Excel Hakbang sa Hakbang Pangunahing Tutorial

Ang paggamit ng Excel ay hindi kasing mahirap

Ang Excel ay electronic spreadsheet progam (aka software ) na ginagamit para sa pagtatago, pag-organisa at pagmamanipula ng data.

Ang data ay naka-imbak sa mga indibidwal na selula na karaniwang nakaayos sa isang serye ng mga haligi at hanay sa isang worksheet. Ang koleksyon ng mga hanay at hanay ay tinutukoy bilang isang talahanayan. Ang mga table ay gumagamit ng mga pamagat sa itaas na hilera at pababa sa kaliwang bahagi ng talahanayan upang matukoy ang data na nakaimbak sa talahanayan.

Maaari ring magsagawa ng Excel ang mga kalkulasyon sa data gamit ang mga formula . At upang makatulong na gawing mas madaling mahanap at basahin ang impormasyon sa isang worksheet, ang Excel ay may ilang mga tampok sa pag-format na maaaring ilapat sa mga indibidwal na cell, sa mga hilera at mga haligi, o sa buong mga talahanayan ng data.

Dahil ang bawat worksheet sa mga nakaraang bersyon ng Excel ay naglalaman ng bilyun-bilyong mga cell sa bawat worksheet, ang bawat cell ay may isang address na kilala bilang reference ng cell upang maaari itong ma-reference sa mga formula, chart, at iba pang mga tampok ng programa.

Sinasaklaw ng tutorial na ito ang mga hakbang na kailangan upang lumikha at mag-format ng pangunahing spreadsheet na naglalaman ng talahanayan ng data, mga formula, at pag-format na nakikita sa larawan sa itaas.

Ang mga paksang kasama sa tutorial na ito ay:

• Pagpasok ng data sa talahanayan
• Pagpapalawak ng mga hanay ng indibidwal na worksheet
• Pagdaragdag ng kasalukuyang petsa at isang pinangalanang hanay sa worksheet
• Ang pagdaragdag ng formula ng pagbawas
• Pagdagdag ng netong formula ng suweldo
• Pagkopya ng mga pormula sa Punan ang Punan
• Pagdagdag ng pag-format ng numero sa data
• Pagdaragdag ng cell formatting

01 ng 08

Simula sa Data Table

Ang pagpasok ng data sa mga cell ng worksheet ay palaging isang tatlong hakbang na proseso.

Ang mga hakbang na ito ay:

1. Mag-click sa cell kung saan mo gustong pumunta ang data.
2. I-type ang data sa cell.
3. Pindutin ang Enter key sa keyboard o mag-click sa isa pang cell gamit ang mouse.

Tulad ng nabanggit, ang bawat cell sa isang worksheet ay makikilala sa pamamagitan ng sanggunian ng address o cell , na binubuo ng titik ng hanay at numero ng hilera na bumalandra sa lokasyon ng isang cell.

Kapag nagsusulat ng isang cell reference, ang hanay ng sulat ay laging nakasulat na sinundan ng numero ng hilera - tulad ng A5, C3, o D9.

Kapag nagpapasok ng data para sa tutorial na ito, mahalagang ipasok ang data sa tamang mga worksheet cell. Ang mga formula na ipinasok sa kasunod na mga hakbang ay gumagamit ng mga reference sa cell ng data na ipinasok ngayon.

Pagpasok sa Data ng Tutorial

1. Upang sundin ang tutorial na ito, gamitin ang mga reference sa cell ng data na nakikita sa imahe sa itaas upang ipasok ang lahat ng data sa isang blangko ng worksheet ng Excel.

02 ng 08

Pagpapalawak ng mga Haligi sa Excel

Bilang default, ang lapad ng isang cell ay pinapahintulutan lamang ang walong mga character ng anumang entry ng data upang maipakita bago ang data na iyon ay bumababa sa susunod na cell sa kanan.

Kung ang cell o cell sa kanan ay blangko, ang ipinasok na data ay ipinapakita sa worksheet, gaya ng nakikita sa pamagat ng Pagkuha ng Pagkalkula ng worksheet para sa Mga Empleyado na pumasok sa cell A1.

Kung ang cell sa kanan ay naglalaman ng data gayunpaman, ang mga nilalaman ng unang cell ay pinutol sa unang walong mga character.

Maraming mga selula ng data na ipinasok sa nakaraang hakbang, tulad ng label na Deduction Rate: pumasok sa cell B3 at Thompson A. na pumasok sa cell A8 ay pinutol dahil ang mga cell sa kanan ay naglalaman ng data.

Upang itama ang problemang ito upang ang data ay ganap na nakikita, ang mga haligi na naglalaman ng data na iyon ay kailangang palawakin.

Tulad ng lahat ng mga programa sa Microsoft, mayroong maraming paraan ng pagpapalawak ng mga haligi . Sinasakop ng mga hakbang sa ibaba kung paano palawakin ang mga haligi gamit ang mouse.

Pagpapalawak ng Indibidwal na Worksheet Mga Haligi

1. Ilagay ang mouse pointer sa linya sa pagitan ng mga haligi A at B sa header ng hanay .
2. Ang pointer ay magbabago sa isang double-buhok na arrow.
3. I-click at pindutin nang matagal ang kaliwang pindutan ng mouse at i-drag ang double-headed arrow sa kanan upang mapalawak ang hanay A hanggang ang buong entry na Thompson A. ay makikita.
4. Palitan ang iba pang mga haligi upang ipakita ang data kung kinakailangan.

Mga Widget ng Widget at Worksheet

Dahil ang pamagat ng worksheet ay napakahaba kung ikukumpara sa iba pang mga label sa haligi A, kung ang hanay na iyon ay pinalawak upang ipakita ang buong pamagat sa cell A1, ang worksheet ay hindi lamang tumingin kakaiba, ngunit ito ay magiging mahirap na gamitin ang worksheet dahil sa ang mga puwang sa pagitan ng mga label sa kaliwa at ang iba pang mga haligi ng data.

Tulad ng walang iba pang mga entry sa row 1, hindi tama na iwanan lamang ang pamagat na ito - na umagos sa mga cell sa kanan. Bilang kahalili, ang Excel ay may isang tampok na tinatawag na pagsasama at sentro na gagamitin sa isang mas huling hakbang upang mabilis na maituturing ang pamagat sa talahanayan ng data.

03 ng 08

Pagdaragdag ng Petsa at isang Pinangalang Saklaw

Pangkalahatang-ideya ng Function ng Petsa

Normal na idagdag ang petsa sa isang spreadsheet - medyo madalas upang ipahiwatig kung kailan huling na-update ang sheet.

Mayroong maraming mga function ng petsa ang Excel na nagpapadali upang ipasok ang petsa sa isang worksheet.

Ang mga pag-andar ay mga built-in na formula lamang sa Excel upang gawing madali upang makumpleto ang karaniwang mga ginawang gawain - tulad ng pagdaragdag ng petsa sa isang worksheet.

Ang function na NGAYONG ARAW ay madaling gamitin dahil wala itong mga argumento - na kung saan ay ang data na kailangang maibigay sa pag-andar upang ito ay gumana.

Ang function NGAYONG ARAW ay isa rin sa mga function ng pabagu-bago ng Excel, na nangangahulugang ina-update nito mismo sa bawat oras na muling pagkalkula - na karaniwan ay kailanman oras na gumagana ang worksheet.

Pagdaragdag ng Petsa sa pag-andar ng TODAY

Ang mga hakbang sa ibaba ay idagdag ang pag-andar ng TODAY sa cell C2 ng worksheet.

1. Mag-click sa cell C2 upang gawin itong aktibong cell
2. Mag-click sa tab na Formula ng laso
3. Mag-click sa opsyon ng Petsa at Oras sa laso upang buksan ang listahan ng mga function ng petsa
4. Mag-click sa function na Ngayon upang ilabas ang dialog box ng function
5. I-click ang OK sa dialog box upang ipasok ang function at bumalik sa worksheet
6. Ang kasalukuyang petsa ay dapat idagdag sa cell C2

Nakakakita ng ###### Simbolo sa halip ng Petsa

Kung ang isang hilera ng mga simbolo ng hash tag ay lilitaw sa cell C2 sa halip na ang petsa pagkatapos idagdag ang function na TODAY sa cell na iyon, ito ay dahil ang cell ay hindi sapat na malawak upang maipakita ang na-format na data.

Tulad ng nabanggit na dati, ang mga di-na-format na numero o data ng teksto ay lumalabas sa mga walang laman na mga cell sa kanan kung masyadong malawak ito para sa cell. Ang data na na-format bilang isang tiyak na uri ng numero - tulad ng pera, mga petsa, o isang oras, gayunpaman, hindi paagos sa susunod na cell kung mas malawak ito kaysa sa cell kung saan sila matatagpuan. Sa halip, ipinapakita nila ang error na ######.

Upang itama ang problema, palawakin ang haligi C gamit ang paraan na inilarawan sa naunang hakbang ng tutorial.

Pagdagdag ng Named Range

Ang isang pinangalanang hanay ay nilikha kapag ang isa o higit pang mga cell ay binibigyan ng isang pangalan upang gawing mas madaling makilala ang hanay. Ang mga pinangalanang mga hanay ay maaaring gamitin bilang isang kapalit para sa reference ng cell kapag ginamit sa mga function, formula, at mga tsart.

Ang pinakamadaling paraan upang lumikha ng mga pinangalanang hanay ay ang paggamit ng kahon ng pangalan na matatagpuan sa itaas na kaliwang sulok ng worksheet sa itaas ng mga row row.

Sa tutorial na ito, ang rate ng pangalan ay ibibigay sa cell C6 upang makilala ang rate ng pagbabawas na inilapat sa suweldo ng empleyado. Ang pinangalanang hanay ay gagamitin sa formula ng pagbabawas na idaragdag sa mga cell C6 hanggang C9 ng worksheet.

1. Piliin ang cell C6 sa worksheet
2. I-type ang "rate" (walang mga quote) sa Name Box at pindutin ang Enter key sa keyboard
3. Ang Cell C6 ay may pangalan na "rate"

Gagamitin ang pangalang ito upang pasimplehin ang paglikha ng mga formula ng Deductions sa susunod na hakbang ng tutorial.

04 ng 08

Pagpasok sa Formula ng Pagkuha ng Empleyado

Excel Pangkalahatang-ideya ng Formula

Hinahayaan ka ng mga formula ng Excel na magsagawa ng mga kalkulasyon sa numerong data na ipinasok sa isang worksheet .

Maaaring gamitin ang mga formula sa Excel para sa basic crunching number, tulad ng karagdagan o pagbabawas, pati na rin ang mas kumplikadong mga kalkulasyon, tulad ng paghahanap ng average ng mag-aaral sa mga resulta ng pagsubok, at pagkalkula ng mga pagbabayad sa mortgage.

• Ang mga formula sa Excel ay laging nagsisimula sa pantay na pag-sign ( = )
• Ang pantay na palatandaan ay laging nai-type sa cell kung saan nais mong lumitaw ang sagot
• Ang formula ay nakumpleto sa pamamagitan ng pagpindot sa Enter key sa keyboard

Paggamit ng Mga Sanggunian sa Cell sa Mga Formula

Ang karaniwang paraan ng paglikha ng mga formula sa Excel ay nagsasangkot ng pagpasok ng data ng formula sa mga worksheet cell at pagkatapos ay gamit ang mga reference sa cell para sa data sa formula, sa halip ng data mismo.

Ang pangunahing bentahe ng diskarteng ito ay kung sa kalaunan ay kinakailangan na baguhin ang data , ito ay isang simpleng bagay na pinapalitan ang data sa mga cell sa halip na muling isulat ang formula.

Ang mga resulta ng formula ay awtomatikong i-update sa sandaling nagbago ang data.

Paggamit ng Mga Pinangalang Ranges sa Mga Formula

Ang isang alternatibo sa mga reference sa cell ay ang paggamit ng mga pinangalanang mga hanay - tulad ng pinangalanang rate ng hanay na nilikha sa nakaraang hakbang.

Sa isang pormula, ang isang pinangalanang hanay ay gumana katulad ng cell reference ngunit karaniwan itong ginagamit para sa mga halaga na ginagamit ng maraming beses sa iba't ibang mga formula - tulad ng isang pagbawas ng rate para sa mga pensiyon o mga benepisyo sa kalusugan, isang rate ng buwis, o isang pang-agham pare - habang ang mga reference sa cell ay mas praktikal sa mga formula na sumangguni sa tiyak na data nang isang beses lamang.

Sa mga hakbang sa ibaba, ang parehong mga reference sa cell at isang pinangalanang hanay ay ginagamit sa paglikha ng mga formula.

Pagpasok sa Formula ng Pagkuha ng Empleyado

Ang unang formula na nilikha sa cell C6 ay paramihin ang Gross Salary ng empleyado B. Smith sa pamamagitan ng rate ng pagbawas sa cell C3.

Ang tapos na formula sa cell C6 ay:

= B6 * rate

Paggamit ng Pagturo sa Ipasok ang Formula

Kahit na posible na i-type lamang ang formula sa itaas sa cell C6 at ang tamang sagot ay lilitaw, mas mahusay na gamitin ang pagturo upang idagdag ang mga reference sa cell sa mga formula upang mabawasan ang posibilidad ng mga error na nilikha sa pamamagitan ng pag-type sa maling reference ng cell.

Ang pagturo ay nagsasangkot ng pag-click sa cell na naglalaman ng data gamit ang mouse pointer upang idagdag ang cell reference o pinangalanang range sa formula.

1. Mag-click sa cell C6 upang gawin itong aktibong cell
2. I-type ang pantay na sign ( = ) sa cell C6 upang simulan ang formula
3. Mag-click sa cell B6 gamit ang mouse pointer upang idagdag ang cell na sanggunian sa formula pagkatapos ng pantay na pag-sign
4. I-type ang simbolong pagpaparami ( * ) sa cell C6 pagkatapos ng reference ng cell
5. Mag-click sa cell C3 gamit ang mouse pointer upang idagdag ang pinangalanang rate ng hanay sa formula
6. Pindutin ang Enter key sa keyboard upang makumpleto ang formula
7. Ang sagot 2747.34 ay dapat na naroroon sa cell C6
8. Kahit na ang sagot sa formula ay ipinapakita sa cell C6, ang pag-click sa cell na iyon ay ipapakita ang formula = B6 * rate sa formula bar sa itaas ng worksheet

05 ng 08

Pagpasok sa Net Salary Formula

Pagpasok sa Net Salary Formula

Ang formula na ito ay nilikha sa cell D6 at kinakalkula ang netong suweldo ng empleyado sa pamamagitan ng pagbabawas ng halaga ng pagbawas na kinakalkula sa unang formula mula sa Gross Salary .

Ang tapos na formula sa cell D6 ay:

= B6 - C6

1. Mag-click sa cell D6 upang gawin itong aktibong cell
2. I-type ang pantay na sign ( = ) sa cell D6
3. Mag-click sa cell B6 gamit ang mouse pointer upang idagdag ang cell na sanggunian sa formula pagkatapos ng pantay na pag-sign
4. Mag-type ng minus sign ( - ) sa cell D6 pagkatapos ng cell reference
5. Mag-click sa cell C6 gamit ang mouse pointer sa reference na cell na iyon sa formula
6. Pindutin ang Enter key sa keyboard upang makumpleto ang formula
7. Ang sagot na 43,041.66 ay dapat naroroon sa cell D6
8. Upang makita ang formula sa cell D6, mag-click sa cell na iyon upang ipakita ang formula = B6 - C6 sa formula bar

Kamag-anak na Mga Sanggunian ng Cell at Pagkopya ng Mga Formula

Sa ngayon, ang mga Deduction at Net Salary formula ay idinagdag sa isang cell lamang sa bawat worksheet - C6 at D6 ayon sa pagkakabanggit.

Bilang resulta, kasalukuyang gumagana ang worksheet para sa isang empleyado lamang - B. Smith.

Sa halip na dumaan sa oras na pag-uugali ng paglilikha ng bawat pormula para sa iba pang mga empleyado, ang mga pahintulot sa Excel, sa ilang mga sitwasyon, ang mga formula na dapat kopyahin sa iba pang mga cell.

Ang mga pangyayari na ito ay kadalasang nasasangkot sa paggamit ng isang partikular na uri ng sanggunian ng cell - na kilala bilang kamag - anak na sanggunian ng cell - sa mga formula.

Ang mga sanggunian ng cell na naipasok sa mga formula sa mga naunang hakbang ay naging kamag-anak na mga sanggunian ng cell, at ang mga ito ay ang default na uri ng cell reference sa Excel, upang gumawa ng mga formula sa pagkopya nang tapat hangga't maaari.

Ang susunod na hakbang sa tutorial ay gumagamit ng Punan Handle upang kopyahin ang dalawang mga formula sa mga hilera sa ibaba upang makumpleto ang talahanayan ng data para sa lahat ng mga empleyado.

06 ng 08

Pagkopya ng Mga Formula sa Punan ng Punan

Punan Pangkalahatang-ideya ng Handle

Ang piling hawakan ay isang maliit na itim na tuldok o parisukat sa kanang sulok sa ibaba ng aktibong cell .

Ang hawakan ng punan ay may ilang mga gamit na kinabibilangan ng pagkopya ng mga nilalaman ng cell sa mga katabing mga cell . pagpuno ng mga cell na may isang serye ng mga numero o mga label ng teksto, at pagkopya ng mga formula.

Sa hakbang na ito ng tutorial, ang piling hawakan ay gagamitin upang kopyahin ang parehong mga Deduction at Net Salary formula mula sa mga cell C6 at D6 hanggang sa mga cell C9 at D9.

Pagkopya ng Mga Formula sa Punan ng Punan

1. I-highlight ang mga cell B6 at C6 sa worksheet
2. Ilagay ang mouse pointer sa ibabaw ng itim na parisukat sa kanang sulok sa ibaba ng cell D6 - ang pointer ay magbabago sa plus sign "+"
3. I-click at pindutin nang matagal ang kaliwang pindutan ng mouse at i-drag ang punan hawakan pababa sa cell C9
4. Bitawan ang pindutan ng mouse - ang mga cell C7 hanggang C9 ay dapat maglaman ng mga resulta ng Paraan ng Pagkuha at mga cell D7 hanggang D9 ang formula sa Net Salary

07 ng 08

Paglalapat ng Formatting sa Excel

Pangkalahatang-ideya ng Pag-format ng Numero ng Excel

Ang pag-format ng numero ay tumutukoy sa pagdaragdag ng mga simbolo ng pera, mga marka ng decimal, porsyento ng mga palatandaan, at iba pang mga simbolo na makatutulong upang matukoy ang uri ng data na nasa isang cell at upang gawing mas madaling basahin.

Pagdaragdag ng Porsyento ng Simbolo

1. Piliin ang cell C3 upang i-highlight ito
2. Mag-click sa tab na Home ng ribbon
3. Mag-click sa Pangkalahatang opsyon upang buksan ang drop down menu ng Numero ng Format
4. Sa menu, mag-click sa pagpipiliang Porsiyento upang baguhin ang format ng halaga sa cell C3 mula 0.06 hanggang 6%

Pagdaragdag ng Simbolo ng Pera

1. Piliin ang mga cell D6 hanggang D9 upang i-highlight ang mga ito
2. Sa tab na Home ng ribbon, mag-click sa Pangkalahatang opsyon upang buksan ang drop down na Numero ng Format ng menu
3. Mag-click sa Pera sa menu upang baguhin ang pag-format ng mga halaga sa mga cell D6 hanggang D9 sa pera na may dalawang decimal na lugar

08 ng 08

Paglalapat ng Cell Formatting sa Excel

Pangkalahatang-ideya ng Pag-format ng Cell

Ang pag-format ng cell ay tumutukoy sa mga pagpipilian sa pag-format - tulad ng paglalapat ng naka-bold na pag-format sa teksto o mga numero, pagpapalit ng pagkakahanay ng data, pagdaragdag ng mga hangganan sa mga cell, o paggamit ng tampok na pagsasama at sentro upang baguhin ang paglitaw ng data sa isang cell.

Sa tutorial na ito, ang mga nabanggit na mga format ng cell ay ilalapat sa mga tukoy na cell sa worksheet upang ito ay tutugma sa natapos na worksheet na ipinapakita sa pahina 1 ng tutorial.

Pagdaragdag ng Bold Formatting

1. Piliin ang cell A1 upang i-highlight ito.
2. Mag-click sa tab na Home ng ribbon .
3. Mag-click sa opsyon na Bold na pag- format tulad ng nakilala sa larawan sa itaas upang mai-bold ang data sa cell A1.
4. Ulitin ang pagkakasunud-sunod ng mga hakbang sa itaas upang mai-bold ang data sa mga cell A5 hanggang D5.

Pagbabago ng Data Alignment

Ang hakbang na ito ay magbabago sa default na pag-align sa kaliwa ng ilang mga cell sa center alignment

1. Piliin ang cell C3 upang i-highlight ito.
2. Mag-click sa tab na Home ng ribbon.
3. Mag-click sa opsyon sa Pag-align ng Center tulad ng nakilala sa larawan sa itaas upang i-sentro ang data sa cell C3.
4. Ulitin ang pagkakasunud-sunod ng mga hakbang sa itaas sa center ihanay ang data sa mga cell A5 hanggang D5.

Pagsamahin at Sentro ng Mga Cell

Ang pagsasama ng Merge at Center ay pinagsasama ang isang bilang ng mga napili sa isang cell at sentro ng data entry sa kaliwa pinaka cell sa kabila ng bagong merged cell. Ang hakbang na ito ay pagsasama at sentro ng pamagat ng worksheet - Pagkuha ng Pagkalkula para sa Mga Empleyado ,

1. Piliin ang mga cell A1 hanggang D1 upang i-highlight ang mga ito.
2. Mag-click sa tab na Home ng ribbon.
3. Mag-click sa opsyon na Merge & Center tulad ng nakilala sa larawan sa itaas upang pagsamahin ang mga cell A1 hanggang D1 at maituturing ang pamagat sa mga cell na ito.

Pagdaragdag ng mga Border ng Bawat sa Mga Cell

Ang hakbang na ito ay magdaragdag ng mga hangganan sa ibaba sa mga cell na naglalaman ng data sa mga hanay na 1, 5, at 9

1. Piliin ang merged cell A1 hanggang D1 upang i-highlight ito.
2. Mag-click sa tab na Home ng ribbon.
3. Mag-click sa pababang arrow sa tabi ng opsyon sa Border tulad ng nakilala sa larawan sa itaas upang buksan ang mga hangganan ng drop down na menu.
4. Mag-click sa opsyon sa Ika-Border sa menu upang magdagdag ng hangganan sa ilalim ng pinagsamang cell.
5. Ulitin ang pagkakasunud-sunod ng mga hakbang sa itaas upang magdagdag ng ilalim na hangganan sa mga cell A5 hanggang D5 at sa mga cell A9 hanggang D9.