tungkol sa Pagdaragdag ng Icon ng Form ng Data Entry sa Quick Access Toolbar

Ang form ng data entry ay isa sa built-in na mga tool ng data ng Excel. Upang gamitin ang lahat ng kailangan mong gawin ay magbigay ng mga heading ng hanay na gagamitin sa iyong database, mag-click sa icon ng Form, at gagawin ng Excel ang iba pa.

Gayunpaman, upang gumawa ng mga bagay na mas mahirap, mula noong Excel 2007, pinili ng Microsoft na huwag isama ang Form icon sa laso.

Ang unang hakbang sa paggamit ng form sa pagpasok ng data ay upang idagdag ang icon ng Form sa Quick Access Toolbar upang magamit namin ito.

Ito ay isang isang-oras na operasyon. Sa sandaling idinagdag, ang icon ng Form ay mananatiling magagamit sa Quick Access Toolbar.

Paghahanap ng Pindutan ng Form ng Data Entry

Ang Quick Access Toolbar ay ginagamit upang mag-imbak ng mga shortcut sa mga madalas na ginagamit na tampok sa Excel. Ito ay din kung saan maaari mong idagdag ang mga shortcut sa mga tampok ng Excel na hindi magagamit sa laso.

Ang isa sa mga tampok na ito ay ang form ng data entry.

Ang form ng data ay isang mabilis at madaling paraan upang magdagdag ng data sa talahanayan ng Excel database.

Gayunman, sa ilang kadahilanan, pinili ng Microsoft na huwag idagdag ang form sa isa sa mga tab ng laso na nagsisimula sa Excel 2007.

Nasa ibaba ang mga hakbang na magpapakita sa iyo kung paano idagdag ang icon ng Form sa Quick Access Toolbar.

Idagdag ang Form ng Data sa Quick Access Toolbar

1. Mag-click sa down na arrow sa dulo ng Quick Access Toolbar upang buksan ang drop down na menu.
2. Pumili ng Higit pang Mga Command mula sa listahan upang buksan ang kahon ng I-customize ang Quick Access Toolbar box .
3. Mag-click sa down arrow sa dulo ng Pumili ng mga utos mula sa linya upang buksan ang drop down na menu.
4. Piliin ang Lahat ng Mga utos mula sa listahan upang makita ang lahat ng mga utos na magagamit sa Excel 2007 sa kaliwang pane.
5. Mag-scroll sa listahan ng alpabetikong ito upang mahanap ang Form command.
6. Mag-click sa pindutang Magdagdag sa pagitan ng mga pane ng command upang idagdag ang command na Form sa Quick Access Toolbar.
7. I - click ang OK .

Ang pindutan ng Form ay dapat na idaragdag sa Quick Access Toolbar.

Pagdaragdag ng Mga Pangalan ng Field sa Database

Tulad ng nabanggit na dati, ang kailangan nating gawin upang gamitin ang form ng pagpasok ng data sa Excel ay upang magbigay ng mga pamagat ng hanay o mga pangalan ng field na gagamitin sa aming database.

Ang pinakamadaling paraan upang idagdag ang mga pangalan ng patlang sa form ay i-type ang mga ito sa mga cell sa iyong worksheet. Maaari mong isama ang hanggang sa 32 pangalan ng patlang sa form.

Ipasok ang mga sumusunod na heading sa mga cell A1 hanggang E1:

StudentID
Huling pangalan
Paunang
Edad
Programa

Pagbubukas ng Form ng Data Entry

Pagbubukas ng Form ng Data Entry

1. Mag-click sa cell A2 upang gawin itong aktibong cell .
2. Mag-click sa icon ng form na naidagdag sa Quick Access Toolbar sa pahina 2.
3. Ang pag-click sa icon ng form ay magdadala ng isang kahon ng mensahe mula sa Excel na naglalaman ng ilang mga pagpipilian na may kaugnayan sa pagdaragdag ng mga heading sa form.
4. Dahil nag-type na kami sa mga pangalan ng field na nais naming gamitin bilang mga pamagat na kailangan lang nating gawin ay Mag-click sa OK sa kahon ng mensahe.
5. Ang form na naglalaman ng lahat ng mga pangalan ng patlang ay dapat na lumitaw sa screen.

Pagdaragdag ng Mga Talaan ng Data Gamit ang Form

Pagdaragdag ng Mga Records ng Data sa Form

Kapag ang mga heading ng data ay naidagdag sa form na pagdaragdag ng mga talaan sa database ay lamang ng isang bagay ng pag-type sa data sa tamang pagkakasunud-sunod sa mga patlang ng form.

Halimbawa ng Mga Rekord

Idagdag ang mga sumusunod na talaan sa database sa pamamagitan ng pagpasok ng data sa mga field ng form sa tabi ng tamang mga heading. Mag-click sa Bagong button pagkatapos maipasok ang unang rekord upang i-clear ang mga patlang para sa pangalawang rekord.

1. StudentID : SA267-567
   Apelyido : Jones
   Paunang : B.
   Edad : 21
   Programa : Mga Wika
   
   StudentID : SA267-211
   Apelyido : Williams
   Pauna : J.
   Edad : 19
   Programa : Agham

Tip: Kapag nagpasok ng data na halos kapareho tulad ng mga numero ng mag-aaral ID (lamang ang mga numero pagkatapos ng gitling ay magkakaiba) gumamit ng kopya at i-paste upang pabilisin at gawing simple ang data entry.

Upang idagdag ang natitirang mga tala sa database ng tutorial, gamitin ang form upang ipasok ang natitirang data na makikita sa imahe sa itaas sa mga cell A4 hanggang E11.

Pagdaragdag ng Mga Records ng Data Gamit ang Form (con't)

Upang idagdag ang natitirang mga rekord sa database ng tutorial, gamitin ang form upang ipasok ang natitirang data na matatagpuan sa larawan dito sa mga cell A4 hanggang E11.

Gamit ang Mga Tool sa Data ng Form

Ang isang pangunahing problema sa isang database ay ang pagpapanatili ng integridad ng data habang lumalaki ang laki ng file. Kinakailangan ito:

• pag-aayos ng mga error sa data o pag-update ng mga indibidwal na talaan.
• pagtanggal ng mga lipas o dobleng talaan.

Ang form ng data entry ay naglalaman ng maraming mga kasangkapan kasama ang kanang bahagi na ginagawang madali upang mahanap at itama o tanggalin ang mga tala mula sa database.

Ang mga tool na ito ay:

• Ang Hanapin Nakaraan at Hanapin Susunod na mga pindutan - ang mga ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang mag-scroll pasulong at pabalik sa pamamagitan ng database ng isang talaan sa isang pagkakataon.
• Ang Delete button - ginagamit ito upang tanggalin ang mga tala mula sa database.
• Ang Ibalik ang buton - Maaaring gamitin ang buton na ito upang i-undo ang mga pagbabago sa isang talaan na na-edit. Paminsan-minsan, ginagawa namin ang mga maling pagbabago sa isang rekord o kahit na i-edit ang maling rekord nang buo. Kung gayon, ang pindutan ng pagpapanumbalik ay maaaring gamitin upang i-undo ang mga pagbabagong iyon.
• Tandaan: Ang pindutan ng Restore ay gumagana lamang hangga't may isang talaan sa form. Sa sandaling ma-access mo ang isa pang rekord o isara ang form, ang pindutan ng pagpapanumbalik ay nagiging hindi aktibo.
• Ang pindutang Pamantayan ay nagpapahintulot sa iyo na maghanap sa database para sa mga rekord batay sa partikular na pamantayan, tulad ng pangalan, edad, o programa. Isang halimbawa ng paggamit ng pindutan ng Pamantayan ay kasama sa susunod na hakbang ng tutorial.

Paghahanap ng Mga Talaan gamit ang Isang Pangalan ng Patlang

Ang pindutan ng Pamantayan ay nagpapahintulot sa iyo na maghanap sa database para sa mga rekord gamit ang isa o higit pang mga pangalan ng field, tulad ng pangalan, edad, o programa.

Paghahanap ng Mga Talaan gamit ang Isang Pangalan ng Patlang

1. Mag-click sa pindutan ng Kriteria sa form.
2. Ang pag-click sa pindutan ng Kriteria ay nililimas ang lahat ng mga field ng form ngunit hindi inaalis ang anumang data mula sa database.
3. Mag-click sa patlang ng Programa at i-type ang Sining hangga't gusto naming hanapin ang lahat ng mag-aaral na nakatala sa programa ng Sining sa kolehiyo.
4. Mag-click sa pindutang Find Next . Ang rekord para sa H. Thompson ay dapat lumitaw sa anyo habang siya ay naka-enroll sa programa ng Sining.
5. Mag-click sa pindutan ng Hanapin sa Susunod na pangalawang at pangatlong beses at ang mga rekord para sa J. Graham at W. Henderson ay dapat lumitaw sa isa't isa habang ang mga ito ay naka-enroll din sa programa ng Sining.

Ang susunod na hakbang ng tutorial na ito ay nagsasama ng isang halimbawa ng paghahanap para sa mga talaan na tumutugma sa maraming pamantayan.

Naghahanap ng Mga Talaan Gamit ang Maramihang Mga Pangalan ng Field

Sa halimbawang ito ay hahanapin namin ang lahat ng mag-aaral na 18 taong gulang at nakatala sa programa ng Sining sa kolehiyo. Tanging ang mga rekord na tumutugma sa parehong pamantayan ay dapat ipakita sa form.

1. I-click ang pindutan ng Kriteria sa form.
2. I-click ang field ng edad at i-type ang 18.
3. Mag-click sa patlang ng Programa at i-type ang Sining.
4. I-click ang Hanapin ang Susunod na pindutan. Ang record para sa H. Thompson ay dapat lumitaw sa form dahil siya ay parehong 18 taong gulang at nakatala sa programa ng Sining.
5. I-click ang pindutan ng Hanapin Susunod sa pangalawang pagkakataon at ang rekord para sa J. Graham ay dapat lumitaw dahil siya ay parehong 18 taong gulang at nakatala sa programa ng Sining.
6. I-click ang pindutan ng Hanapin Susunod sa pangatlong beses at ang rekord para sa J. Graham ay dapat pa rin makita dahil walang iba pang mga tala na tumutugma sa parehong pamantayan.

Ang rekord para sa W. Henderson ay hindi dapat ipakita sa halimbawang ito dahil, bagama't siya ay nakatala sa programa ng Sining, hindi siya 18 taong gulang kaya hindi siya tumutugma sa parehong pamantayan sa paghahanap.