Ang tampok na Mail Merge ng Microsoft ay nagpapahintulot sa iyo na ipadala ang parehong dokumento na may bahagyang pagbabago sa isang malaking bilang ng mga tatanggap. Ang salitang "sumanib" ay nagmumula sa katunayan na ang isang dokumento (isang liham, halimbawa) ay pinagsama sa isang dokumento ng pinagmulan ng data , tulad ng isang spreadsheet .
Ang tampok na pagsasama ng mail ng salita ay gumagana nang walang putol sa data mula sa Excel. Habang ang Word ay nagpapahintulot din sa iyo na lumikha ng sarili nitong pinagmulan ng data, limitado ang mga pagpipilian para sa paggamit ng data na ito. Dagdag pa, kung mayroon ka ng iyong data sa isang spreadsheet, hindi ito nagkakaroon ng maraming kahulugan upang i-type muli ang lahat ng impormasyon sa pinagmulan ng data ng Word.
Paghahanda ng Iyong Data para sa Pagsamahin ng Koreo
Theoretically, maaari mong gamitin ang anumang worksheet ng Excel sa isang pag- andar ng Word mail merge nang walang anumang espesyal na paghahanda. Gayunpaman, inirerekumenda na maglaan ka ng ilang oras upang ihanda ang iyong worksheet upang ma-optimize ang proseso ng pag- mail ng merge .
Narito ang ilang mga alituntunin upang obserbahan na makakatulong upang gawing mas maayos ang proseso ng pagsasama-sama ng mail.
Ayusin ang Iyong Data sa Spreadsheet
Sa panganib na maipahayag ang halata, ang iyong data ay dapat maayos na maayos sa mga hilera at haligi. Isipin ang bawat hilera bilang isang solong tala at bawat haligi bilang isang patlang na iyong papasok sa iyong dokumento. (Tingnan ang Excel na data-entry tutorial kung kailangan mo ng refresher.)
Gumawa ng Header Row
Gumawa ng isang hilera ng header para sa sheet na balak mong gamitin para sa mail merge. Ang hilera ng header ay isang hanay na naglalaman ng mga label na tumutukoy sa data sa mga cell sa ibaba. Ang Excel ay maaaring maselan kung minsan tungkol sa pagkakaiba sa pagitan ng data at mga label, kaya't gawing malinaw ang mga ito sa pamamagitan ng paggamit ng naka-bold na teksto, mga border ng cell at pagtatabing ng cell na natatangi sa hilera ng header. Ito ay masisiguro na ang Excel ay naiiba mula sa ibang bahagi ng iyong data.
Sa ibang pagkakataon kapag isinasama mo ang data gamit ang pangunahing dokumento, ang mga label ay lilitaw bilang mga pangalan ng mga patlang ng pagsasama, kaya walang pagkalito tungkol sa kung anong data ang iyong pinapasok sa iyong dokumento. Bukod dito, isang mahusay na kasanayan upang lagyan ng label ang iyong mga haligi, dahil nakakatulong ito na maiwasan ang error ng gumagamit.
Ilagay ang Lahat ng Data sa isang Single Sheet
Ang data na nais mong gamitin para sa merge ng mail ay kailangang nasa isang sheet. Kung ito ay kumalat sa maraming mga sheet, kailangan mong pagsamahin ang mga sheet o magsagawa ng maramihang mga merge ng mail. Gayundin, siguraduhin na ang mga sheet ay malinaw na pinangalanan , dahil kailangan mong mapili ang sheet na balak mong gamitin nang hindi tinitingnan ito.
Pag-ugnay ng isang Pinagmulan ng Data sa isang Pagsasama ng Mail
Ang susunod na hakbang sa proseso ng pagsasama-sama ng mail ay iugnay ang iyong inihanda na spreadsheet ng Excel gamit ang iyong dokumento sa Word.
- Sa toolbar ng Mail Merge, i-click ang button na Buksan ang Data Source .
- Sa dialog box ng Pinili ng Pinagmulan ng Data, mag-navigate sa mga folder hanggang sa makita mo ang iyong workbook sa Excel. Kung hindi mo mahanap ang iyong file sa Excel, tiyaking "Lahat ng pinagmumulan ng data" ay pinili sa dropdown na menu na may label na "Mga file ng uri."
- Mag-double-click sa iyong source source file ng Excel, o piliin ito at i-click ang Buksan .
- Sa dialog box ng Select Table, piliin ang Excel sheet na naglalaman ng data na nais mong pagsamahin sa iyong dokumento.
- Tiyaking naka-check ang checkbox sa tabi ng "Unang hilera ng data na naglalaman ng mga header ng hanay".
- I - click ang OK .
Ngayon na ang pinagmulan ng data ay nauugnay sa pangunahing dokumento, maaari mong simulan ang pagpasok ng teksto at / o pag-edit ng iyong Word document. Gayunpaman, hindi ka maaaring gumawa ng mga pagbabago sa iyong pinagmulan ng data sa Excel; kung kailangan mong gumawa ng mga pagbabago sa data, dapat mong isara ang pangunahing dokumento sa Word bago mo mabuksan ang pinagmulan ng data sa Excel.
Ang pagpasok ng mga patlang ng pagsamahin sa iyong dokumento ay madali sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito:
- I-click ang pindutang Ipasok ang Pagsamahin ng Field sa mail merge toolbar. Lilitaw ang kahon ng dialog ng Magsingit ng Sumanib ng Pagsamahin.
- I-highlight ang pangalan ng patlang na nais mong ipasok mula sa listahan at i-click ang Ipasok .
- Ang kahon ay mananatiling bukas, na nagpapahintulot sa iyo na magsingit ng higit pang mga patlang. Kung nagpasok ka ng higit sa isang field nang magkakasunod, ang Word ay hindi awtomatikong magdagdag ng espasyo sa pagitan ng mga patlang sa iyong dokumento; dapat mong gawin ito sa iyong sarili pagkatapos mong isara ang dialog box. Sa iyong dokumento makikita mo ang pangalan ng patlang na napapalibutan ng mga double arrow.
- Kapag tapos ka na, i-click ang Isara .
Pagpasok ng Mga Bloke ng Address at Pagbati-Gamitin nang Maingat
Kamakailan ay nagdagdag ang Microsoft ng isang tampok na merge ng mail na nagpapahintulot sa iyo na magsingit ng mga bloke ng address at mga linya ng pagbati. Sa pamamagitan ng pag-click sa kani-kanilang mga pindutan sa toolbar, ang Word ay magbibigay-daan sa iyo upang magsingit ng maraming mga patlang nang sabay-sabay, nakaayos sa mga karaniwang mga pagkakaiba-iba.
Ang pindutan ng pagpasok ng address block ay ang isa sa kaliwa; ang pagpapasok ng linya ng pagbati ay nasa kanan.
Dagdag pa, kapag nag-click ka sa alinmang pindutan, nagpapakita ang Word ng isang dialog box na nagbibigay sa iyo ng ilang mga opsyon sa kung anong mga field na nais mong ipasok, kung paano mo nais na maayos ang mga ito, anong bantas na isama at iba pa. Habang ang tunog ay tapat na sapat-at ito ay kung ikaw ay gumagamit ng isang pinagmulan ng data na nilikha sa Word-maaari itong makakuha ng nakakalito kung gumagamit ka ng isang worksheet ng Excel.
Tandaan kapag ang rekomendasyon tungkol sa pagdaragdag ng isang hilera ng header sa iyong worksheet sa pahina 1 ng artikulong ito? Well, kung pinangalanan mo ang isang patlang ng isang bagay na iba sa kung ano ang ginagamit ng Salita bilang isang pangalan ng patlang para sa mga katulad na data, ang Word ay maaaring tumutugma sa mga patlang ng hindi tama.
Ang ibig sabihin nito ay kung gagamitin mo ang insert address block o magpasok ng mga pindutan ng pagbati sa linya , ang data ay maaaring lumitaw sa ibang pagkakasunud-sunod kaysa sa iyong tinukoy-dahil lamang sa hindi tumutugma ang mga label. Sa kabutihang palad, inasahan ito ng Microsoft at itinayo sa isang tampok na Mga Pareha sa Patlang na nagbibigay-daan sa iyo upang tumugma sa iyong mga pangalan ng patlang sa mga ginagamit ng Salita sa mga bloke.
Paggamit ng Mga Parehong Pareha sa Tamang Mga Label ng Patlang ng Mapa
Upang tumugma sa mga patlang, sundin ang mga hakbang na ito:
- Mag-click sa pindutan ng Pagtutugma ng Mga Patlang sa toolbar.
- Sa dialog box ng Pagtutugma ng Mga Patnubay, makikita mo ang isang listahan ng mga pangalan ng patlang ng Salita sa kaliwa. Sa kanang bahagi ng kahon, makikita mo ang isang hanay ng mga dropdown box. Ang pangalan sa bawat dropdown na kahon ay ang larangan na ginagamit ng Salita para sa bawat isa sa bawat patlang sa bloke ng Address o Greeting line block. Upang gumawa ng anumang mga pagbabago, piliin lamang ang pangalan ng field mula sa dropdown box.
- Sa sandaling tapos ka na gumawa ng mga pagbabago, i-click ang OK .
Maaari mo ring ilabas ang dialog box ng Pagtutugma ng Mga Patnubay sa pamamagitan ng pag-click sa pindutan ng Pagtutugma ng Mga Patnubay sa ibaba ng alinman sa mga kahon ng I-insert Address Block o Greeting Line, na parehong lumilitaw kapag na-click mo ang kaagad na pindutan ng toolbar.
Pagtingin sa Mga Pagsusulat ng Mail ng Mga Dokumento
Bago kami magpatuloy sa pag-preview at pag-print ng iyong mga ipinagkaloob na dokumento, isang tala tungkol sa pag-format: Kapag nagpasok ng mga patlang ng pagsasama sa isang dokumento, ang Word ay hindi nagdadala sa pag-format ng data mula sa pinagmulan ng data.
Paglalapat ng Espesyal na Pag-format mula sa Spreadsheet ng Pinagmulan
Kung nais mong mag-apply ng espesyal na pag-format tulad ng mga italics, bold o underline, dapat mong gawin ito sa Word. Kung tinitingnan mo ang dokumento na may mga patlang, dapat mong piliin ang mga double arrow sa magkabilang panig ng patlang kung saan nais mong ilapat ang pag-format. Kung tinitingnan mo ang pinagsamang data sa dokumento, i-highlight lamang ang teksto na nais mong baguhin.
Tandaan na ang anumang pagbabago ay dadalhin sa lahat ng mga isinaling dokumento, hindi lamang ang indibidwal.
Pag-preview sa Mga Merged Documents
Upang i-preview ang iyong pinagsamang mga dokumento, i-click ang pindutan ng View Merged Data sa toolbar ng Mail Merge. Ang pindutan na ito ay gumagana tulad ng isang toggle switch, kaya kung gusto mong bumalik sa pagtingin lamang sa mga patlang at hindi ang data na naglalaman ng mga ito, i-click ito muli.
Maaari kang mag-navigate sa pamamagitan ng pinagsama na mga dokumento sa pamamagitan ng paggamit ng mga pindutan ng pag-navigate sa toolbar ng Mail Merge. Sila ay, mula kaliwa hanggang kanan: Unang Rekord , Nakaraang Rekord , Pumunta Upang Mag-Record , Susunod na Rekord , Huling Rekord .
Bago mo pagsamahin ang iyong mga dokumento, dapat mong i-preview ang lahat ng ito, o ng maraming makakaya mo upang ma-verify na tama ang pagsasama ng lahat. Bigyang-pansin ang mga bagay na tulad ng bantas at espasyo sa paligid ng pinagsama-samang data.
I-finalize ang Iyong Pagsusulat ng Dokumento ng Mail
Kapag handa ka na upang pagsamahin ang iyong mga dokumento, mayroon kang dalawang mga pagpipilian.
Pagsamahin sa Printer
Ang una ay upang pagsamahin ang mga ito sa printer. Kung pipiliin mo ang pagpipiliang ito, ipapadala ang mga dokumento sa printer nang walang anumang pagbabago. Maaari mong pagsamahin sa printer sa pamamagitan lamang ng pag-click sa button ng Merge to Printer toolbar.
Pagsamahin sa isang Bagong Dokumento
Kung kailangan mong i-personalize ang ilan o lahat ng mga dokumento (bagaman, magiging matalino kang magdagdag ng field ng tala sa pinagmulan ng data para sa personalized na mga tala), o gumawa ng anumang iba pang mga pagbabago bago mo i-print, maaari mong pagsamahin ang mga ito sa isang bagong dokumento; kung magsama ka sa isang bagong dokumento, ang merge ng mail na pangunahing dokumento at pinagmulan ng data ay mananatiling buo, ngunit magkakaroon ka ng pangalawang file na naglalaman ng mga isinaling dokumento.
Upang gawin ito, i-click lamang ang pindutang tool ng Merge to New Document .
Alinmang paraan ang pipiliin mo, ikaw ay bibigyan ng isang dialog box kung saan maaari mong sabihin sa Word upang pagsamahin ang lahat ng mga talaan, ang kasalukuyang rekord, o isang hanay ng mga talaan.
I-click ang pindutan ng opsyon sa tabi ng iyong nais na pagpipilian at pagkatapos ay i-click ang OK .
Kung nais mong pagsamahin ang hanay, kakailanganin mong ilagay sa simula at ang pangwakas na numero para sa mga rekord na nais mong isama sa pagsasama bago mo i-click ang OK .
Kung pinili mong i-print ang mga dokumento, pagkatapos na dumating ang dialog box, ikaw ay bibigyan ng dialog box na I-print. Maaari kang makipag-ugnay dito katulad ng iyong gagawin para sa anumang iba pang dokumento.