Excel 2003 Data Entry Form

01 ng 08

Paggamit ng isang Form para sa Data Entry sa Excel

Ang paggamit ng Excel na binuo sa data entry form ay isang mabilis at madaling paraan upang ipasok ang data sa isang database ng Excel.

Ang paggamit ng form ay nagpapahintulot sa iyo na:

• magsimula ng isang bagong talahanayan ng database o upang magdagdag ng mga bagong tala sa isang umiiral na
• mag-scroll sa mga talaan ng data nang paisa-isa
• maghanap ng mga talaan na naglalaman ng tiyak na impormasyon
• edit o tanggalin ang mga indibidwal na rekord kung kinakailangan

Tingnan ang mga kaugnay na tutorial: Excel 2010/2007 Data Entry Form .

02 ng 08

Pagdaragdag ng Mga Pangalan ng Field sa Database

Tulad ng nabanggit na dati, ang kailangan nating gawin upang gamitin ang form ng pagpasok ng data sa Excel ay upang magbigay ng mga pamagat ng hanay o mga pangalan ng field na gagamitin sa aming database.

Ang pinakamadaling paraan upang idagdag ang mga pangalan ng patlang sa form ay i-type ang mga ito sa mga cell sa iyong worksheet . Maaari mong isama ang hanggang sa 32 pangalan ng patlang sa form.

Ipasok ang mga sumusunod na heading sa mga cell A1 hanggang E1:

StudentID
Huling pangalan
Paunang
Edad
Programa

03 ng 08

Pagbubukas ng Form ng Data Entry

Tandaan: Para sa tulong sa halimbawang ito, tingnan ang larawan sa itaas.

1. Mag-click sa cell A2 upang gawin itong aktibong cell .
2. Mag-click sa Data> Form sa mga menu.
3. Ang pagbubukas ng form ay unang maglabas ng isang kahon ng mensahe mula sa Excel na naglalaman ng ilang mga pagpipilian na may kaugnayan sa pagdaragdag ng mga pamagat sa form.
4. Dahil nag-type na kami sa mga pangalan ng field na nais naming gamitin bilang mga pamagat na kailangan lang nating gawin ay Mag-click sa OK sa kahon ng mensahe.
5. Ang form na naglalaman ng lahat ng mga pangalan ng patlang ay dapat na lumitaw sa screen.

04 ng 08

Pagdaragdag ng Mga Talaan ng Data Gamit ang Form

Tandaan: Para sa tulong sa halimbawang ito, tingnan ang larawan sa itaas.

Kapag ang mga heading ng data ay naidagdag sa form na pagdaragdag ng mga talaan sa database ay lamang ng isang bagay ng pag-type sa data sa tamang pagkakasunud-sunod sa mga patlang ng form.

Halimbawa ng Mga Rekord

Idagdag ang mga sumusunod na talaan sa database sa pamamagitan ng pagpasok ng data sa mga field ng form sa tabi ng tamang mga heading. Mag-click sa Bagong button pagkatapos maipasok ang unang rekord upang i-clear ang mga patlang para sa pangalawang rekord.

1. StudentID : SA267-567
   Apelyido : Jones
   Paunang : B.
   Edad : 21
   Programa : Mga Wika
   
   StudentID : SA267-211
   Apelyido : Williams
   Pauna : J.
   Edad : 19
   Programa : Agham

Tip: Kapag nagpasok ng data na halos kapareho tulad ng mga numero ng ID ng mag-aaral (lamang ang mga numero pagkatapos ng dash ay iba), gumamit ng kopya at i-paste upang pabilisin at gawing simple ang data entry.

05 ng 08

Pagdaragdag ng Mga Records ng Data Gamit ang Form (Con't)

Tandaan: Para sa tulong sa halimbawang ito, tingnan ang larawan sa itaas.

Upang idagdag ang natitirang mga tala sa database ng tutorial, gamitin ang form upang ipasok ang natitirang data na makikita sa imahe sa itaas sa mga cell A4 hanggang E11.

06 ng 08

Gamit ang Mga Tool sa Data ng Form

Tandaan: Para sa tulong sa halimbawang ito, tingnan ang larawan sa itaas.

Ang isang pangunahing problema sa isang database ay ang pagpapanatili ng integridad ng data habang lumalaki ang laki ng file. Kinakailangan ito:

• pag-aayos ng mga error sa data o pag-update ng mga indibidwal na talaan
• pagtanggal ng mga lipas o dobleng talaan

Ang form ng data entry ay naglalaman ng maraming mga kasangkapan kasama ang kanang bahagi na ginagawang madali upang mahanap at itama o tanggalin ang mga tala mula sa database.

Ang mga tool na ito ay:

• Ang Hanapin Nakaraan at Hanapin Susunod na mga pindutan - ang mga ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang mag-scroll pasulong at pabalik sa pamamagitan ng database ng isang talaan sa isang pagkakataon.
• Ang Delete button - ginagamit ito upang tanggalin ang mga tala mula sa database.
• Ang Ibalik ang buton - Maaaring gamitin ang buton na ito upang i-undo ang mga pagbabago sa isang talaan na na-edit. Paminsan-minsan, ginagawa namin ang mga maling pagbabago sa isang rekord o kahit na i-edit ang maling rekord nang buo. Kung gayon, ang pindutan ng pagpapanumbalik ay maaaring gamitin upang i-undo ang mga pagbabagong iyon.
• Tandaan: gumagana lamang ang pindutan ng pagpapanumbalik hangga't may isang talaan sa form. Sa sandaling ma-access mo ang isa pang rekord o isara ang form, ang pindutan ng pagpapanumbalik ay nagiging hindi aktibo.
• Ang pindutang Pamantayan ay nagpapahintulot sa iyo na maghanap sa database para sa mga rekord batay sa partikular na pamantayan, tulad ng pangalan, edad, o programa. Isang halimbawa ng paggamit ng pindutan ng Pamantayan ay kasama sa susunod na hakbang ng tutorial.

07 ng 08

Paghahanap ng Mga Talaan gamit ang Isang Pangalan ng Patlang

Ang pindutan ng Pamantayan ay nagpapahintulot sa iyo na maghanap sa database para sa mga rekord gamit ang isa o higit pang mga pangalan ng field - tulad ng pangalan, edad, o programa.

Tandaan: Para sa tulong sa halimbawang ito, tingnan ang larawan sa itaas.

1. Mag-click sa pindutan ng Kriteria sa form.
2. Ang pag-click sa pindutan ng Kriteria ay nililimas ang lahat ng mga field ng form ngunit hindi inaalis ang anumang data mula sa database.
3. Mag-click sa patlang ng Programa at i-type ang Sining hangga't gusto naming hanapin ang lahat ng mag-aaral na nakatala sa programa ng Sining sa kolehiyo.
4. Mag-click sa pindutang Find Next . Ang rekord para sa H. Thompson ay dapat lumitaw sa anyo habang siya ay naka-enroll sa programa ng Sining.
5. Mag-click sa pindutan ng Hanapin sa Susunod sa pangalawang at pangatlong beses at ang mga rekord para sa J. Graham at W. Henderson ay dapat lumitaw isa pagkatapos ng iba pang bilang sila ay nakatala rin sa programa ng Sining.

Kasama sa susunod na hakbang ng tutorial ang isang halimbawa ng paghahanap para sa mga talaan na tumutugma sa maraming pamantayan.

08 ng 08

Naghahanap ng Mga Talaan Gamit ang Maramihang Mga Pangalan ng Field

Ang pindutan ng Pamantayan ay nagpapahintulot sa iyo na maghanap sa database para sa mga rekord gamit ang isa o higit pang mga pangalan ng field - tulad ng pangalan, edad, o programa.

Tandaan: Para sa tulong sa halimbawang ito, tingnan ang larawan sa itaas.

Sa halimbawang ito, hahanapin namin ang lahat ng mag-aaral na 18 taong gulang at naka - enrol sa programa ng Sining sa kolehiyo. Tanging ang mga rekord na tumutugma sa parehong pamantayan ay dapat ipakita sa form.

1. Mag-click sa pindutan ng Kriteria sa form.
2. Mag-click sa field ng edad at i-type ang 18 .
3. Mag-click sa patlang ng Programa at i-type ang Sining .
4. Mag-click sa pindutang Find Next . Ang record para sa H. Thompson ay dapat lumitaw sa form dahil siya ay parehong 18 taong gulang at nakatala sa programa ng Sining.
5. Mag-click sa pindutan ng Hanapin Susunod sa pangalawang pagkakataon at ang rekord para kay J. Graham ay dapat lumitaw dahil siya ay parehong 18 taong gulang at nakatala sa programa ng Sining.
6. Mag-click sa pindutan ng Hanapin Susunod sa pangatlong beses at ang rekord para sa J. Graham ay dapat pa rin makita dahil walang iba pang mga tala na tumutugma sa parehong pamantayan.

Ang rekord para sa W. Henderson ay hindi dapat ipakita sa halimbawang ito dahil, bagama't siya ay nakatala sa programa ng Sining, hindi siya 18 taong gulang kaya hindi siya tumutugma sa parehong pamantayan sa paghahanap.