Paano Gumawa ng isang Data List sa Excel 2003

01 ng 08

Pamamahala ng Data sa Excel

Kung minsan, kailangan nating subaybayan ang impormasyon. Ito ay maaaring isang personal na listahan ng mga numero ng telepono, isang listahan ng kontak para sa mga miyembro ng isang organisasyon o koponan, o isang koleksyon ng mga barya, card, o mga aklat.

Anuman ang data na mayroon ka, isang spreadsheet , tulad ng Excel, ay isang magandang lugar upang iimbak ito. Ang Excel ay nagtayo ng mga tool upang matulungan kang subaybayan ang data at upang makahanap ng tiyak na impormasyon kung nais mo ito. Gayundin, kasama ang daan-daang haligi nito at libu-libong hanay, isang spreadsheet ng Excel ay maaaring magkaroon ng napakalawak na dami ng data .

Mas madaling gamitin ang Excel kaysa sa isang ganap na programa ng database tulad ng Microsoft Access. Maaaring madaling maipasok ang data sa spreadsheet, at, may ilang mga pag-click ng mouse maaari mong ayusin sa pamamagitan ng iyong data at makita kung ano ang gusto mo.

02 ng 08

Paglikha ng mga Tables at Listahan

Ang pangunahing format para sa pagtatago ng data sa Excel ay isang talahanayan. Sa isang talahanayan, ang data ay ipinasok sa mga hilera. Ang bawat hilera ay kilala bilang isang talaan .

Sa sandaling nalikha ang isang talahanayan, maaaring magamit ang mga tool sa data ng Excel upang maghanap, mag-uri-uriin, at i-filter ang mga tala upang makahanap ng partikular na impormasyon.

Kahit na may ilang mga paraan na maaari mong gamitin ang mga tool ng data sa Excel, ang pinakamadaling paraan ng paggawa nito ay, upang lumikha ng kung ano ang kilala bilang isang listahan mula sa data sa isang table.

03 ng 08

Tama ang Pagpasok ng Data

Ang unang hakbang sa paglikha ng isang talahanayan ay upang ipasok ang data. Kapag ginagawa ito, mahalagang tiyakin na tama itong ipinasok.

Ang mga error ng data, na sanhi ng maling data entry, ay ang pinagmulan ng maraming mga problema na may kaugnayan sa pamamahala ng data. Kung ang data ay naipasok ng tama sa simula, ang programa ay mas malamang na ibalik sa iyo ang mga resulta na gusto mo.

04 ng 08

Mga Talaan ay Mga Rekord

Tulad ng nabanggit, ang mga hanay ng data ay kilala bilang mga talaan. Sa pagpasok ng mga rekord, panatilihin ang mga alituntuning ito sa isip:

• Iwanan ang walang blangko na mga hilera sa mesa na nilikha, hindi kahit sa pagitan ng mga heading at ang unang hilera ng data.
  
• Maaaring maglaman ang isang talaan ng data tungkol sa isang partikular na item lamang.
  
• Ang isang rekord ay dapat maglaman ng LAHAT ng data sa listahan tungkol sa item na iyon. Hindi maaaring maging impormasyon tungkol sa isang item sa higit sa isang hilera.
  
• Upang lumikha ng isang listahan, isang talaan ng data ay kailangang naglalaman ng hindi bababa sa dalawang talaan ng data.

05 ng 08

Ang mga Haligi ay Mga Patlang

Habang ang mga hilera sa talahanayan ay tinutukoy bilang mga talaan, ang mga hanay ay kilala bilang mga patlang . Ang bawat haligi ay nangangailangan ng heading upang matukoy ang data na nilalaman nito. Ang mga heading na ito ay tinatawag na mga pangalan ng patlang.

• Ang mga pangalan ng patlang ay ginagamit upang matiyak na ang data para sa bawat rekord ay ipinasok sa parehong pagkakasunud-sunod.
  
• Tiyaking naipasok ang lahat ng data sa isang hanay gamit ang parehong format. Kung nagsisimula ka ng pagpasok ng mga numero bilang mga digit (tulad ng 10 o 20) panatilihin ito. Huwag baguhin ang bahagi ng paraan at simulan ang pagpasok ng mga numero bilang mga salita (tulad ng sampu o dalawampu't). Maging pare-pareho.
  
• Mag-iwan ng walang blankong mga haligi sa talahanayan.
  
• Upang lumikha ng isang listahan, isang talahanayan ay kailangang hindi bababa sa dalawang haligi.

06 ng 08

Paglikha ng Listahan

Sa sandaling maipasok ang data sa talahanayan, maaari itong i-convert sa isang listahan . Upang gawin ito:

1. Pumili ng anumang isang cell sa talahanayan.
   
2. Pumili ng Listahan> Lumikha ng Listahan mula sa menu upang buksan ang dialog box ng Listahan ng Lumikha .
   
3. Ipinapakita ng kahon ng dialogo ang hanay ng mga cell na isasama sa listahan. Kung ang talahanayan ay nalikha nang wasto, karaniwan ay piliin ng Excel ang wastong hanay .
   
4. Kung tama ang hanay ng pagpili, i-click ang OK .

07 ng 08

Kung ang Saklaw ng Listahan ay Hindi Tama

Kung, sa pamamagitan ng ilang pagkakataon, ang saklaw na ipinapakita sa dialog box ng Listahan ng Lumikha ay hindi tama kailangan mong muling piliin ang hanay ng mga cell na gagamitin sa listahan.

Upang gawin ito:

1. Mag-click sa pindutan ng return sa dialog box ng Listahan ng Lumikha upang bumalik sa worksheet.
   
2. Lumilitaw ang kahon sa dialog ng Listahan ng Lumikha sa isang maliit na kahon at ang kasalukuyang hanay ng mga cell ay makikita sa worksheet na napapalibutan ng mga nagmamartsa ants.
   
3. I-drag piliin gamit ang mouse upang piliin ang tamang hanay ng mga cell.
   
4. Mag-click sa pindutan ng pagbabalik sa maliit na dialog box ng Lumikha ng Listahan upang makabalik sa normal-sized na isa.
   
5. I - click ang OK upang tapusin ang listahan.

08 ng 08

Ang listahan

Sa sandaling nalikha,

• ang listahan ay magkakaroon ng madilim na border sa paligid nito.
  
• Magkakaroon ng mga down-pointing arrow sa tabi ng bawat pangalan ng patlang na bukas na drop down na mga menu kapag nag-click sa.
  
• Ang mga drop down menu ay naglalaman ng mga opsyon para sa pagbubukod ng listahan sa pamamagitan ng alinman sa mga pangalan ng patlang at para sa paghahanap sa listahan para sa mga rekord na tumutugma sa ilang pamantayan.
  
• Ang isang blangko na hilera na naglalaman ng isang asterisk ay idinagdag sa ibaba ng listahan. Maaaring maidagdag ang karagdagang data sa listahan gamit ang bagong hanay na ito.