Karamihan sa mga kumpanya ay pamilyar sa kung ano ang maaaring gawin sa Microsoft Word at Excel, ngunit ang pag-unawa kung ano ang maaaring gawin ng Microsoft Access ay isang mas mahirap na maunawaan. Ang ideya ng paglikha ng mga database at sinusubukang mapanatili ang mga ito ay tila tulad ng isang hindi kailangang paggamit ng mga mapagkukunan. Gayunpaman, para sa mga maliliit na negosyo, ang program na ito ay maaaring magbigay ng ilang natatanging mga pakinabang, lalo na pagdating sa pamamahala ng paglago at organisasyon.
Ang Microsoft Access ay nagbibigay ng isang mas matatag na paraan para sa mga maliliit na kumpanya upang subaybayan ang data at mga proyekto kaysa sa Excel o Word. Ang pag-access ay maaaring tumagal ng mas maraming oras upang matuto kaysa sa mas karaniwang ginagamit na mga apps ng Microsoft, ngunit mayroon din itong higit na halaga na idinagdag para sa mga proyekto sa pagsubaybay, badyet, at paglago. Ang lahat ng mga data na kinakailangan upang magpatakbo ng isang maliit na negosyo para sa paghahambing at pagsusuri ay pinananatili sa isang solong programa, na ginagawang mas madali upang magpatakbo ng mga ulat at mga chart kaysa sa anumang iba pang programa. Nag-aalok ang Microsoft ng isang bilang ng mga template upang gawing simple ang proseso ng pag-aaral at maaaring ipasadya ng mga user ang mga template habang pumunta sila. Ang pag-unawa sa mga batayan ng Microsoft Access ay maaaring makatulong sa mga maliliit na negosyo na makita ang buong halaga nito sa kanilang pang-araw-araw na operasyon.
Kung gumagamit ka na ng isang spreadsheet, madali itong i-convert ang iyong spreadsheet sa Excel sa isang database ng Access.
Pagpapanatili ng Impormasyon ng Customer
Pinapayagan ng database ang mga negosyo na masubaybayan ang lahat ng kinakailangang impormasyon para sa bawat kliyente o customer, kabilang ang mga address, impormasyon ng order, mga invoice, at mga pagbabayad. Hangga't ang database ay naka-imbak sa isang network kung saan maaaring ma-access ng lahat ng mga empleyado ito, ang mga gumagamit ay maaaring matiyak na ang impormasyon ay mananatiling kasalukuyang. Dahil ang impormasyon ng kliyente ay mahalaga sa bawat maliit na negosyo, ang database ay maaaring ma-secure. Ang pagdaragdag ng mga form sa database ay tumutulong sa mga maliliit na negosyo na ang data ay patuloy na ipinasok ng lahat ng empleyado.
Habang pamilyar ang mga gumagamit sa programa, maaaring magdagdag ng mas detalyadong mga sangkap, tulad ng pagma-map sa mga address ng kliyente. Pinapayagan nito ang mga empleyado na i-verify ang mga address para sa mga bagong customer o mga ruta ng plano para sa paghahatid Pinapayagan din nito ang mga negosyo na lumikha ng mga invoice at maaaring magpadala ng mga email o regular na mail at magagawang subaybayan kung kailan at kung paano binabayaran ang mga invoice. Ang pag-update at pag-iimbak ng data ng kostumer sa Access ay mas maaasahan kaysa sa isang spreadsheet o Word na dokumento, at pinasisigpit ang pamamahala ng impormasyong iyon.
Pagsubaybay sa Financial Data
Maraming mga negosyo ang pagbili ng software na partikular para sa pagsubaybay sa pananalapi, ngunit para sa isang maliit na negosyo na hindi lamang hindi kailangan, ito ay may gawi na gumawa ng dagdag na trabaho. Bilang karagdagan sa pagiging magagawang lumikha at subaybayan ang mga invoice, ang lahat ng mga gastusin sa negosyo at mga transaksyon ay maaaring maitala sa pamamagitan ng parehong programa. Para sa mga kumpanya na may buong Microsoft Office Suite, kabilang ang Outlook at Access, ang mga paalala ng pagbabayad sa Outlook ay maaaring maiugnay sa database. Kapag nagpa-pop up ang paalala, ang mga user ay maaaring gumawa ng kinakailangang pagbabayad, ipasok ang data sa Access, pagkatapos isara ang paalala.
Maaaring kinakailangan upang bumili ng mas sopistikadong software habang lumalaki ang negosyo, at ang mga negosyo ay may kalamangan kung ang lahat ng kanilang pinansiyal na data ay naka-imbak sa Access. Maraming iba pang mga programa ang maaaring tumanggap ng data na na-export mula sa Access, na ginagawang mas madali ang paglipat ng impormasyon kapag dumating ang oras.
Pamamahala ng Marketing at Sales
Ang isa sa mga pinaka-maliit na ginamit ngunit mahusay na mga paraan ng paggamit ng Access ay upang masubaybayan ang impormasyon sa marketing at benta. Gamit ang umiiral na impormasyon ng kliyente na naka-imbak sa database, madaling magpadala ng mga email, flyer, mga kupon, at regular na post sa mga taong maaaring interesado sa mga benta o mga espesyal na alok. Masusubaybayan ng maliliit na negosyo kung gaano karaming ng kanilang mga umiiral na kliyente ang sumagot pagkatapos ng isang kampanya sa marketing.
Para sa mga bagong customer, maaaring buuin at masubaybayan ang buong kampanya mula sa iisang lokasyon. Ginagawa nitong mas madali para sa mga empleyado na makita kung ano ang nakumpleto na at kung ano ang nananatiling tapos na o kung ano ang kailangang sundin.
Pagsubaybay ng Produksyon at Imbentaryo
Katulad ng pagsubaybay sa kliyente, ang pagsubaybay sa data sa imbentaryo, mga mapagkukunan, at ang stock ay kritikal para sa anumang negosyo. Pinadadali ng pagpasok ang data sa mga pagpapadala sa mga warehouse at upang malaman kung oras na mag-order ng higit pa sa isang partikular na produkto. Ito ay lalong kritikal para sa mga tagagawa na nangangailangan ng maraming iba't ibang mga mapagkukunan upang makumpleto ang isang produkto, tulad ng mga bahagi ng eroplano o mga aktibong ingredients ng pharmaceutical.
Kahit na ang mga industriya ng serbisyo ay kailangang panatilihin ang imbentaryo, at ang pagkakaroon ng lahat ng impormasyong iyon sa isang lugar ay ginagawang mas madali upang makita kung aling computer ang nakatalaga sa kung aling empleyado o matukoy kung kailangang ma-upgrade ang kagamitan sa opisina. Kung ang mga sasakyan sa pagsubaybay, mga aparatong mobile, mga serial number, impormasyon sa pagpaparehistro, mga log ng user, o mga buhay ng hardware, ang mga maliliit na negosyo ay maaaring masubaybayan ang kanilang hardware nang mas madali.
Higit pa sa hardware, kailangan ng mga negosyo na masubaybayan ang software. Mula sa pagpaparehistro at ang bilang ng mga computer na pinapayagan na gamitin ang software sa bersyon ng impormasyon at gumagamit, ito ay mahalaga para sa mga negosyo upang ma-mabilis at tumpak na pull impormasyon sa kanilang kasalukuyang mga configuration. Ang kamakailang pagtatapos ng suporta para sa Windows XP ay nagsisilbi bilang isang tala ng paalala kung bakit mahalagang malaman kung ano ang software at operating system sa mga computer at device ng negosyo.
Pagpapatakbo ng Mga Ulat at Pagsusuri
Marahil ang pinaka-makapangyarihang aspeto ng Access ay ang kakayahan ng gumagamit na bumuo ng mga ulat at mga chart mula sa lahat ng data. Ang pagiging magagawang upang itala ang lahat ng bagay na naka-imbak sa iba't-ibang mga database ay kung ano ang gumagawa ng Microsoft Access isang powerhouse para sa mga maliliit na negosyo. Ang isang user ay maaaring mabilis na bumuo ng isang ulat na naghahambing sa mga gastos ng mga mapagkukunan laban sa kasalukuyang pagpepresyo, lumikha ng isang tsart na nagpapakita kung magkano ang nasa stock para sa isang paparating na kampanya sa pagmemerkado, o magpatakbo ng isang pagsusuri na nagpapakilala sa mga kliyente sa likod ng mga pagbabayad. Sa kaunting dagdag na kaalaman tungkol sa mga tanong, maaaring kontrolin ng mga maliliit na negosyo kung paano nila tinitingnan ang data.
Kahit na mas mahalaga, ang Microsoft Access ay maaaring nakatali sa iba pang mga produkto ng Microsoft. Maaaring suriin ng maliliit na negosyo ang isang ulat, maghanap ng data ng kliyente, at bumuo ng mga invoice sa Word. Ang isang mail merge ay maaaring lumikha ng regular na mga titik ng post habang ang gumagamit ay sabay na bumubuo ng isang email sa Outlook. Maaaring i-export ang data sa Excel para sa mas malalim na pagtingin sa mga detalye, at mula doon ay ipadala sa PowerPoint para sa isang pagtatanghal. Ang pagsasama sa lahat ng iba pang mga produkto ng Microsoft ay marahil ang pinakamahusay na dahilan upang gamitin ang Access upang isentralisa ang lahat ng impormasyon ng isang negosyo.