Ang Microsoft Access ay may tatlong pangunahing sangkap: mga talahanayan, mga query at mga form
Ang anumang kumpanya na nalulula sa maraming dami ng data na kailangang masubaybayan o sa pamamagitan ng isang sistema na gumagamit ng pag-file ng papel, mga dokumento ng teksto o isang spreadsheet upang subaybayan ang mga kritikal na impormasyon ay maaaring makinabang mula sa paggawa ng paglipat sa isang sistema ng pamamahala ng data. Ang isang sistema ng database tulad ng Microsoft Access 2010 ay maaaring maging kung ano ang kailangan ng kumpanya.
Ano ang isang Database?
Sa pinakasimulang antas, isang database ay isang organisadong koleksyon ng data. Ang isang sistema ng pamamahala ng database (DBMS) tulad ng Microsoft Access ay nagbibigay sa iyo ng mga tool sa software na kailangan mo upang ayusin ang data na iyon sa isang may kakayahang umangkop na paraan. Kabilang dito ang mga pasilidad upang idagdag, baguhin at tanggalin ang data mula sa database, magtanong tungkol sa data na nakaimbak sa database at gumawa ng mga ulat na nagbubuod sa mga napiling nilalaman.
Microsoft Access 2010 Components
Ang Microsoft Access 2010 ay nagbibigay ng mga user na may isang simple at kakayahang umangkop na solusyon sa DBMS. Ang mga regular na gumagamit ng mga produktong Microsoft ay pinasasalamatan ang pamilyar na hitsura at pakiramdam ng Windows at ang masikip na pagsasama sa iba pang mga produkto ng pamilya ng Microsoft Office.
Tatlo sa mga pangunahing bahagi ng Access na nakatagpo ng karamihan sa mga user ng database ay mga talahanayan, mga query, at mga form. Kung nagsisimula ka lamang sa Access at wala nang isang Access database sa mangyaring, basahin ang tungkol sa Paglikha ng isang Access 2010 Database mula sa Scratch.
Ang mga Tables ay ang mga Block ng Building
Ang mga table ay ang mga pangunahing bloke ng gusali ng anumang database. Kung pamilyar ka sa mga spreadsheet, makakahanap ka ng mga talahanayan ng database ay katulad. Ang karaniwang talahanayan ng database ay maaaring maglaman ng impormasyon ng empleyado, kabilang ang mga katangian tulad ng pangalan, petsa ng kapanganakan at pamagat. Maaaring ito ay nakabalangkas tulad ng sumusunod:
- Employee ID
- Huling pangalan
- Pangalan
- Pamagat
- Pagbati
- Araw ng kapanganakan
Suriin ang pagtatayo ng isang talahanayan at makikita mo na ang bawat haligi ng talahanayan ay tumutugma sa isang partikular na katangian ng empleyado-o katangian sa mga tuntunin ng database. Ang bawat hilera ay tumutugma sa isang partikular na empleyado at naglalaman ng kanyang impormasyon. Iyon lang ang mayroon dito. Kung nakatutulong ito, isipin ang bawat talahanayan bilang listahan ng impormasyon ng estilo ng spreadsheet.
Mga Impormasyon sa Pagkuha ng Mga Query
Ang isang database na nag-iimbak lamang ng impormasyon ay walang silbi; kailangan mo ng mga paraan upang makuha din ang impormasyon. Kung nais mo lamang maalala ang impormasyong nakaimbak sa isang talahanayan, pinapayagan ka ng Access sa Microsoft na buksan mo ang talahanayan at mag-scroll sa mga talaan na nasa loob nito. Gayunpaman, ang tunay na kapangyarihan ng isang database ay namamalagi sa mga kakayahan nito upang masagot ang mga kumplikadong mga query. Ang mga query ng access ay nagbibigay ng kakayahan upang pagsamahin ang data mula sa maraming mga talahanayan at ilagay ang mga partikular na kondisyon sa data na nakuha.
Isipin na ang iyong organisasyon ay nangangailangan ng isang simpleng paraan upang lumikha ng isang listahan ng mga produktong ito na kasalukuyang nagbebenta sa itaas ng kanilang average na presyo. Kung nakuha mo lamang ang talahanayan ng impormasyon ng produkto, ang pagtupad sa gawaing ito ay nangangailangan ng malaking halaga ng pag-uuri sa pamamagitan ng data at pagpapalabas ng mga kalkulasyon sa pamamagitan ng kamay. Gayunpaman, ang kapangyarihan ng isang query ay nagpapahintulot sa iyo na hilingin na ang Access return ay tanging mga tala na nakakatugon sa kondisyon sa pagpepresyo sa itaas-average. Bukod pa rito, maaari mong turuan ang database upang ilista lamang ang pangalan at yunit ng presyo ng item.
Para sa karagdagang impormasyon sa kapangyarihan ng mga query sa database sa Access, basahin ang Paglikha ng isang Simpleng Query sa Microsoft Access 2010.
Ang mga Form Insert Information
Sa ngayon, nabasa mo ang tungkol sa mga konsepto sa likod ng pag-aayos ng impormasyon sa isang database at pagbawi ng impormasyon mula sa isang database. Kailangan mo pa rin ng mga mekanismo upang ilagay ang impormasyon sa mga talahanayan sa unang lugar. Ang Microsoft Access ay nagbibigay ng dalawang pangunahing mekanismo upang makamit ang layuning ito. Ang unang paraan ay upang ilabas ang table sa isang window sa pamamagitan ng pag-double-click dito. Pagkatapos, magdagdag ng impormasyon sa ibaba ng talahanayan, tulad ng iyong idagdag ang impormasyon sa isang spreadsheet.
Nagbibigay din ang access ng interface ng mga user-friendly na interface. Ang interface ay nagbibigay-daan sa mga gumagamit na magpasok ng impormasyon sa isang graphical form at na ang impormasyon na halatang ipinasa sa database. Ang pamamaraang ito ay mas nakakatakot para sa operator ng data entry ngunit nangangailangan ng kaunting pang gawain sa bahagi ng database administrator. Para sa karagdagang impormasyon, basahin ang Mga Form ng Paglikha sa Access 2010
Mga Ulat ng Access sa Microsoft
Ang mga ulat ay nagbibigay ng kakayahan upang makabuo ng mga naka-format na naka-akit na mga buod ng data na nakapaloob sa isa o higit pang mga talahanayan at mga query. Sa pamamagitan ng paggamit ng mga trick at template ng shortcut, ang mga gumagamit ng database na may kaalaman ay maaaring lumikha ng mga ulat sa loob lamang ng ilang minuto.
Ipagpalagay na nais mong gumawa ng isang katalogo upang magbahagi ng impormasyon ng produkto sa kasalukuyan at prospective na mga kliyente. Ang ganitong uri ng impormasyon ay maaaring makuha mula sa database sa pamamagitan ng mahusay na paggamit ng mga query. Gayunpaman, ang impormasyong ito ay iniharap sa isang pormularyo sa tabular-hindi eksakto ang pinaka-kaakit-akit na materyal sa marketing. Pinapayagan ng mga ulat ang pagsasama ng mga graphics, kaakit-akit na pag-format, at pagbilang ng pahina. Para sa higit pang impormasyon, tingnan ang Paglikha ng Mga Ulat sa Access 2010.