Ano ang isang Macro sa Excel at Kailan Ginagamit Ito?
Ang isang Excel macro ay isang set ng mga tagubilin sa programming na naka-imbak sa kung ano ang kilala bilang VBA code na maaaring magamit upang maalis ang pangangailangan upang ulitin ang mga hakbang ng karaniwang mga gawain na paulit-ulit.
Ang mga paulit-ulit na mga gawain ay maaaring may kinalaman sa kumplikadong mga kalkulasyon na nangangailangan ng paggamit ng mga formula o maaaring maging simpleng mga gawain sa pag-format - tulad ng pagdaragdag ng numero ng pag-format sa bagong data o paglalapat ng mga format ng cell at worksheet tulad ng mga hangganan at pagtatabing.
Iba pang mga paulit-ulit na mga gawain para sa kung saan ang mga macro ay maaaring gamitin upang i-save kasama ang:
- pagdaragdag o pag-alis ng mga hilera at hanay
- pagprotekta o proteksyon ng mga workheet
- pagpili ng isang hanay ng mga cell
- pagdaragdag ng kasalukuyang petsa sa isang worksheet
Nag-trigger ng Macro
Ang mga Macro ay maaaring ma-trigger ng isang keyboard shortcut, icon ng toolbar o ng isang pindutan o icon na idinagdag sa isang worksheet.
Macros vs Templates
Habang ang paggamit ng mga macro ay maaaring maging isang mahusay na oras saver para sa mga paulit-ulit na mga gawain, kung regular kang magdagdag ng ilang mga tampok sa pag-format o nilalaman - tulad ng mga pamagat, o isang logo ng kumpanya sa mga bagong workheet, maaaring mas mahusay na lumikha at mag-save ng template file na naglalaman ng lahat ng naturang item sa halip na likhain ang mga ito sa bawat oras na magsimula ka ng isang bagong worksheet.
Macros at VBA
Tulad ng nabanggit, sa Excel, ang mga macro ay nakasulat sa Visual Basic for Applications (VBA). Ang pagsulat ng Macros gamit ang VBA ay ginagawa sa window ng editor ng VBA, na maaaring mabuksan sa pamamagitan ng pag-click sa Visual Basic icon sa tab na Mga Developer ng laso (tingnan sa ibaba para sa mga tagubilin sa pagdaragdag ng tab ng Developer sa laso kung kinakailangan).
Macro Recorder ng Excel
Para sa mga taong hindi makapagsulat ng VBA code, may built-in macro recorder na nagbibigay-daan sa iyo upang i-record ang isang serye ng mga hakbang gamit ang keyboard at mouse na Excel pagkatapos ay nag-convert sa VBA code para sa iyo.
Tulad ng editor ng VBA na binanggit sa itaas, matatagpuan ang Macro Recorder sa tab na Mga Developer ng Ribbon.
Pagdaragdag ng Tab ng Developer
Bilang default sa Excel, ang tab ng Developer ay hindi naroroon sa Ribbon. Upang idagdag ito:
- I-click ang tab na File upang buksan ang drop down na listahan ng mga pagpipilian
- Sa listahan ng drop-down, i-click ang Mga Opsyon upang buksan ang kahon ng kahon ng Excel Opsyon
- Sa kaliwang panel ng dialog box, mag-click sa Customize Ribbon upang buksan ang Customize Ribbon window
- Sa ilalim ng seksyon ng Pangunahing Tab sa kanang tabi ng bintana, mag-click sa checkbox sa tabi ng Developer upang idagdag ang tab na ito sa Ribbon
- I-click ang OK upang isara ang dialog box at bumalik sa worksheet.
Ang Developer ay dapat na ngayon - karaniwan sa kanang bahagi ng Ribbon
Gamit ang Macro Recorder
Tulad ng nabanggit, pinapasimple ng Macro Recorder ang gawain ng paglikha ng mga macro - kahit minsan, para sa mga taong maaaring magsulat ng VBA code, ngunit may ilang mga punto na dapat malaman bago ka magsimulang gamitin ang tool na ito.
1. Planuhin ang Macro
Ang pagre-record ng mga Macro kasama ang Macro Recorder ay nagsasangkot ng kaunting curve sa pagkatuto. Upang gawing simple ang proseso, magplano nang maaga - kahit na sa punto ng pagsulat kung ano ang nilalayon ng macro at ang mga hakbang na kakailanganin upang magawa ang gawain.
2. Panatilihing Maliliit at Tukoy ang Macros
Ang mas malaking macro ay sa mga tuntunin ng bilang ng mga gawain na ginagawa nito ang mas kumplikado na ito ay malamang na magplano at magrekord ng mga ito nang matagumpay.
Ang mas malalaking macros ay tumatakbo rin nang mas mabagal - lalo na ang mga may maraming mga kalkulasyon sa mga malalaking worksheet - at mas mahirap silang mag-debug at iwasto kung hindi sila gumana nang tama sa unang pagkakataon.
Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga macro maliliit at tiyak na sa layunin mas madali upang i-verify ang katumpakan ng mga resulta at upang makita kung saan sila nagpunta mali kung ang mga bagay ay hindi pumunta tulad ng binalak.
3. Pangalanan ang Mga Macro Nang naaangkop
Ang mga pangalan ng Macro sa Excel ay may ilang mga pagbibigay ng pagbibigay ng pangalan na dapat na sundin. Una at pangunahin ay ang isang macro na pangalan ay dapat magsimula sa isang titik ng alpabeto. Ang mga kasunod na mga character ay maaaring maging mga numero ngunit ang mga pangalan ng macro ay hindi maaaring magsama ng mga puwang, mga simbolo, o mga bantas na marka.
Hindi rin maaaring isang pangalan ng macro ang naglalaman ng anumang bilang ng mga reserved salita na bahagi ng paggamit ng VBA bilang bahagi ng programming language nito tulad ng Kung , GoTo , Bago , o Piliin .
Habang ang mga pangalan ng macro ay maaaring hanggang sa 255 na mga character ang haba ay bihirang kinakailangan o maipapayo na gamitin ang marami sa isang pangalan.
Para sa isa, kung mayroon kang maraming macros at plano mong patakbuhin ang mga ito mula sa kahon ng dialog ng macro, ang mga mahabang pangalan ay magbibigay lamang ng kasikipan na ginagawang mas mahirap upang piliin ang macro na iyong pagkatapos.
Ang isang mas mahusay na diskarte ay upang panatilihin ang mga pangalan maikli at gamitin ang lugar ng paglalarawan upang magbigay ng mga detalye tungkol sa kung ano ang ginagawa ng bawat macro.
Ang Underscore at Internal Capitalization sa Mga Pangalan
Dahil ang mga pangalan ng macro ay hindi maaaring magsama ng mga puwang, isang character na pinapayagan, at kung saan ginagawang mas madali ang pagbabasa ng mga macro name ay ang salungguhit na character na maaaring magamit sa pagitan ng mga salita sa lugar ng puwang - tulad ng Change_cell_color o Addition_formula.
Ang isa pang pagpipilian ay ang paggamit ng internal capitalization (minsan tinutukoy bilang Camel Case ) na nagsisimula sa bawat bagong salita sa isang pangalan na may isang capital letter - tulad ng ChangeCellColor at AdditionFormula.
Ang mas maikling mga pangalan ng macro ay mas madali upang pumili sa macro dialog box, lalo na kung ang isang worksheet ay naglalaman ng isang bilang ng mga macro at nagtatala ka ng maraming mga macro, kaya madali mong makilala ang mga ito sa. Nagbibigay din ang system ng field para sa Paglalarawan, bagaman hindi lahat ay gumagamit nito.
4. Gamitin ang Kamag-anak kumpara sa Absolute Cell References
Mga sanggunian ng cell , tulad ng B17 o AA345, kilalanin ang lokasyon ng bawat cell sa isang worksheet.
Bilang default, sa Macro Recorder lahat ng mga reference sa cell ay ganap na nangangahulugan na ang eksaktong mga lokasyon ng cell ay naitala sa macro. Bilang kahalili, ang mga macro ay maaaring itakda upang gumamit ng mga kamag-anak na reference sa cell na nangangahulugan na ang mga paggalaw (kung gaano karaming mga haligi ang natira o kanan mong ilipat ang cell cursor) ay naitala sa halip na eksaktong lokasyon.
Alin ang iyong ginagamit ay nakasalalay sa kung ano ang itinakda ng macro upang magawa. Kung nais mong ulitin ang parehong mga hakbang - tulad ng pag-format ng mga haligi ng data - paulit-ulit, ngunit sa bawat oras na ikaw ay pag-format ng iba't ibang mga hanay sa isang worksheet, pagkatapos ay gamitin ang mga kamag-anak na mga sanggunian ay naaangkop.
Kung, sa kabilang banda, nais mong i-format ang parehong hanay ng mga cell - tulad ng A1 hanggang M23 - ngunit sa iba't ibang mga workheet, maaaring ganap na gamitin ang mga sanggunian ng cell upang ang bawat oras na macro ay tumatakbo, ang unang hakbang ay upang ilipat ang cell cursor sa cell A1.
Ang pagpapalit ng mga sanggunian ng cell mula sa kamag-anak hanggang sa absolute ay madaling ginagawa sa pamamagitan ng pag-click sa icon na Mga Kamag-anak na Mga Sanggunian sa Paggamit sa tab ng Mga Developer ng laso.
5. Paggamit ng Key ng Keyboard kumpara sa Mouse
Ang pagkakaroon ng macro record keyboard keystroke kapag lumilipat ang cursor ng cell o pagpili ng isang hanay ng mga cell ay kadalasang higit na mainam sa pagkakaroon ng paggalaw ng mouse na naitala bilang bahagi ng macro.
Gamit ang mga kumbinasyon ng mga key ng keyboard - tulad ng Ctrl + End o Ctrl + Shift + ang Kanan Arrow key - upang ilipat ang cursor ng cell sa mga gilid ng lugar ng data (mga cell na naglalaman ng data sa kasalukuyang worksheet) sa halip na paulit-ulit na pagpindot sa arrow o tab Ang mga key upang ilipat ang maramihang mga haligi o mga hilera pinapasimple ang proseso ng paggamit ng keyboard.
Kahit na pagdating sa paglalapat ng mga utos o pagpili ng mga pagpipilian sa laso gamit ang mga key ng keyboard shortcut ay mas mainam sa paggamit ng mouse.