Ang isang maliit na organisasyon ay napupunta sa isang mahabang paraan kapag ikaw ay naghahanap ng mga file
Kung gumugugol ka ng mas maraming oras na naghahanap para sa iyong mga file sa Microsoft Word kaysa sa iyong ginagawa sa mga ito, pagkatapos ay oras na upang samantalahin ang ilan sa mga tampok ng organisasyon na Word at iyong computer na alok.
I-save ang Lahat ng Mga File ng Salita Gamit ang Thumbnail
Ang pag-save ng bawat file ng Word gamit ang isang preview na larawan o thumbnail ay ginagawang mas madali upang makilala nang hindi binubuksan ang mga ito. Maaari mong i-save ang lahat ng mga dokumento ng Word na may isang preview o thumbnail na larawan sa pamamagitan ng pagsunod lamang ng ilang mga hakbang:
- Buksan ang Microsoft Word.
- Mag-click sa File sa menu bar.
- Piliin ang Mga Properties sa ibaba ng drop-down na menu.
- I-click ang tab na Buod .
- Maglagay ng check mark sa tabi ng I- save ang larawan ng preview gamit ang dokumentong ito o I- save ang Mga Thumbnail para sa Lahat ng Mga Dokumento ng Word (depende sa iyong bersyon ng Salita).
- I - click ang OK .
I-update ang Mga Katangian ng Word Document
Kung ikaw ay 'nagtatrabaho sa napakalaking dami ng mga dokumento ng Word na may mga katulad na mga pangalan at lokasyon, tiyak na nais mong samantalahin ang katangian ng mga katangian ng dokumento ng Word. Bumalik sa File > Properties > Buod at isama ang mga komento, mga keyword, kategorya, pamagat o impormasyon ng paksa-anumang bagay na tutulong sa iyo na makilala ang mga file. Pagdating ng oras upang maghanap, maaaring makita ng Salita nang eksakto kung ano ang kailangan mo.
Gumawa ng Mga Folder sa Iyong Computer at Gamitin ang mga ito
Mag-set up ng isang folder para sa lahat ng iyong mga dokumento ng Word pasulong at pangalanan ito ng isang bagay na hindi mo malilimutan-tulad ng "MyWordDocs." Populate ito sa mga folder na may mga pangalan na may katuturan sa iyo at gamitin ang mga ito. Kung may pananagutan ka sa paggawa ng lingguhang mga tala ng pulong, halimbawa, gumawa ng isang folder para sa mga talang iyon at isama ang karagdagang mga folder sa loob nito para sa mga buwan o taon.
Kung mayroon kang mga taon ng mga dokumento ng Word na nakakalat tungkol sa iyong computer at walang oras upang buksan ang mga ito at magpasya kung sila ay keepers o hindi, gumawa ng isang folder para sa bawat isa sa mga taon ang mga lumang mga dokumento ay mula at i-drop ang lahat ng mga 2010 na mga dokumento sa isang folder, 2011 sa isa pa at iba pa hanggang sa magkaroon ka ng oras upang muling bisitahin ang mga ito.
Gumamit ng isang Consistent File Naming System
Ang pagtatatag ng isang sistema ng pagpapangalan ay marahil ang pinakamahalagang bagay na maaari mong gawin upang makatulong sa oras na ito upang mahanap ang mga file na gusto mo. Walang isang tamang paraan upang pangalanan ang iyong mga file, ngunit ang pagpili ng isang sistema ng pagbibigay ng pangalan at palagiang ginagamit ito ay nagkakahalaga ng pagsisikap. Ang mga suhestiyon ay:
- Isama ang uri ng dokumento, upang masabi mo sa isang sulyap na ang anumang pangalan ng file na naglalaman ng "Kontrata," "Lease" o "Newsletter" ay hindi ang liham na iyong hinahanap.
- Simulan ang pangalan gamit ang pangalan ng kliyente (o ang huling pangalan ng tatanggap kung ang mga dokumento ay mga titik).
- Isama ang petsa sa pangalan ng file.
Huwag kang mag-madali
Kung ang iyong computer ay kumpleto na sa mga file, huwag subukan na harapin ang iyong mga problema sa organisasyon nang sabay-sabay. Hatiin ang trabaho sa mga napapamahalaang piraso at gumugol ng 15 minuto sa isang araw na nagtatrabaho dito. Sa pag-ikot ka ng mga stray Word file sa iyong computer, ilagay ang mga ito sa isa sa mga folder na ginawa mo, gumawa ng bagong folder, o tanggalin ang mga ito kung hindi mo na kailangan ang mga ito. Kung hindi mo mapagtanto ang iyong isip, ilagay ang mga ito sa isang folder na pinamagatang HoldUntilDate at pumili ng isang petsa na malayo malayo sa hinaharap na kung hindi mo binuksan ang folder sa pamamagitan ng pagkatapos, makikita mo kumportable pagtanggal ito. Anuman ang mga uri ng mga folder na gagawin mo, ilagay ang mga ito sa iyong isang malaking folder ng Word, kaya malalaman mo kung saan dapat tingnan.