Excel 2003 Tutorial sa Database

01 ng 09

Excel 2003 Database Overview

Kung minsan, kailangan nating subaybayan ang impormasyon at isang magandang lugar para sa ito ay nasa isang Excel database file. Kung ito ay isang personal na listahan ng mga numero ng telepono, isang listahan ng kontak para sa mga miyembro ng isang organisasyon o koponan, o isang koleksyon ng mga barya, card, o mga libro, isang Excel database file ay ginagawang madali upang makapasok, mag-imbak, at makahanap ng partikular na impormasyon.

Ang Excel ay nagtayo ng mga tool upang matulungan kang subaybayan ang data at upang makahanap ng tiyak na impormasyon kung nais mo ito. Gayundin, kasama ang daan-daang haligi nito at libu-libong hanay, isang spreadsheet ng Excel ay maaaring magkaroon ng napakalawak na dami ng data.

Tingnan din ang mga kaugnay na tutorial: Excel 2007/2010/2013 Hakbang sa pamamagitan ng Hakbang Tutorial sa Database .

02 ng 09

Mga Table of Data

Ang pangunahing format para sa pagtatago ng data sa isang database ng Excel ay isang talahanayan. Sa isang talahanayan, ang data ay ipinasok sa mga hilera. Ang bawat hilera ay kilala bilang isang talaan .

Sa sandaling nalikha ang isang talahanayan, maaaring magamit ang mga tool sa data ng Excel upang maghanap, mag-uri-uriin, at mag-filter ng mga tala sa database upang maghanap ng partikular na impormasyon.

Kahit na may ilang mga paraan na maaari mong gamitin ang mga tool ng data sa Excel, ang pinakamadaling paraan ng paggawa nito ay upang lumikha ng kung ano ang kilala bilang isang listahan mula sa data sa isang table.

Upang sundin ang tutorial na ito:

• ipasok ang data tulad ng ipinapakita sa larawan sa itaas.

Tip - Upang mabilis na ipasok ang ID ng mag-aaral:

1. I-type ang unang dalawang ID - ST348-245 at ST348-246 sa mga cell na A5 at A6 ayon sa pagkakabanggit.
2. I-highlight ang dalawang ID upang piliin ang mga ito.
3. Mag-click sa hawakan ng punan at i-drag ito pababa sa cell A13.
4. Ang natitirang bahagi ng ID ng Mag-aaral ay dapat maipasok sa tama ng mga cell A6 hanggang A13.

03 ng 09

Tama ang Pagpasok ng Data

Kapag nagpapasok ng data, mahalaga upang matiyak na tama itong ipinasok. Bukod sa row 2 sa pagitan ng pamagat ng spreadsheet at mga heading ng hanay, huwag mag-iwan ng iba pang mga blangko na hanay habang nagpapasok ng iyong data. Gayundin, siguraduhin na hindi ka umalis ng anumang walang laman na mga cell.

Ang mga error ng data, na sanhi ng maling data entry, ay ang pinagmulan ng maraming mga problema na may kaugnayan sa pamamahala ng data. Kung ang data ay naipasok ng tama sa simula, ang programa ay mas malamang na ibalik sa iyo ang mga resulta na gusto mo.

04 ng 09

Ang mga hilera ay mga Talaan

Tulad ng nabanggit, mga hanay ng data, sa isang database ay kilala bilang mga talaan. Sa pagpasok ng mga rekord, panatilihin ang mga alituntuning ito sa isip:

• Iwanan ang walang blangko na mga hilera sa mesa na nilikha, hindi kahit sa pagitan ng mga heading at ang unang hilera ng data.
• Maaaring maglaman ang isang talaan ng data tungkol sa isang partikular na item lamang.
• Ang isang rekord ay dapat maglaman ng LAHAT ng data sa database tungkol sa item na iyon. Hindi maaaring maging impormasyon tungkol sa isang item sa higit sa isang hilera.
  

05 ng 09

Ang mga Haligi ay Mga Patlang

Habang ang mga hilera sa isang database ng Excel ay tinutukoy bilang mga talaan, ang mga hanay ay kilala bilang mga patlang . Ang bawat haligi ay nangangailangan ng heading upang matukoy ang data na nilalaman nito. Ang mga heading na ito ay tinatawag na mga pangalan ng patlang.

• Ang mga pangalan ng patlang ay ginagamit upang matiyak na ang data para sa bawat rekord ay ipinasok sa parehong pagkakasunud-sunod.
• Tiyaking naipasok ang lahat ng data sa isang hanay gamit ang parehong format. Kung nagsisimula ka ng pagpasok ng mga numero bilang mga digit (tulad ng 10 o 20) panatilihin ito. Huwag baguhin ang bahagi ng paraan at simulan ang pagpasok ng mga numero bilang mga salita (tulad ng sampu o dalawampu't). Maging pare-pareho.
• Mag-iwan ng walang blankong mga haligi sa talahanayan.

06 ng 09

Paglikha ng Listahan

Sa sandaling maipasok ang data sa talahanayan, maaari itong i-convert sa isang listahan . Upang gawin ito:

1. I-highlight ang mga cell A3 hanggang E13 sa worksheet.
2. Mag-click sa Data> Listahan> Listahan ng Lumikha mula sa menu upang buksan ang dialog box ng Lumikha ng Listahan .
3. Habang bukas ang dialog box, ang mga cell A3 hanggang E13 sa worksheet ay dapat na napapalibutan ng mga nagmamartsa ants.
4. Kung ang mga nagmamarteng ants ay pumapalibot sa tamang saklaw ng mga cell, mag-click sa Ok sa dialog box ng Listahan ng Lumikha .
5. Kung ang mga nagmamarteng ants ay hindi nakapalibot sa tamang hanay ng mga cell, i-highlight ang tamang saklaw sa worksheet at pagkatapos ay i-click ang Ok sa dialog box ng Lumikha ng Listahan .
6. Ang talahanayan ay dapat na napapalibutan ng isang madilim na hangganan at i-drop ang mga arrow na idinagdag sa tabi ng bawat pangalan ng field.

07 ng 09

Gamit ang Mga Tool sa Database

Sa sandaling nalikha mo ang database, maaari mong gamitin ang mga tool na matatagpuan sa ilalim ng drop down na mga arrow sa tabi ng bawat pangalan ng field upang pagbukud-bukurin o i-filter ang iyong data.

Pag-uuri ng Data

1. Mag-click sa drop-down na arrow sa tabi ng pangalan ng Pangalan ng Huling Pangalan .
2. Mag-click sa pagpipiliang Pag-uri-uriin ang Pag-uuri upang mai-uri-uriin ang database ayon sa alpabeto mula sa A hanggang Z.
3. Kapag pinagsunod-sunod, dapat na ang unang rekord ni Graham J. at ang Wilson R. ay dapat na ang huling.

Pag-filter ng Data

1. Mag-click sa drop-down na arrow sa tabi ng pangalan ng field ng Programa .
2. Mag-click sa opsyon ng Negosyo upang i-filter ang anumang mga mag-aaral, hindi sa programa ng negosyo.
3. I-click ang OK.
4. Dalawang estudyante lamang - si G. Thompson at F. Smith ay dapat makita dahil sila lamang ang dalawang nakatala sa programa ng negosyo.
5. Upang ipakita ang lahat ng mga tala, mag-click sa drop-down na arrow sa tabi ng pangalan ng patlang ng Programa .
6. Mag-click sa All option.
   

08 ng 09

Pagpapalawak ng Database

Upang magdagdag ng karagdagang mga tala sa iyong database:

• Ang isang blangko na hilera na naglalaman ng isang asterisk (mga cell A14 hanggang E14) ay idinagdag sa ilalim ng database kapag nilikha ito.
• Maaaring idagdag ang karagdagang data sa database gamit ang blangko na hanay na ito.
• Idagdag ang sumusunod na data:
  
  Cell - Data
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Science

09 ng 09

Pagkumpleto sa Pag-format ng Database

Tandaan : Ang hakbang na ito ay nagsasangkot ng paggamit ng mga icon na matatagpuan sa toolbar ng Pag - format , na karaniwan ay matatagpuan sa tuktok ng screen ng Excel 2003. Kung wala ito, basahin kung paano makahanap ng mga toolbar ng Excel upang matulungan kang hanapin ito.

1. I-highlight ang mga cell A1 hanggang E1 sa worksheet.
2. Mag-click sa icon ng Pagsamahin at Sentro sa Formatting Toolbar upang i-sentro ang pamagat.
3. Sa napili pa rin ang mga cell na A1 hanggang E1, mag-click sa icon ng Punan ng Kulay sa Formatting Toolbar (mukhang isang pintura) upang buksan ang drop-down na listahan ng kulay ng background.
4. Piliin ang Sea Green mula sa listahan upang baguhin ang kulay ng background ng mga cell A1 - E1 hanggang maitim na berde.
5. Mag-click sa icon ng Kulay ng Font sa Formatting Toolbar (ito ay isang malaking letra na "A") upang buksan ang drop down na kulay ng font.
6. Pumili ng White mula sa listahan upang baguhin ang kulay ng teksto sa mga cell A1 - E1 sa puti.
7. I-highlight ang mga cell A2 - E2 sa worksheet.
8. Mag-click sa icon ng Punan ng Kulay sa Formatting Toolbar upang buksan ang drop-down na listahan ng kulay ng background.
9. Pumili ng Banayad na Green mula sa listahan upang baguhin ang kulay ng background ng mga cell A2 - E2 upang mapagaan ang berde.
10. I-highlight ang mga cell A3 - E14 sa worksheet.
11. Pumili ng Format> AutoFormat mula sa mga menu upang buksan ang kahon ng dialog ng AutoFormat .
12. Pumili ng Listahan 2 mula sa listahan ng mga pagpipilian upang mag-format ng mga cell A3 - E14.
13. I-highlight ang mga cell A3 - E14 sa worksheet.
14. Mag-click sa Center optionicon sa Formatting Toolbar sa center ihanay ang teksto sa mga cell A3 hanggang E14.
15. Sa puntong ito, kung sinunod mo ang lahat ng mga hakbang ng tutorial na ito nang tama, ang iyong spreadsheet ay dapat na maging katulad ng spreadsheet na nakalarawan sa Hakbang 1 ng tutorial na ito.