Mga Panuntunan sa Email para sa Mga Propesyonal

Dapat Mong Malaman ang Netiquette

Habang ang lahat ay gumagamit ng email para sa hindi bababa sa ilang mga komunikasyon sa negosyo sa bawat buwan, ang ilan sa amin ay gagamit ng email bilang pang-araw-araw na kasangkapan upang gawin ang aming propesyonal na gawain. Gagamitin namin ang email upang makipag-usap sa mga customer, mga kasamahan sa koponan, mga superyor, at posibleng bagong hires o posibleng bagong mga tagapag-empleyo. At oo, hahatulan kami ng mga taong ito sa pamamagitan ng aming kakayahang gumawa ng malinaw at propesyonal na nakasulat na mensahe.

Ang etiketa sa email, o 'netiquette', ay nakapalibot sa loob ng 27 taon ng World Wide Web. Ang Netiquette ay isang hanay ng mga malawakang tinatanggap na mga alituntunin kung paano magpapakita ng paggalang at kagalingan sa iyong email. Nakalulungkot, may mga taong hindi pa kinuha ang oras upang malaman ang email netiquette para sa mga setting ng negosyo. Kahit na mas masahol pa: may mga tao na nakalilito email netiquette sa maluwag at impormal na estilo ng text messaging.

Huwag hayaan ang isang hindi maganda crafted email pumatay ng iyong katotohanan sa isang customer o isang superyor o isang potensyal na employer. Narito ang mga tuntunin ng email netiquette na maglilingkod sa iyo nang maayos, at i-save mo ang kahihiyan sa lugar ng trabaho.

01 ng 10

Ipasok ang email address bilang huling bagay na iyong ginagawa bago magpadala.

I-save ang pag-email sa email bilang huling bagay bago magpadala. Medioimages / Getty

Ito ay tila kontra-intuitive, ngunit ito ay mahusay na form. Hintayin mo hanggang sa dulo ng iyong pagsulat at pag-proofread bago mo idagdag ang email address (es) sa email header. Ang pamamaraan na ito ay i-save ka ng kahihiyan na aksidenteng pagpapadala ng mensahe masyadong sa lalong madaling panahon bago mo natapos ang iyong nilalaman at pag-proofreading.

Ito ay partikular na kritikal para sa isang mas mahabang email na may sensitibong nilalaman, tulad ng pagsumite ng isang application ng trabaho, pagtugon sa tanong ng isang customer, o pakikipag-usap masamang balita sa iyong koponan. Sa mga kasong ito, ang pagtanggi sa email address ay nagdaragdag ng kaligtasan kapag kailangan mong lumayo mula sa iyong email para sa isang sandali upang kolektahin ang iyong mga saloobin at sanayin ang iyong mga salita sa iyong isipan.

Kung sumasagot ka sa isang email, at isinasaalang-alang mo ang nilalaman na magkaroon ng sensitivity, pagkatapos ay tanggalin ang pansamantalang email address ng tatanggap hanggang sa ikaw ay handa na magpadala, at pagkatapos ay idagdag ang address pabalik. Maaari mong piliin ang i-cut-and-paste ang email address ng tatanggap sa isang Notepad file o OneNote pahina, isulat ang email, at pagkatapos i-cut-and-paste ang email address pabalik.

Maniwala ka sa ganito: isang blangko na linya ng email address habang ang pag-author ay magliligtas sa iyo ng matinding kalungkutan sa isang araw!

02 ng 10

Triple check na nag-email ka sa tamang tao.

Netiquette: tiyaking nag-e-email ka ng tamang Michael !. Pinagmulan ng Imahe / Getty

Mahalaga ito kung nagtatrabaho ka sa isang malaking kumpanya o kagawaran ng gobyerno. Kapag nagpapadala ka ng isang sensitibong email sa 'Mike' o 'Heather' o 'Mohammed', ang iyong email software ay nais na predictively type ang buong address para sa iyo. Ang mga sikat na pangalan tulad ng mga ito ay magkakaroon ng maraming mga resulta sa iyong kumpanya address book , at maaari mong aksidenteng magpadala ng isang magulo mamaya sa iyong vice president, o isang kumpidensyal na tugon sa mga tao down sa accounting.

Dahil sa # 1 netiquette na tuntunin sa itaas, naiwan mo ang pag-address sa dulo, kaya ang triple-check sa email address ng tatanggap ay dapat na maayos bilang iyong huling hakbang bago magpadala!

03 ng 10

Iwasan ang 'Tumugon sa Lahat', lalo na sa isang malaking kumpanya.

Netiquette: iwasan ang pag-click sa 'Tumugon sa Lahat'. Hidesy / Getty

Kapag nakatanggap ka ng isang broadcast na ipinadala sa dose-dosenang mga tao, marunong lamang tumugon sa nagpadala. Ito ay totoo lalo na kung ito ay isang kumpanya ng broadcast na may malaking listahan ng pamamahagi.

Halimbawa: ang general manager ay nag-e-email sa buong kumpanya tungkol sa paradahan sa timog, at hinihiling niya ang mga tao na igalang ang mga bilang at itinalagang kuwaltang na binabayaran ng mga empleyado. Kung nag-click ka sa 'tumugon sa lahat' at magsimulang magreklamo na ang iba pang mga empleyado ay sumasalakay sa iyong personal na sasakyan at scratch iyong pintura, maaari mong saktan ang iyong karera sa pag-unlad sa pamamagitan ng pagiging ang kumpanya shmuck.

Walang gustong tumanggap ng mga mensahe na hindi nalalapat sa kanila . Higit pa rito, walang sinumang nagpapahalaga sa pagrereklamo sa grupo o pagdinig tungkol sa iyong mga personal na karaingan na naipasa sa isang format ng broadcast.

Iwasan ang ganitong kamalian at gamitin ang indibidwal na tugon sa nagpadala bilang iyong default na pagkilos. Tiyak na makikita ang Rule # 9 sa ibaba.

04 ng 10

Gumamit ng mga propesyonal na pagbati sa halip na kolokyal na expression.

Netiquette: propesyonal na salutations> colloquialisms. Hill Street Studios / Getty

Ang pinakamahusay na paraan upang magsimula ng isang propesyonal na email ay ang ilang bersyon ng mga sumusunod:

1. Magandang hapon, Ms Chandra.
2. Kumusta, koponan ng proyekto at mga boluntaryo.
3. Hi, Jennifer.
4. Magandang umaga, Patrick.


HINDI, sa anumang pagkakataon, gamitin ang mga sumusunod upang magsimula ng isang propesyonal na email:

1. Hoy,
2. Sup, koponan!
3. Hi, Jen.
4. Mornin, Pat.

Ang mga karaniwang salita tulad ng 'hey', 'yo', 'sup' ay maaaring mukhang magiliw at mainit-init sa iyo, ngunit talagang binubura nila ang iyong kredibilidad sa isang setting ng negosyo. Habang tiyak mong gamitin ang mga colloquialisms na ito sa pag-uusap sa sandaling mayroon kang mapagkakatiwalaang kaugnayan sa ibang tao, masamang ideya na gamitin ang mga salitang ito sa isang email ng negosyo.

Bukod pa rito, ito ay masamang anyo upang kumuha ng mga shortcut sa spelling, tulad ng 'mornin'. Napakaliit na paraan upang paikliin ang pangalan ng isang tao (Jennifer -> Jen) maliban kung ang taong iyon ay hayagang humiling sa iyo na gawin ito.

Tulad ng anumang mga intelihente komunikasyon sa negosyo, ito ay matalino upang magkamali sa gilid ng pagiging masyadong pormal at nagpapakita na naniniwala ka sa etika at paggalang.

05 ng 10

Proofread bawat mensahe, tulad ng kung ang iyong propesyonal na reputasyon ay nakasalalay dito.

Netiquette: proofread na parang ang iyong reputasyon ay nakasalalay dito. Maica / Getty

At sa katunayan, ang iyong reputasyon ay madaling buwagin ng mahihirap na gramatika, masamang pagbabaybay, at masamang salita.

Isipin kung gaano ang iyong propesyonalismo ay kukuha ng isang hit kung hindi mo sinasadyang ipadala ang ' Kailangan mong suriin ang iyong meth , Ala ' kapag talagang ibig mong sabihin na kailangan mong suriin ang iyong matematika, Alma ' . O kung sasabihin mo ' Maaari ko bang mag- intervue sa bukas ' kung ibig mong sabihin ' Maaari kong gawin ang isang panayam bukas '.

Proofread bawat email na iyong ipadala; gawin ito kung ang iyong propesyonal na reputasyon ay nakasalalay dito.

06 ng 10

Ang isang maigting at malinaw na linya ng paksa ay makakamit ang mga kababalaghan (at matulungan kang mabasa).

Netiquette: isang malinaw na linya ng paksa ay makakamit ang mga kababalaghan (at matulungan kang mabasa). Charlie Shuck / Getty

Ang linya ng paksa ay parehong isang pamagat para sa komunikasyon at isang paraan upang ibuod at i-tag ang iyong email upang madali itong makita sa ibang pagkakataon. Dapat itong malinaw na ibuod ang nilalaman at anumang nais na pagkilos.

Halimbawa, ang isang linya ng paksa: 'kape' ay hindi napakalinaw.

Sa halip, subukan ang 'Mga kagustuhan ng coffee staff: kailangan ang iyong sagot'

Bilang pangalawang halimbawa, ang linya ng paksa na ' iyong kahilingan ' ay hindi masyadong maliwanag.

Sa halip, subukan ang isang mas malinaw na linya ng paksa tulad ng: ' Ang iyong kahilingan para sa paradahan: higit pang mga detalye ang kinakailangan' .

07 ng 10

Gamitin lamang ang dalawang klasikong mga font: Arial at Times Roman na variant, na may itim na tinta.

Netiquette: gumamit ng mga klasikong font lamang (mga variant ng Arial at Times Roman). Pakington / Getty

Maaari itong maging mapang-akit upang magdagdag ng mga naka-istilong mga mukha at kulay ng font sa iyong email upang gawing masigla ito, ngunit mas mahusay ka na gamit ang itim na 12-pt o 10-Arial o Times New Roman. Ang mga kaparehong variant tulad ng Tahoma o Calibri ay mabuti rin. At kung ikaw ay nakakuha ng pansin sa isang partikular na parirala o bullet, pagkatapos ay ang red ink o bold font ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa pag-moderate.

Ang problema ay kapag ang iyong mga email ay nagsisimula na maging hindi naaayon at hindi naka- focus o nagsimulang ihatid ang maverick o disruptive attitude sa iyong bahagi. Sa mundo ng negosyo, nais ng mga tao na maging mapagkakatiwalaan at malinaw at maikli ang komunikasyon, hindi pandekorasyon at nakakagambala.

08 ng 10

Iwasan ang panunuya at negatibong / malambot na tono, sa lahat ng mga gastos.

Netiquette: iwasan ang pang-uuyam at panoorin ang iyong tono sa pagsusulat !. Whitman / Getty

Ang email ay laging nabigo upang ihatid ang vocal inflection at body language. Kung ano ang iniisip mo ay direkta at direkta ay maaaring tunay na dumating sa kabuuan bilang malupit at ibig sabihin kapag ito ay ilagay sa iyong email. Hindi gumagamit ng mga salitang 'paki' at 'salamat' ay magdudulot ng mga negatibong undercurrents. At kung ano ang itinuturing mong nakakatawa at liwanag ay maaaring ipaalam sa aktwal na pagpapahintulot at walang pakundangan.

Ang paghahatid ng isang magalang na tono at kaakit-akit na kilos sa email ay tumatagal ng kasanayan at maraming karanasan. Nakatutulong ito kapag binabasa mo nang malakas ang email sa iyong sarili, o kahit na ibang tao bago mo ipadala ito. Kung ang anumang bagay tungkol sa email ay tila ibig sabihin o malupit, pagkatapos ay muling isulat ito.

Kung natigil ka pa kung paano ihatid ang tono ng isang bagay sa isang email, pagkatapos ay sineseryoso mong isaalang-alang ang pagpili ng telepono at paghahatid ng mensahe bilang isang pag-uusap.

Tandaan: ang email ay magpakailanman, at sa sandaling ipadala mo ang mensaheng iyon, hindi mo ito maaaring bawiin muli.

09 ng 10

Ipagpalagay na mababasa ng mundo ang iyong email, kaya plano nang naaayon.

Netiquette: ipalagay na mababasa ng mundo ang iyong email. RapidEye / Getty

Sa totoo, ang email ay magpakailanman. Maaari itong maipasa sa daan-daang tao sa loob ng ilang segundo. Maaari itong tawagin ng mga tagapagpatupad ng batas at mga auditor ng buwis na dapat magkaroon ng pagsisiyasat. Maaari pa ring gawin ito sa balita o social media.

Ito ay isang malawak at nakakatakot na pananagutan, ngunit ito ay isa na namin ang lahat ng balikat: kung ano ang iyong isulat sa isang email ay madaling maging pampublikong kaalaman. Piliin ang iyong mga salita nang maingat, at kung sa tingin mo ay may anumang pagkakataon na maaari itong kumagat sa iyo, pagkatapos ay sineseryoso isiping hindi magpadala ng mensahe sa lahat.

10 ng 10

Laging tapusin sa isang maikling uri 'salamat' at isang lagda bloke.

Netiquette: magtapos na may isang pangunahing uri salamat at lagda block. DNY59 / Getty

Ang kapangyarihan ng mga niceties tulad ng 'salamat' at 'mangyaring' ay hindi masusunod. Gayundin, ang mga dagdag na ilang segundo upang isama ang iyong propesyonal na lagda bloke ay nagsasalita volume na tungkol sa iyong pagkaasikaso sa detalye, at na iyong pagmamay-ari ng iyong mga komunikasyon sa pamamagitan ng pagyapak sa iyong pangalan at impormasyon ng contact.

Kamusta, Shailesh.

Salamat sa iyong pagtatanong sa aming mga serbisyo sa pagbuburda sa TGI Sportswear. Masaya ako na makipag-usap sa iyo sa telepono upang masabihan ka pa tungkol sa aming mga pagpipilian sa sports jackets para sa iyong koponan. Maaari rin kaming bumisita sa aming showroom mamaya sa linggong ito, at maaari kong ipakita sa iyo ang aming mga halimbawa nang personal.

Anong numero ang maaari kong tawagan sa iyo? Magagamit ako upang makipag-usap pagkatapos ng 1:00 ng hapon ngayon.


Salamat,

Paul Giles
Direktor ng Mga Serbisyo ng Kliyente
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Ang iyong pagba-brand ay ang aming focus"