Paano Gamitin ang Mga Kategorya ng Contact bilang Mga Listahan ng Pamamahagi sa Outlook

Isang Alternatibo sa Mga Grupo at Listahan ng Pamamahagi

Ang mga listahan ng pamamahagi ng Outlook ay madaling gamitin para sa pagpapadala sa isang pangkat ng mga tao mabilis. Imposible din silang maghanap, mahirap pangasiwaan at medyo maselan sa boot. Nakategorya ang mga contact para sa nababaluktot na mga listahan ng pamamahagi ng email gamit ang Outlook mail merge.

Hinahayaan ka ng Outlook na magtalaga ng anumang bilang ng mga kategorya sa iyong mga contact. Pagkatapos ay maaari mong ayusin ang iyong address book sa pamamagitan ng kategorya-at, sa simula, narito ang iyong bagong eleganteng, maraming nalalaman at matatag na listahan ng pamamahagi.

Gamitin ang Mga Contact Contact bilang Mga Listahan ng Pamamahagi sa Outlook

Maaari kang lumikha ng isang pamamahagi o mailing list na may mga kategorya sa Outlook sa mga sumusunod na hakbang.

1. Buksan ang Mga Contact sa Outlook.
   • Halimbawa, pindutin ang Ctrl-3 .
2. Tiyaking naka-highlight ang lahat ng mga contact na nais mong idagdag sa iyong bagong listahan ng pamamahagi .
   • Upang magdagdag ng mga tao na wala pa sa iyong mga contact sa Outlook , gawin muna ang mga ito, siyempre, gamit ang Ctrl-N .
   • Maaari mong i-highlight ang maramihang mga entry sa pamamagitan ng pagpindot sa Shift-Ctrl habang pinili mo ang mga ito gamit ang mouse, at isang hanay sa pamamagitan ng pagpindot sa Shift nang nag- iisa.
3. Tiyaking napili at pinalawak ang laso ng Home .
4. I-click ang Categorize sa seksyon ng Mga Tag .
5. Piliin ang Lahat ng Mga Kategorya ... mula sa drop-down na menu.
6. I-click ang Bagong ... sa window ng Mga Kategorya ng Kulay .
7. Ipasok ang ninanais na pangalan ng listahan ng pamamahagi (hal. "Mga Kaibigan at Pamilya (Listahan)") sa ilalim ng Pangalan :.
8. Pumili ng Wala sa ilalim ng Kulay: o, siyempre, ang iyong ninanais na kulay.
9. I - click ang OK .
10. Ngayon, i-click ang OK muli pagkatapos mong mapatunayan na ang bagong kategorya ay naka-check sa window ng Mga Kategorya ng Kulay .

Upang magdagdag ng mga bagong miyembro sa listahan ng pamamahagi anumang oras:

1. Pumunta sa Mga Contact sa Outlook.
2. I-highlight ang lahat ng mga contact na nais mong idagdag sa listahan.
3. Tiyakin na ang Home ribbon ay pinalawak.
4. I-click ang I-classify sa seksyon ng Mga laso ng Ribbon.
5. Tiyaking pinili ang kategorya ng listahan.
   • Kung ang kategorya ay hindi lilitaw sa menu:
     1. Piliin ang Lahat ng Mga Kategorya ... mula sa menu.
     2. Tiyaking naka-check ang kategorya ng listahan sa haligi ng Pangalan .
     3. I - click ang OK .

Magpadala ng Mensahe sa Listahan ng iyong Pamamahagi ng Kategorya

Upang bumuo ng isang bagong mensahe o kahilingan ng pulong sa lahat ng mga miyembro ng listahan ng pamamahagi ng kategorya:

1. Pumunta sa Mga Contact sa Outlook.
2. I-click ang Mga Paghahanap sa Contact .
   • Maaari mo ring pindutin ang Ctrl-E .
3. Tiyaking pinalawak ang Search ribbon.
4. I-click ang Nakategorya sa seksyon ng Pinuhin na laso ng Paghahanap .
5. Piliin ang nais na kategorya mula sa menu na lumitaw.
6. Buksan ang ribbon Home .
7. I-click ang Mail Merge sa seksyon ng Mga Pagkilos .
8. Tiyaking napili ang Lahat ng mga contact sa kasalukuyang view sa ilalim ng Mga Contact .
9. Karaniwan, tiyakin
   • Ang Mga Sulat ng Form ay pinili sa ilalim ng Uri ng Dokumento: at
   • E-mail sa ilalim ng Merge to: sa seksyon ng Merge options .
10. Ipasok ang paksa para sa email sa ilalim ng linya ng paksa ng Mensahe :.
11. I - click ang OK .
12. Bumuo ng teksto ng email sa Word.
    • Maaari mong gamitin ang mga tool sa seksyon ng Isulat & Ipasok ang Mga Patlang ng Mailing ribbon upang iakma ang mga pagbati para sa bawat tatanggap, halimbawa, at magpasok o gumamit ng iba pang mga field ng address book.
    • Hinahayaan ka ng Mga Resulta ng Pag-preview na subukan kung ano ang gagawin ng iyong mga field at mga panuntunan sa tekstong email ng bawat tatanggap.
13. I-click ang Tapusin at Pagsamahin sa seksyon ng Tapos na Mailing ng Mailings .
14. Piliin ang Magpadala ng Mensahe ng Email ... mula sa menu na lumitaw.
15. Tiyaking napili ang naaangkop na patlang ng address ng email address (Karaniwang Email ) sa ilalim ng Upang: para sa mga pagpipilian sa Mensahe .

1. Piliin ang Plain text o HTML (kabilang ang pag-format) sa ilalim ng format ng Mail:.
   • Karaniwang mas mahusay na iwasan ang Attachment para sa pagpili na ito; ibibigay nito ang teksto ng mensahe bilang isang attachment ng Salita, na ang mga tatanggap ay karaniwang hindi maaaring basahin nang direkta ngunit kailangang buksan nang hiwalay.
2. Tiyaking napili ang Lahat sa ilalim ng Ipadala ang mga tala .
3. I - click ang OK .
4. Kung sinenyasan:
   1. I-click ang Payagan sa ilalim ng isang programa ay sinusubukang i-access ang impormasyon ng e-mail address na naka-imbak sa Outlook.

Maaari mong isara at itapon o i-save ang dokumento sa Word habang pinapayagan mo.

Gamitin ang Mga Contact Contact bilang Mga Listahan ng Pamamahagi sa Outlook 2007

Upang lumikha ng isang pamamahagi o mailing list na may mga kategorya sa Outlook 2007:

• Pumunta sa Mga Contact sa Outlook.
• I-highlight ang lahat ng mga contact na nais mong idagdag sa iyong bagong listahan ng pamamahagi.
  • Upang magdagdag ng mga tao na wala pa sa iyong mga contact sa Outlook, lutasin muna ang mga ito gamit ang Ctrl-N .
• I-click ang pindutan ng toolbar na kategorya .
  • Maaari mo ring piliin ang Mga Pagkilos> I-classify mula sa menu.
• Piliin ang Lahat ng Mga Kategorya ... mula sa drop-down na menu.
• I-click ang Bagong ...
• I-type ang ninanais na pangalan ng listahan ng pamamahagi (hal. "Mga Kaibigan at Pamilya (Listahan)").
• Pumili ng Wala mula sa Kulay: drop-down na menu.
• I - click ang OK .
• I - click ang OK muli pagkatapos mong mapatunayan na naka-check ang bagong kategorya.

Upang magdagdag ng mga bagong miyembro mamaya, italaga sa kanila ang naaangkop na kategorya nang paisa-isa.

Magpadala ng Mensahe sa Listahan ng iyong Pamamahagi ng Kategorya sa Outlook 2007

Upang bumuo ng isang bagong mensahe o kahilingan ng pulong sa lahat ng mga miyembro ng listahan ng pamamahagi ng kategorya:

• Pumunta sa Mga Contact sa Outlook.
• Piliin ang Tingnan> Kasalukuyang Tingnan> Ayon sa Kategorya mula sa menu.
• I-click ang nais na heading ng listahan ng kategorya.
• Piliin ang Mga Pagkilos> Lumikha> Bagong Mensahe sa Pakikipag-ugnay o Mga Pagkilos> Lumikha> Bagong Kahilingan sa Pagpupulong sa Makipag-ugnay mula sa menu.
• I - click ang OK kung ang Outlook ay aabisuhan ka na ang iyong aksyon ay nalalapat sa lahat ng mga item sa grupo.
• Mag-click sa field na To ....
  • Inilagay ng Outlook ang lahat ng address sa field na To:. Para sa mga mensaheng listahan, kadalasan ay mas mahusay na magkaroon ng lahat ng mga address sa patlang ng Bcc : upang maiwasan ang pagbubunyag ng mga address. Kung angkop, maaari mong iwanan ang mga address sa patlang na To: siyempre, o ilipat ang mga ito sa patlang ng Cc:.
  • Para sa mga contact na may maramihang mga email address, ipinasok ng Outlook ang bawat isa. Pinakamainam na tanggalin ang mga hindi pinagkakatiwalaang mga address.
• Pindutin ang Ctrl-A .
• Pindutin ang Ctrl-X .
• Tiyaking makikita ang patlang ng Bcc ....
• Mag-click sa patlang ng Bcc ....
• Pindutin ang Ctrl-V .
• I-type ang iyong email address sa field na To ....
• Ipagpatuloy ang pagsulat ng mensahe o kahilingan sa pagpupulong.

(Nasubukan sa Outlook 2007 at Outlook 2016)