Paano Ligtas na Magbahagi ng Mga File sa Mga Tao
Ang SharePoint Online, ang cloud-based na serbisyo na na-host ng Microsoft, ay bahagi ng plano ng Office 365, o maaari itong makuha bilang isang add-on sa SharePoint Server. Ang pangunahing interes sa mga bago at na-upgrade na mga serbisyo ng SharePoint Online ay upang mapagbuti ang mga interactive na pag-uusap sa online at upang gawing mas madali at mas ligtas para sa pagbabahagi ng mga dokumento sa go.
Kung gumagamit ka na ng gumagamit ng SharePoint Online, maaari mong asahan ang mga na-upgrade na serbisyo. Kasama na sa SharePoint Online ang paggamit sa mga mobile phone at tablet at isang walang kapantay na karanasan sa lipunan. Kasama rin sa Office 365 ang OneDrive for Business, isang propesyonal na bersyon ng OneDrive para sa imbakan ng dokumento sa cloud na nagbibigay-daan sa iyo upang i-sync sa mga file na nakaimbak sa iyong computer o kumpanya server.
Pag-organisa ng Mga Pahintulot at Mga User sa Mga Grupo
Ang mga pahintulot para sa pagbabahagi ng mga dokumento sa SharePoint Online ay pinakamahusay na ginagawa ayon sa ninanais na pag-access ng user. Ang mga antas ng pahintulot para sa SharePoint Online ay kinabibilangan ng:
- Mga bisita - tingnan ang mga dokumento sa isang browser
- Miyembro - i-edit o mag-ambag ng mga dokumento
- Mga may-ari - may ganap na kontrol sa pahintulot ng site ng SharePoint Online
Para sa mga bisita upang mag-download ng mga dokumento, dapat na isama ng mga pahintulot ang access sa "read".
Maaaring malikha ang mga bagong pangalan ng grupo upang magtatag ng isang tukoy na grupo ng gumagamit o pakikipagtulungan ng koponan . Ang mga "Designer ng Site," "mga may-akda," at "Mga Customer," ay mga halimbawa.
Pagbabahagi ng mga Dokumento sa labas ng Iyong Organisasyon
Ang mga panlabas na gumagamit ay karaniwang mga supplier, konsulta, at mga customer na nais mong ibahagi ang mga dokumento mula sa oras-oras.
Ang mga may-ari ng SharePoint Online na may ganap na kontrol sa pahintulot ay maaaring magbahagi ng mga dokumento sa mga panlabas na gumagamit. Maaaring idagdag ang mga panlabas na user sa mga grupo ng gumagamit ng Bisita o Miyembro upang mas mahusay na pamahalaan ang mga pahintulot para sa mga dokumento sa pagbabahagi.
- Ibahagi ang mga link ng bisita. Ang isang link ng bisita ay maibabahagi sa pamamagitan ng email upang tingnan ang mga dokumento mula sa library ng dokumento ng SharePoint Online. Upang mapaliit ang panganib na ibabahagi ang mga dokumento sa sinumang iba pa, maaari mong hingin ang mga panlabas na user na mag-sign in. Ang hakbang na ito ay nangangailangan sa iyo na mag-set up ng mga tao sa mga pangkat ng pahintulot ng Mga bisita (o walang lisensya na may read access) upang matiyak na ang mga link ng bisita ay hindi maaaring binuksan ng mga hindi nakikilalang mga gumagamit.
- Ibahagi sa mga miyembro. Kung ang iyong mga panlabas na user ay may isang subscription sa Office 365 o mga miyembro ng iyong site, maaari mong hilingin sa kanila na mag-sign in bago ma-access ang mga nakabahaging dokumento. Ipinapalagay ng hakbang na ito na idinagdag mo ang mga ito sa grupo ng mga pahintulot ng Miyembro. Maaaring i-download ng mga panlabas na user na walang Microsoft Office ang file, hangga't nabasa nila ang pag-access.
- Ibahagi ang pampublikong link mula sa OneDrive for Business. Ang OneDrive ay isang lugar ng imbakan ng dokumento na matatagpuan sa Office 365 kung na-upgrade ang iyong serbisyo. Ang OneDrive ay pinakamahusay na ginagamit upang magbahagi ng mga file na may mga panlabas na pampublikong gumagamit na hiwalay mula sa library ng dokumento ng SharePoint Online. Maaaring iisipin ang OneDrive bilang huling bersyon ng isang dokumento para sa pampublikong pagtingin-upang mag-post bilang isang link mula sa isang website o blog, halimbawa. Ang library ng iyong SharePoint Online ay maaaring maging pinagmulan, kaya gumawa ng kopya para sa OneDrive upang matulungan kang makilala ang dalawang lugar, kung pipiliin mong gamitin ang OneDrive sa ganitong paraan.
- Pagbabahagi ng mga dokumento sa loob ng iyong samahan. Ang mga panloob na gumagamit ay mga tao sa loob ng iyong samahan o iba pang mga kagawaran. Karaniwan mong ibinabahagi ang mga dokumento nang iba, depende kung nagtatrabaho ka at nakikipagtulungan sa isang grupo o nag-post ka ng mga dokumento sa isang intranet para sa iba na tingnan ang kasalukuyang katayuan ng kaalaman o bersyon ng dokumento.
- Ibahagi sa mga miyembro. Ang paggamit ng Office 365 sa SharePoint Online ay nagbibigay ng access sa Office Web Apps, ang serbisyo na magaan na batay sa browser na magagamit mo upang lumikha, mag-edit, at magbahagi ng mga dokumento online. Ang mga gumagamit na may Microsoft Office ay maaaring mag-sync ng mga file mula sa kanilang computer sa mga file na nakaimbak sa SharePoint Online upang ibahagi sa mga miyembro. Gayundin, maaaring mag-sync ng mga user sa Microsoft Office ang mga file at folder mula sa SharePoint Online sa isang computer o mobile device upang gumana nang offline.
- Ibahagi sa mga hindi miyembro. Sa pag-aakala hindi lahat sa iyong organisasyon ay may subscription sa Office 365, maaaring maibahagi ang mga dokumento depende sa grupo ng pahintulot. Halimbawa, ang mga hindi miyembro tulad ng mga ehekutibong grupo sa iyong organisasyon ay maaaring mangailangan na panatiliin ang isang library ng dokumento sa marketing na kung saan ang market intelligence o mga karanasan sa customer ay nakuha sa larangan.
- Ibahagi mula sa OneDrive. Maaari kang magbahagi ng mga file na may mga panloob na user mula sa OneDrive. Maaari mong gamitin OneDrive bilang isang lugar ng pagtatanghal ng dula bago ilipat ang mga dokumento sa isang library ng dokumento SharePoint Online.