Lumikha ng Drop Down List sa Excel Mula sa Ibang Worksheet

Ang paglikha ng drop down na listahan sa Excel ay nagbibigay-daan sa iyo upang ipasok ang data sa isang partikular na cell ng isang worksheet mula sa isang preset na listahan ng mga entry.

Ang mga benepisyo ng paggamit ng isang listahan ng drop-down ay ang:

• Mas madali ang paggawa ng data entry
• Pag-iwas sa mga error sa entry ng data
• Pinipigilan ang bilang ng mga lokasyon para sa pagpasok ng data

Excel Drop-Down List Hakbang sa Hakbang Tutorial Mga Paksa

• Pagpasok sa Data ng Tutorial
• Paglikha ng Named na Saklaw para sa Data
• Simula sa Drop-Down List
• Paggamit ng isang List para sa Validation ng Data
• Pagpasok sa Data Source at Pagkumpleto ng Drop-Down List
• Pagbabago sa Listahan ng Mga Item
• Mga Pagpipilian para sa Pagprotekta sa Listahan ng Drop Down

Pagpasok sa Data ng Tutorial

Ang unang hakbang sa paglikha ng isang drop down na listahan sa Excel ay upang ipasok ang data .

Tandaan: Ang mga tagubilin sa tutorial ay hindi kasama ang mga hakbang sa pag-format para sa worksheet.

Hindi ito makagambala sa pagkumpleto ng tutorial. Ang hitsura ng iyong worksheet ay iba kaysa sa halimbawa sa pahina 1, ngunit ang drop down na listahan ay magbibigay sa iyo ng parehong mga resulta.

Ipasok ang data sa ibaba sa mga cell na nakalagay sa sheet ng isa at dalawa sa isang workbook sa Excel.

Mga Hakbang sa Tutorial

1. Ipasok ang sumusunod na data sa tamang mga cell sa Sheet 1 ng worksheet: D1 - Uri ng Cookie:
2. Mag-click sa tab ng Sheet para sa Sheet 2.
   
3. Ipasok ang sumusunod na data sa tamang mga cell sa Sheet 2 ng worksheet:
   A1 - Gingerbread A2 - Lemon A3 - Oatmeal Raisin A4 - Chocolate Chip

Ang drop down list ay idadagdag sa cell E1 sa sheet 1.

Paglikha ng Named na Saklaw para sa Listahan ng Data

Pinapayagan ka ng isang pinangalanang hanay na sumangguni sa isang partikular na hanay ng mga cell sa isang workbook sa Excel.

Ang pinangalanang mga hanay ay may maraming gamit sa Excel kasama ang paggamit nito sa mga formula at kapag gumagawa ng mga chart.

Sa lahat ng mga kaso, ang isang pinangalanang hanay ay ginagamit sa halip ng isang hanay ng mga reference sa cell na nagpapahiwatig ng lokasyon ng data sa isang worksheet.

Kapag ginamit sa isang listahan ng drop down, ang pinangalanang hanay ay ginagamit bilang pinagmumulan para sa mga item sa listahan.

Mga Hakbang sa Tutorial

1. I-drag piliin ang mga cell A1 - A4 sa Sheet 2.
2. Mag-click sa Name Box na nasa itaas ng haligi A
3. I-type ang "cookies" (walang mga quote) sa Name Box
4. Pindutin ang ENTER key sa keyboard
5. Ang mga cell A1 hanggang A4 sa sheet 2 ay mayroon na ngayong hanay ng pangalan ng "cookies"
6. I-save ang iyong worksheet

Pagbubukas ng Dialog ng Pagpapatunay ng Data

Ang lahat ng mga pagpipilian sa pagpapatunay ng data sa Excel, kabilang ang mga drop down na listahan, ay naka-set gamit ang dialog box ng pagpapatunay ng data.

Ang dialog box ng pagpapatunay ng data ay matatagpuan sa ilalim ng tab na data ng laso .

Mga Hakbang sa Tutorial

1. Mag-click sa tab na Sheet 1 sa ibaba ng screen upang lumipat sa sheet 1
2. Mag-click sa cell E1 upang gawin itong aktibong cell - kung saan matatagpuan ang listahan ng drop down
3. Mag-click sa tab na Data ng ribbon menu sa itaas ng worksheet
4. Mag-click sa icon ng Validation ng Data sa laso upang buksan ang drop down na menu
5. Mag-click sa pagpipilian sa Pagpapatunay ng Data sa menu upang buksan ang dialog box ng Validation ng Data

Paggamit ng isang List para sa Validation ng Data

Bilang karagdagan sa pagdaragdag ng mga drop down na listahan sa isang worksheet, ang pagpapatunay ng data sa Excel ay maaari ring magamit upang kontrolin o limitahan ang uri ng data na maaaring maipasok sa mga tukoy na cell .

Ang ilan sa mga mas karaniwang ginagamit na mga pagpipilian:

• Listahan
• Mga petsa at / o mga oras
• Buong numero
• Teksto
• Formula (itinakda sa ilalim ng pagpipiliang Custom )

Sa hakbang na ito, pipiliin namin ang pagpipiliang Listahan bilang uri ng pagpapatunay ng datos na gagamitin para sa cell E1 sa sheet 1.

Mga Hakbang

1. Mag-click sa tab na Mga Setting sa dialog box
2. Mag-click sa down arrow sa dulo ng linya ng Allow upang buksan ang drop down na menu
3. Mag-click sa Listahan upang pumili ng isang drop down na listahan para sa pagpapatunay ng data sa cell D1 at upang ma-activate ang Source line sa dialog box

Pagpasok ng Data Source at Pagkumpleto ng Drop Down List

Dahil ang pinagmulan ng data para sa drop down na listahan ay matatagpuan sa isang iba't ibang mga worksheet, ang pinangalanang hanay na nilikha mas maaga ay ipinasok sa linya ng Pinagmulan sa dialog box .

Mga Hakbang

1. Mag-click sa linya ng Pinagmulan
2. I-type ang "= cookies" (walang mga quote) sa linya ng Pinagmulan
3. I - click ang OK upang makumpleto ang drop down na listahan at isara ang dialog box ng Validation ng Data
4. Ang isang maliit na pababang arrow icon na matatagpuan sa kanang bahagi ng cell E1
5. Ang pag-click sa down arrow ay dapat buksan ang drop down na listahan na naglalaman ng apat na mga pangalan ng cookie na ipinasok sa mga cell A1 hanggang A4 sa sheet 2
6. Ang pag-click sa isa sa mga pangalan ay dapat ipasok ang pangalang iyon sa cell E1

Pag-edit ng Listahan ng Mga Item

Upang panatilihing napapanahon ang listahan ng drop down sa mga pagbabago sa iyong data, maaaring kailanganin na baguhin ang pana-panahong mga pagpipilian sa listahan.

Dahil ginamit namin ang isang pinangalanang hanay bilang pinagmumulan para sa aming mga item sa listahan sa halip na ang mga aktwal na pangalan ng listahan, ang pagbabago ng mga pangalan ng cookie sa pinangalanang saklaw na matatagpuan sa mga cell A1 hanggang A4 sa sheet 2 ay agad na nagbabago sa mga pangalan sa drop down list.

Kung ang data ay ipinasok nang direkta sa dialog box, ang paggawa ng mga pagbabago sa listahan ay nagsasangkot ng pagbalik sa dialog box at i-edit ang source line.

Sa hakbang na ito, babaguhin namin ang Shortbread sa Oatmeal Raisin sa listahan ng drop down sa pamamagitan ng pagbabago ng data sa cell A3 ng pinangalanang range.

Mga Hakbang

1. Mag-click sa cell A3 sa sheet 2 (Shortbread) upang gawin itong aktibong cell
2. Uri ng Oatmeal Raisin sa cell A3 at pindutin ang Enter key sa keyboard
3. Mag-click sa down arrow para sa drop down na listahan sa cell E1 ng sheet 1 upang buksan ang listahan
4. Ang item 3 sa listahan ay dapat na ngayong basahin ang Oatmeal Raisin sa halip na Shortbread

Mga Pagpipilian para sa Pagprotekta sa Listahan ng Drop Down

Dahil ang aming data ay nasa isang iba't ibang mga worksheet mula sa listahan ng drop down na dalawang pagpipilian na magagamit para sa pagprotekta sa listahan ng data ay:

• Itago ang worksheet na naglalaman ng data (sheet 2)
• Protektahan ang worksheet na kinabibilangan ng mga cell ng pag-lock A1 hanggang A4 sa sheet 2

Kung seguridad ay hindi isang pag-aalala, pagtatago ng worksheet na naglalaman ng data ng listahan ay isang mahusay na pagpipilian dahil ito ay ginagawang mas madali upang i-update ang listahan kapag kinakailangan.

Kung ang seguridad ay isang pag-aalala ng isang password ay maaaring maidagdag kapag pinoprotektahan ang worksheet upang maiwasan ang mga pagbabago sa mga item sa listahan.

Paglikha ng Listahan ng Drop Down sa Iba't ibang Worksheet

Pinapayagan ka ng listahan ng drop down na ipasok mo ang data sa isang spreadsheet ng Excel mula sa isang preset na listahan ng mga entry.

Sinasaklaw ng Bahagi 1 ang mga hakbang sa paglikha ng drop down na listahan na may data sa parehong sheet bilang drop down na listahan.

Sinasaklaw ng tutorial na ito ang paglikha ng isang listahan ng drop down sa isang iba't ibang worksheet.

Halimbawa: Paglikha ng listahan ng drop down na may data sa isang iba't ibang worksheet

Ipasok ang sumusunod na data sa mga tamang cell sa Sheet 1 ng isang worksheet:
E1 - Ang Cookie Shop
D2 - Uri ng Cookie:
Mag-click sa tab ng Sheet para sa Sheet 2.
Ipasok ang sumusunod na data sa mga tamang cell sa Sheet 2 o isang worksheet:
A1 - Gingerbread
A2 - Lemon
A3 - Oatmeal Raisin
A4 - Chocolate Chip
I-highlight ang mga cell A1 - A4 sa Sheet 2.
I-type ang "cookies" (walang mga quote) sa Name Box at pindutin ang Enter key sa keyboard.
Mag-click sa tab na Sheet para sa Sheet 1
Mag-click sa cell E2 - ang lokasyon kung saan ipapakita ang mga resulta
Mag-click sa tab na Data
Mag-click sa pagpipiliang Data Validation mula sa laso upang buksan ang menu
Mag-click sa Validation ng Data sa menu upang ilabas ang dialog box
Mag-click sa tab na Mga Setting sa dialog box
Mula sa menu ng Allow piliin ang List
Uri = cookies sa linya ng Pinagmulan sa dialog box
I-click ang OK upang isara ang dialog box at bumalik sa worksheet
Ang isang pababang arrow ay dapat lumitaw sa tabi ng cell E2
Kapag nag-click ka sa arrow ang drop down na listahan ay dapat buksan upang ipakita ang apat na mga pangalan ng cookie