Isang Panimula sa Pagsasama ng Koreo at Gumagamit nito

Ang pagsasama ng mail ay isang tool na nagpapasimple sa paglikha ng isang hanay ng mga dokumento na katulad ngunit naglalaman ng mga natatanging at variable na mga elemento ng data. Ito ay natapos sa pamamagitan ng pag-link sa isang database na naglalaman ng mga elemento ng data sa isang dokumento, na naglalaman ng mga patlang ng pagsasama kung saan ang natatanging data ay populated.

Ang pagsasama ng mail ay nagliligtas sa iyo ng oras at pagsisikap sa pamamagitan ng pag-automate ng proseso ng pagpasok ng mga pamantayang piraso ng data tulad ng mga pangalan at address sa isang dokumento. Halimbawa, maaari mong i-link ang isang form na sulat sa isang pangkat ng mga contact sa Outlook; ang liham na ito ay maaaring magkaroon ng isang patlang ng pagsasama para sa bawat address ng contact at isa para sa nararapat na pangalan ng contact bilang bahagi ng pagbati ng sulat.

Mga Gamit ng Pagsamahin ng Koreo

Ang pagsasama-sama ng mail, para sa maraming mga tao, ay nagpapahiwatig ng mga saloobin ng junk mail. Habang ang mga marketer ay walang katiyakan na gumamit ng mail merge upang makapagdulot ng malaking halaga ng mail nang mabilis at madali, maraming iba pang mga gamit ang maaaring makapagtataka sa iyo at baguhin ang paraan ng iyong paglikha ng ilan sa iyong mga dokumento.

Maaari mong gamitin ang mail merge upang lumikha ng anumang uri ng naka-print na dokumento, pati na rin ang mga elektronikong ibinahagi ng mga dokumento at fax. Ang mga uri ng mga dokumento na maaari mong gawin gamit ang isang mail merge ay halos walang hanggan. Narito ang ilang mga halimbawa:

Kapag ginamit nang maayos, ang mail merge ay maaaring mapabuti ang iyong pagiging produktibo ng malaki. Maaari rin itong mapalakas ang pagiging epektibo ng mga dokumento na iyong nilikha. Halimbawa, sa pamamagitan ng pagpapasadya ng mga titik na may mga pangalan ng tatanggap o iba pang mga sangkap na tiyak sa bawat tatanggap, nagpapakita ka ng isang makintab, personal na larawan na nagtatakda ng yugto para sa kinalabasan na nais mo.

Anatomiya ng Pagsusulat ng Koreo

Ang isang mail merge ay binubuo ng dalawang pangunahing bahagi: ang dokumento at ang pinagmulan ng data , na tinutukoy din bilang database. Pinapadali ng Microsoft Word ang iyong trabaho sa pamamagitan ng pagpapaalam sa paggamit mo ng iba pang mga application ng Office tulad ng Excel at Outlook bilang pinagmumulan ng data. Kung mayroon kang buong Office suite, gamit ang isa sa mga application nito bilang iyong mapagkukunan ng data ay madali, maginhawa, at lubos na inirerekomenda. Halimbawa, ang paggamit ng mga kontak na ipinasok mo sa iyong mga contact sa Outlook ay i-save ka mula sa muling pagpasok ng impormasyong iyon sa ibang pinagmulan ng data. Ang paggamit ng isang umiiral na spreadsheet ng Excel ay nagbibigay sa iyo ng mas higit na kakayahang umangkop sa iyong data kaysa sa data source na Word ay lilikha.

Kung mayroon ka lamang na programa ng Salita, gayunpaman, maaari mo pa ring gamitin ang tampok na merge ng mail. Ang Word ay may kakayahang lumikha ng isang ganap na nako-customize na mapagkukunan ng data para sa iyo na gamitin sa iyong mail merge.

Pag-set Up ng isang Pagsamahin ng Koreo

Ang isang mail merge ay maaaring mukhang kumplikado-at kumplikado, data-mabigat na mga dokumento na umaasa sa mga malalaking database ay tiyak na maaaring. Pinapadali ng salita ang pag-setup ng isang mail merge para sa mga karaniwang gamit sa pamamagitan ng pagbibigay ng mga wizard na lumalakad sa iyo sa pamamagitan ng proseso ng pag-uugnay ng iyong dokumento sa isang database. Sa pangkalahatan, maaari mong kumpletuhin ang proseso sa mas kaunti sa 10 medyo madaling hakbang, kabilang ang paghahanap at pagwawasto ng mga error. Iyan ay mas kaunti kaysa sa paghahanda ng iyong dokumento nang manu-mano, at may mas kaunting oras at abala.