Ang social networking ay patuloy na nakakakuha ng mas mataas na katanyagan sa mga araw na ito, ngunit ang mga email pa rin ang pinaka tiyak na opsyon para sa pagmemensahe, madaling lumalampas sa lahat ng iba pang electronic form sa komunikasyon kahit na sa modernong mundo na puno ng toneladang apps. Ang pangangasiwa ng mga mail ay maaaring mukhang isang mamahaling pag-andar, lalo na para sa mga maliliit at katamtamang mga negosyo at maraming mga tagapangasiwa ay naghahanap ng mga cost-effective na solusyon para sa pareho.
Maraming mga negosyo ang nahihirapang magpatakbo ng kanilang sariling mga mail server dahil sa mga walang tigil na pagsisikap ng mga spammer upang magpadala ng mga papalabas na spam at pagdaragdag ng napakalaking inbound spam sa pamamagitan ng kanilang mga mail server . Dahil ang karamihan sa mga kumpanya na nakaharap sa naturang mga isyu ay mangyayari na maliit sa mga mid-sized na mga ito, madalas sila ay kulang sa mga teknikal na solusyon sa bahay para sa maayos na pag-configure at pagpapatakbo ng isang mail server at pamamahala ng mga naturang banta. Ito ang dahilan kung bakit ang ilang mga negosyo outsource ang kanilang mga pangangailangan sa mga panlabas na mga nagbibigay ng serbisyo sa isang makabuluhang gastos.
Gayunpaman, hindi lamang tungkol sa gastos ang nag-iisa; outsourcing ang mga iniaatas na ito ay maaaring hindi mukhang isang mamahaling kapakanan, ngunit ito ay may mga sumusunod na mga nakatagong mga panganib masyadong -
1. Ang negosyo ay nawawalan ng kontrol sa sarili nitong kaligtasan sa mail. Ang kumpanya ng outsourcing ay namamahala ng server-based na pagpapatunay at pag-encrypt, na maaaring mangailangan ng karagdagang pag-encrypt para sa sensitibong komunikasyon, ngunit wala ito sa mga kamay ng may-ari ng negosyo.
2. Ang mga tuntunin at kundisyon ng outsourcing company, kung minsan, ay maaaring pahintulutan ito upang i-scan ang mga nilalaman ng mail upang makatulong sa pagpuntirya sa advertising, kaya posing mas mataas na pagiging kompidensyal at mga panganib ng panghihimasok sa privacy.
3. Ang pagbabahagi ng mail server sa iba pang mga negosyo ay maaaring maging sanhi ng mga problema sa paghahatid kapag ang isang tao sa ibang kumpanya ay nagpapadala ng mga mensahe ng spam sa pamamagitan ng mail server na iyon. Ito ay maaaring dagdagan ang panganib kung ang outsourcing company ay hindi nakakakita ng spam at i-block ito.
4. Ang pinakamalaking hadlang ay ang isa pang kumpanya ay maaaring tingnan ang lahat ng mga nilalaman ng mensahe. Kung minsan, ang nilalaman ng mensahe ay maaaring maimbak sa mga server ng outsourcing company nang walang katiyakan. Ang mga downsides ay makabuluhan.
Para sa mga maliliit na kumpanya na nangangailangan ng kumpidensyal at maaasahang mga sistema ng email, maaari itong maging isang matibay na desisyon upang magpasya kung o hindi upang mag-outsource. Posible para sa mga maliliit na negosyo na magpatakbo ng spam-filter at secure na mail server sa pamamagitan ng pagsunod sa mga alituntuning ito.
Pumili ng isang Magandang ISP o Hosting Provider
Kapag pumipili ng isang ISP, siguraduhin na may kakayahang mahawakan ang mga isyu ng pang-aabuso at spam. Kung pinamamahalaan mo ang iyong sariling email server, lubhang mahalaga na hindi pinahihintulutan ng iyong ISP ang pang-aabuso at spam upang umunlad sa network nito. Upang matiyak na ang hosting o ISP provider ay maayos na namamahala sa mga isyung ito sa network nito, maraming mga mapagkukunan upang i-verify ang reputasyon ng mga domain at IP nito.
Tanggihan ang Inbound Spam Bilang Karamihan Bilang Posibleng
Maraming mga database ng domain at mga IP address na maaaring mas mababa ang dumarating na halaga ng spam na umaabot sa mga mailbox na hindi binabanggit ang mga lehitimong mail. Ang mga database na ito ay maaaring malayang gamitin kung ang dami ng mga mail ay hindi napakataas. Gayunpaman, mahalaga na gamitin ang mga ito ng maayos.
Maglagay ng Stop to Outbound Spam
Ang paglabas ng spam ay pangunahin dahil sa alinman sa isang yunit o tao sa kumpanya na gustong magpadala ng spam o mga isyu sa seguridad na nagpapahintulot sa iba na magpadala ng spam gamit ang iyong IP address.
Walang teknikal na solusyon para sa unang kaso, bagaman ang lahat ng mga empleyado sa pagmemerkado ay dapat malaman na ang lahat ng mga email id na ginagamit para sa pagpapadala sa bulk ay dapat na partikular na hiniling sa pagtanggap ng mga mail tungkol sa mga produkto sa pamamagitan ng isang nakumpirmang proseso ng pag-opt-in.
Ang pangalawang kaso ay mas karaniwan. Karamihan sa spam ay dahil sa mga isyu sa seguridad na kabilang sa isa sa mga kategoryang ito: Mga Trojans at virus ng malware, bukas na relay, naka-kompromiso na mga account, at naka-kompromiso sa mga web server. Ang mga problemang ito ay dapat na direksiyon nang maayos upang maiwasan ang mga isyu sa spam .
Mag-log ng Pagsubaybay
Gumugol ng ilang oras o magtatag ng mga mekanismo ng auto batay sa mga bilang ng email upang masubaybayan ang iyong mail server. Ang pagtuklas ng isang isyu at pagpapatupad ng mga panukala sa pagwawasto sa lalong madaling panahon bago ang reputasyon ng domain o IP address ay nagsisimula nang bumagsak ay maaaring aktwal na bawasan ang epekto ng insidente sa regular na daloy ng mail.
Ang isang in-house mail server ay tiyak na isang mas praktikal na pagpipilian para sa mga maliliit na kumpanya. Kung ang pagiging kompidensyalista o mga problema sa privacy ay seryoso na tumingin, dapat na mag-opt para sa kanilang sariling mail server. Kung ang nabanggit na mga punto sa itaas ay isinasaalang-alang, hindi ito dapat maging napakalaki upang patakbuhin ang iyong sariling mail server, ngunit pagkatapos ay laging mas madaling sabihin kaysa sa tapos na.
Ang pinakamainam na solusyon ay ang paghahanap ng isang maaasahang email hosting provider , na nagtitiyak ng 100% pagiging kumpidensyal, pagiging maaasahan, at sa parehong oras, ay nagse-save sa iyo mula sa sakit ng pamamahala ng iyong sariling mail server.