Ang isang sagabal sa paggamit ng merge ng mail upang lumikha ng mga dokumento ay nagpapatakbo ka ng mas mataas na panganib na gumawa ng higit pang mga pagkakamali kaysa sa kung iyong nilikha ang bawat isa sa iyong mga dokumento nang paisa-isa. Kung hindi ka masyadong pamilyar sa pagsasama ng mail, ang panganib ng paggawa ng mga sakuna na maaaring maitama ang lahat ng iyong mga naka-print na dokumento ay mas mataas.
Hindi ito sasabihin na ang karanasan ng mga merger ng mail ay hindi kailangan upang mag-proofread ng kanilang mga dokumento pati na rin. Ang mga sumusunod na item ay ang mga nangungunang 5 mail merge mistakes na dapat mong suriin ang iyong mga dokumento para sa bago finalizing ang mga ito at pagpapadala ng mga ito upang i-print.
1. Comprehensiveness
Mahalaga para sa iyo na i-double check kung ipinasok mo ang lahat ng kinakailangang impormasyon na kinakailangan para sa isang matagumpay na merge ng mail . Madali lang na hindi pansinin ang isang patlang kapag nililikha mo ang iyong dokumento. Magbayad ng partikular na pansin sa mga address at mas mahalaga, ZIP code. Dapat mo ring tiyakin na ang mga linya ng pagbati o iba pang mga lugar na kung saan mo ipinasok ang ilang mga patlang sa magkakasunod ay lahat na puno ng tama.
2. Katumpakan
Bagaman ito ay parang katulad na sentido, ikaw ay mabigla sa kung gaano karaming mga tao ang gumagalaw sa kanilang mga mail merge dahil hindi nila suriin ang katumpakan. Upang matiyak ang katumpakan ng iyong mail merge, kakailanganin mong tiyakin na inilagay mo ang tamang mga patlang sa tamang mga lokasyon. Kung mayroon kang mga patlang na may katulad na mga pangalan, ito ay masyadong madaling ipasok ang maling isa. Kung masumpungan mong madalas mong ginagawa ang error na ito, magandang ideya na muling suriin ang mga pangalan na iyong ibinibigay sa iyong mga patlang upang maiwasan ang anumang kalituhan sa hinaharap.
3. Spacing
Ang spacing ay maaaring hindi mukhang tulad ng pinakamahalagang bagay kapag nagtatrabaho sa mga merge ng mail, ngunit ang spacing ay naglalaro ng isang mahalagang kadahilanan. Kung minsan mahirap sabihin kung gaano karaming mga puwang ang iyong ipinasok sa isang dokumento. Ang paggamit ng mga patlang ng pagsasama ng mail ay ginagawang mas mahirap na sabihin, lalo na kung magkakasama sila. Maaari mo ring mahanap na natapos na ang mga puwang nang buo. Mahalagang suriin ang iyong dokumento upang matiyak na mayroon kang mga puwang sa pagitan ng lahat ng mga patlang sa kabilang banda, ang pangwakas na produkto ay magiging ilang napakalaking hindi mabasa run-on na mga salita.
4. Punctuation
Katulad din sa spacing, maraming tao ang nakaligtaan ang halaga at kahalagahan ng bantas kapag nagtatrabaho sa mga merge ng mail. Madaling i-overlook ang iyong punctuation kapag nagtatrabaho sa mga patlang ng merge ng mail dahil sa spacing. Mapapansin mo na madalas mong ilalagay ang bantas, alisin ito nang ganap, o magdagdag ng double bantas kapag mayroon kang maraming mga patlang ng pagsasama ng mail sa isang hilera.
5. Pag-format
Ang pag-format ng iyong teksto ay isa sa mga pangunahing pagkakamali na hahantong sa isang "pagsasama ng mail na hindi gumagana" sa paghahanap sa Google. Mahalaga para sa iyo na suriin kung ang pag-format na inilapat sa iyong mga patlang ng pagsasama ng mail ay tama. Kung ikaw ay isang newbie mail merger o nakumpleto mo ang daan-daang mga merge ng mail, mahalaga na suriin ang mga patlang ng merge ng mail para sa italicization, underlining, at naka-bold na pag-format at itama ang mga ito bago mo tapusin ang Merge ng Mail.
Pagbabalot Up
Ito ay hindi nangangahulugang isang malawakan na listahan ng mga pagkakamali na maaari mong ipakilala sa isang proseso ng pagsasama ng mail, ngunit ito ay isang magandang lugar upang magsimula. At hindi ito sinasabi na dapat kang patunay para sa iba pang mga pagkakamali, tulad ng mga typo at mga maling pagbaybay, na maaaring maganap sa anumang dokumento. Walang perpekto; ang ilang mga tao ay mas mahusay na lamang sa pagpapanggap sila!
In-edit ni: Martin Hendrikx