Upang mapanatili ang iyong default na Personal Folder file na slim at, maliit at perpektong hugis para sa mabilis na pang-araw-araw na pag-access, ang Outlook ay may madaling gamitin na tampok na AutoArchive na awtomatikong naglilipat ng mga lumang item sa isang archive file .
Ngunit ano kung kailangan mo lamang mag-archive isang beses sa isang taon at sa isang naaalis na daluyan? Sabihin nating bawat taon sa pagitan ng Bisperas ng Pasko at Bagong Taon, nais mong ilipat ang halaga ng lumang mail mula sa Outlook sa isang DVD-ROM. Sa ilang PST file juggling, magagawa mo.
I-archive ang Outlook Mail sa isang Matatanggal na Medium
Upang i-archive ang lumang Outlook mail sa isang naaalis na daluyan:
- Piliin ang File | Pamamahala ng Data ng File ... mula sa menu sa Outlook.
- I-click ang Magdagdag ....
- Mag-iwan ng Opisina ng Personal na Mga Folder ng File (.pst) na napili.
- Kung kailangan mong ma-access ang iyong mga naka-archive na mensahe mula sa isang bersyon ng Outlook bago ang Outlook 2003, piliin ang Opisina 97-2002 Personal Folder File (.pst) .
- I - click ang OK .
- Sa ilalim ng I- save sa:, pumunta sa naaalis na medium, network drive o iba pang lugar kung saan nais mong iimbak ang iyong archive.
- I-type ang nais na pangalan ng iyong archive sa ilalim ng Pangalan ng File:.
- I - click ang OK .
- Bigyan ang iyong archive ng isang mapaglarawang pangalan (ang taon ng naka-archive na koreo, halimbawa) sa ilalim ng Pangalan:.
- Opsyonal, encrypt at password-maprotektahan ang iyong mga naka-archive na mensahe.
- I - click ang OK .
- I-click ang Isara .
- Ilipat ang mga folder na nais mong i-archive sa bagong lokasyon ng archive sa pane ng nabigasyon ng Outlook.
- Kung nais mong i-archive lamang ang mga indibidwal na mensahe, hindi buong folder, i-right-click sa bagong lokasyon ng archive at piliin ang Bagong Folder ... upang lumikha ng isang bagong folder ng Mail at Post Item sa loob nito. Pagkatapos ay ilipat ang nais na mga mensahe sa bagong folder.
- Mag-click sa lokasyon ng archive gamit ang kanang pindutan ng mouse.
- Piliin ang Isara ang "..." mula sa menu.
Ang iyong mga mensahe ay naka-archive at wala na sa ngayon. Siyempre, maaari mong i- plug ang mga ito pabalik sa Outlook sa anumang oras madali upang basahin o mabawi ang mga ito.