Paggamit ng Pagpapatunay ng Data upang Pigilan ang Di-wastong Data Entry sa Excel

01 ng 01

Pigilan ang Di-wastong Data Entry

Paggamit ng Pagpapatunay ng Data upang Pigilan ang Di-wastong Data Entry

Maaaring gamitin ang mga opsyon sa pagpapatunay ng data ng Excel upang kontrolin ang uri at halaga ng data na ipinasok sa mga tukoy na cell sa isang worksheet .

Ang iba't ibang mga antas ng kontrol na maaaring ilapat ay kinabibilangan ng:

• nagpapakita ng isang prompt na mensahe kapag ang isang cell na naglalaman ng mga paghihigpit sa pagpapatunay ng data ay na-click sa ngunit walang mga paghihigpit ng data sa cell mismo
• paghihigpit sa uri at hanay ng data na maaaring maipasok sa isang cell
• gamit ang isang formula na matatagpuan sa ibang lokasyon upang matukoy kung ang data na ipinasok sa isang cell ay may bisa

Sinasaklaw ng tutorial na ito ang ikalawang opsyon ng paghihigpit sa uri at hanay ng data na maaaring maipasok sa isang cell sa isang worksheet ng Excel.

Paggamit ng isang Error Alert Message

Bilang karagdagan sa paglalagay ng mga paghihigpit sa data na maaaring maipasok sa isang cell, isang mensahe ng Error Alert ay maipapakita na nagpapaliwanag ng mga paghihigpit kapag ipinasok ang di-wastong data.

May tatlong uri ng alerto sa error na maaaring ipakita at ang napiling uri ay nakakaapekto kung gaano mahigpit ang ipinatutupad na mga paghihigpit:

• Itigil - pinipigilan ang pagpasok ng di-wastong data
• Babala - nagbabala na ang di-wastong data ay naipasok sa isang cell na may isang pagpipilian upang i-override ang mga paghihigpit
• Impormasyon - nagpapaalam sa mga gumagamit na ang di-wastong data ay naipasok sa isang cell ngunit hindi pinipigilan ang entry nito

Mga Pagbubukod ng Alert Error

Ang error Mga alert ay ipinapakita lamang kapag ang data ay nai-type sa isang cell. Hindi sila lilitaw kung:

• ang di-wastong data ay kinopya sa isang cell o ipinasok gamit ang hawakan ng punan
• Kinakalkula ng isang formula sa cell ang isang di-wastong resulta
• isang macro ang pumasok sa di-wastong data sa isang cell

Halimbawa: Pag-iwas sa Di-wastong Data Entry

Tulad ng ipinakita sa larawan sa itaas, ang halimbawang ito ay:

1. magtakda ng mga pagpipilian sa pagpapatunay ng data na nagbibigay-daan lamang ng mga buong numero na may halaga na mas mababa sa 5 upang maipasok sa cell D1;
2. kung ang di-wastong data ay ipinasok sa cell, ipapakita ang alerto ng error sa Ihinto .

Pagbubukas ng Dialog ng Pagpapatunay ng Data

Ang lahat ng mga opsyon sa pagpapatunay ng data sa Excel ay naka-set gamit ang dialog box ng pagpapatunay ng data.

1. Mag-click sa cell D1 - ang lokasyon kung saan ilalapat ang pagpapatunay ng data
2. Mag-click sa tab na Data
3. Piliin ang Validation ng Data mula sa laso upang buksan ang drop down list
4. Mag-click sa Validation ng Data sa listahan upang buksan ang dialog box ng pagpapatunay ng data

Ang Mga Setting ng Tab

Ang mga hakbang na ito ay naghihigpit sa uri ng data na maaaring pumasok sa cell D1 sa mga buong numero na may halaga na mas mababa sa limang.

1. Mag-click sa tab na Mga Setting sa dialog box
2. Sa ilalim ng Payagan: opsyon piliin ang Buong Numero mula sa listahan
3. Sa ilalim ng Data: pagpipiliang pumili mas mababa kaysa mula sa listahan
4. Sa Pinakamataas: i- type ang linya ang numero 5

Ang Error Alert Tab

Ang mga hakbang na ito ay tumutukoy sa uri ng alerto ng error na ipapakita at ang mensahe na nilalaman nito.

1. Mag-click sa tab na Error Alert sa dialog box
2. Tiyaking naka-check ang "Ipakita ang alerto ng error pagkatapos ng di-wastong data."
3. Sa ilalim ng Estilo: piliin ang pagpipilian Itigil mula sa listahan
4. Sa Pamagat: uri ng linya: Di-wastong Halaga ng Data
5. Sa mensahe ng Error: uri ng linya: Ang mga numero lamang na may halaga na mas mababa sa 5 ang pinapayagan sa cell na ito
6. I-click ang OK upang isara ang dialog box at bumalik sa worksheet

Pagsubok sa Mga Setting ng Pagpapatunay ng Data

1. Mag-click sa cell D1
2. I-type ang numero 9 sa cell D1
3. Pindutin ang Enter key sa keyboard
4. Ang kahon ng alerto ng error ng alerto ng error ay dapat na lumitaw sa screen dahil ang numerong ito ay mas malaki kaysa sa maximum na halaga na nakatakda sa dialog box
5. Mag-click sa pindutan na Retry sa kahon ng alerto ng mensahe ng error
6. I-type ang numero 2 sa cell D1
7. Pindutin ang Enter key sa keyboard
8. Ang data ay dapat tanggapin sa cell dahil ito ay mas mababa kaysa sa maximum na halaga na nakatakda sa dialog box