Subaybayan ang mga personal na gawain at propesyonal na mga proyekto gamit ang simpleng tool na ito
Ang Trello ay isang tool sa pamamahala ng proyekto ng Kanban na isang visual na paraan upang makita ang lahat ng mga gawain na kailangan mo o ng iyong koponan upang magawa, na ginagawang mas madali upang makita kung ano ang ginagawa ng bawat isa sa koponan sa isang naibigay na oras. Ito ay libre rin, na nangangahulugang maaa-access ito sa maliliit at malalaking grupo pati na rin sa mga indibidwal na nagpapatakbo ng mga negosyo o nais na subaybayan ang mga personal na gawain. Kabilang sa mga tool sa pamamahala ng proyekto, ang Trello ay isa sa mga pinakamadaling gamitin at ipapatupad, ngunit ang blangko-slate na interface nito ay maaaring maging isang nakakatakot. Sa kabutihang-palad, mayroon kaming ilang mga tip upang tulungan ka at ang iyong koponan na masulit ang Trello, gaano man ka ginagamit mo ito upang subaybayan.
Ano ang Kanban?
Ang estilo ng Kanban ng pamamahala ng proyekto ay kinasihan ng isang proseso ng pagmamanupaktura ng Hapon na ipinatupad ng Toyota noong huling bahagi ng dekada ng 1940. Ang layunin nito ay upang madagdagan ang kahusayan sa mga pabrika nito sa pamamagitan ng pagsubaybay ng imbentaryo sa real time, gamit ang mga card na dumaan sa pagitan ng mga manggagawa sa sahig. Kapag natapos ang isang partikular na materyal, ang mga manggagawa ay gagawa ng isang nota ng na sa card, na kung saan ay ang paraan sa supplier na pagkatapos ay ipapadala ang hiniling na materyal sa bodega. Ang mga kard na ito ay madalas na tinatawag na Kanban, na nangangahulugang sign o billboard sa wikang Hapon.
Kaya paano ito isalin sa pamamahala ng proyekto? Ang software na tulad ni Trello ay tumatagal ng konsepto na ito sa pagdaan sa paligid ng mga baraha at inilalagay ito sa isang visual na interface, kung saan ang mga gawain ay inilatag sa isang board at naitugma sa kakayahan ng trabaho ng isang koponan. Sa pinakasimpleng ito, ang isang lupon ay magkakaroon ng tatlong mga seksyon, tulad ng ipinakita sa larawan sa itaas: gawin, ginagawa (o sa proseso), at tapos na. Gayunpaman, maaaring gamitin ng mga koponan ang tool na ito sa anumang paraan na gumagana para sa kanila. Ang ilang mga koponan ay maaaring mas gusto ang isang tunay na board, habang ang iba ay nais ang kaginhawahan ng isang virtual na solusyon, tulad ng Trello.
Paano Gamitin ang Trello
Gumagamit si Trello ng mga board , na naglalaman ng mga listahan, na binubuo ng mga baraha. Ang mga lupon ay maaaring kumatawan sa mga proyekto (muling pagdidisenyo ng website, pagkukumpuni ng banyo), ang mga listahan ay maaaring gamitin para sa mga gawain (graphics, pag-tile), at ang mga card ay maaaring maglaman ng mga sub-gawain o mga pagpipilian (umarkila ng taga-disenyo, laki at kulay ng tile).
Sa sandaling napagpasyahan mo kung paano ayusin ang iyong mga listahan, maaari kang magsimulang magdagdag ng mga baraha, na maaaring magkaroon ng mga checklist at mga label. Ang mga checklist ay isang paraan upang masira ang mga gawain sa mga sub-task. Halimbawa, kung gumagamit ka ng Trello upang magplano ng bakasyon, maaari kang magkaroon ng card para sa isang restaurant na nais mong subukan, kasama ang isang checklist na kasama ang pagsasagawa ng reserbasyon, pagsasaliksik ng mga pinakamahusay na pagkain upang makakuha, at pag-check kung ito ay bata-friendly . Ang mga label ay maaaring gamitin upang kumatawan sa katayuan ng card (naaprubahan, isinumite, atbp.) O kategorya (agham, teknolohiya, sining, atbp.) O anumang tag na gusto mo. Pagkatapos ay maaari kang magsagawa ng isang paghahanap na magdadala ng lahat ng kaugnay na card ng agham o lahat ng mga aprubadong card, halimbawa. Hindi mo kailangang magdagdag ng pamagat sa isang label, bagaman; maaari mo ring gamitin ang mga ito para sa kulay-coding (hanggang sa 10 mga kulay ay magagamit, isang kulay bulag pagpipilian ay magagamit).
Habang nagsisimula kang magtrabaho at kumpletuhin ang mga gawain, maaari mong madaling i-drag at i-drop ang mga card mula sa isang listahan papunta sa isa pa, at sa huli ay i-archive ang mga card at mga listahan kapag ang interface ay nagiging mahirap gamitin.
Maaari kang magtalaga ng mga card sa mga miyembro ng koponan pati na rin magdagdag ng mga komento, mga attachment ng file, mga naka-color na naka-code na label, at mga takdang petsa. Ang mga miyembro ng koponan ay maaaring @ banggitin ang iba sa mga komento upang magsimula ng isang pag-uusap. Maaari kang mag-upload ng mga file mula sa iyong computer pati na rin mula sa mga serbisyo ng cloud storage kabilang ang Google Drive, Dropbox, Box, at OneDrive.
Kasama rin ang isang nakakatawang pagsasama ng email. Ang bawat board ay may natatanging email address na maaari mong gamitin upang lumikha ng mga card (gawain). Maaari ka ring magpadala ng mga attachment sa email address na iyon. At pinakamagandang, kapag nakakuha ka ng isang abiso sa email, maaari kang tumugon nang direkta sa halip na maglunsad ng Trello.
Ang mga abiso, kabilang ang mga pagbanggit at mga komento, ay magagamit mula sa mga mobile app, isang desktop browser, at sa pamamagitan ng email. Ang Trello ay may mga app para sa iPhone, iPad, mga teleponong Android, tablet, at mga relo, at Kindle Fire tablet.
Nag-aalok ang Trello ng higit sa 30 mga tampok at integrasyon na idagdag, na tinatawag na power-up. Kabilang sa mga halimbawa ng mga power-up ang isang view ng kalendaryo, isang repeater card para sa mga paulit-ulit na gawain, pati na rin ang pagsasama sa Evernote, Google Hangouts, Salesforce, at higit pa. Kasama sa mga libreng account ang isang power-up per board.
Ang lahat ng mga pangunahing tampok ng Trello ay libre, kahit na may bayad na bersyon na tinatawag na Trello Gold ($ 5 bawat buwan o $ 45 bawat taon) na nagdaragdag ng ilang perks, kabilang ang tatlong power-ups bawat board (kaysa sa isa). Kabilang din dito ang kaakit-akit na mga background at sticker ng board, custom emojis at mas malalaking mga attachment ang na-upload (250 MB sa halip na 10 MB). Nag-aalok ang Trello ng isang libreng buwan ng pagiging kasapi ng Gold para sa bawat taong makakasama mo sa Trello, hanggang 12 buwan.
Tulad ng sinabi namin, sa unang tingin, ang pag-set up ng Trello ay isang bit intimidating dahil walang maraming mga paghihigpit sa kung paano mo ito magamit. Sa isang banda, maaari kang lumikha ng mga board na nagpapakita lamang kung ano ang natapos mo, kung ano ang iyong ginagawa, at kung ano ang susunod. Sa kabilang banda, maaari kang maging mas malalim, ang paglikha ng mga listahan ng gagawin na hinati sa mga kategorya o mga kagawaran.
Maaari mong gamitin ang Trello upang masubaybayan ang anumang bagay mula sa mga personal na gawain sa mga proyektong propesyonal sa pagpaplano ng kaganapan, ngunit narito ang ilang mga halimbawa ng tunay na mundo upang makapagsimula ka.
Paggamit ng Trello upang Pamahalaan ang Pagkukumpuni ng Bahay
Sabihin nating nagpaplano kang mag-ayos ng isa o higit pang mga kuwarto sa iyong tahanan. Kung nakaligtas ka na ng isang pagbabago, alam mo na maraming mga paglipat ng mga bahagi, at maraming sorpresa, gaano man ka maingat na maghanda. Ang pagsasaayos ng lahat ng mga desisyon na kailangan mong gawin sa Trello, ay makatutulong upang mapanatili ang proyekto sa track. Sabihin nating nagpaplano ka ng pagkukumpuni ng kusina. Sa kasong ito, maaari kang lumikha ng board na tinatawag na Kitchen Renovation, at pagkatapos ay magdagdag ng mga listahan na nakatuon sa bawat elemento na pinapalitan mo.
Maaaring kasama sa Board Renovation board ang mga listahan para sa:
- Potensyal na kontratista
- Ang bawat appliance na pinapalitan mo
- Cabinetry
- Countertop at backsplash
- Sahig
- Pagtutubero
- Electrical
Ang mga kard para sa bawat listahan ay isasama ang mga sukat, badyet, at dapat magkaroon ng mga tampok, pati na rin ang anumang mga modelo na isinasaalang-alang mo. Ang mga card para sa pagtutubero ay maaaring magsama ng kapalit ng tubo, bagong linya ng tubig, pati na rin ang tinatayang presyo, at kaugnay na mga alalahanin, tulad ng mga pag-shutdown ng tubig. Maaari mong madaling i-attach ang mga larawan ng mga materyales at appliances na isinasaalang-alang mo, at mag-link sa mga listahan ng produkto upang maaari kang mamili ng presyo. Sa sandaling gumawa ka ng desisyon, maaari mong gamitin ang mga label upang pangalanan o color code ang produkto o materyal.
Sa wakas, para sa bawat card, maaari kang lumikha ng mga checklist. Halimbawa, ang isang refrigerator card ay maaaring magkaroon ng isang checklist na kasama ang pagtapon ng lumang refrigerator at pag-install ng linya ng tubig para sa icemaker.
Kung binabago mo ang ilang mga silid, gumawa lamang ng board para sa bawat isa, at isulat ang lahat ng kailangan mong isaalang-alang; Patuloy na magdagdag ng mga listahan at card at ilipat ang mga elemento sa paligid kung kinakailangan.
Mag-imbita ng iba pang mga miyembro ng pamilya sa iyong mga board, at bigyan sila ng mga kard upang ipamahagi ang kinakailangang gawain, tulad ng pananaliksik sa produkto at pagpepresyo, pag-iiskedyul, at iba pang logistik. Ang Trello ay may pampublikong home renovation board na maaari mong kopyahin sa iyong sariling account.
Pagpaplano ng Bakasyon sa Trello
Ang paglalakbay sa ilang mga miyembro ng pamilya o mga kaibigan ay maaaring mabilis na kumplikado. Gamitin ang Trello upang pumili ng patutunguhan, mga aktibidad ng plano, at iskedyul ng transportasyon. Sa kasong ito, maaari kang magkaroon ng isang lupon na naglalaman ng posibleng mga lugar upang bisitahin, at isa pa para sa biyahe sa sandaling nagpasya kang pumunta.
Ang Trip board ay maaaring magsama ng mga listahan para sa:
- Mga pagpipilian sa flight
- Transportasyon sa lupa
- Mga hotel, listahan ng Airbnb, mga arkila ng cabin, at mga site ng kamping
- Tourist attractions
- Mga restawran at tindahan ng pagkain
Sa ilalim ng mga potensyal na patutunguhan board, nais mong lumikha ng isang listahan para sa bawat lugar, na may mga card para sa oras ng paglalakbay, badyet, pros / cons, at anumang iba pang mga pagsasaalang-alang. Ang mga listahan sa trip board ay magsasama ng mga card para sa mga airline, rental car, kapansin-pansing lutuin sa lugar, at atraksyon tulad ng mga museo, pamimili, at mga kapitbahayan upang galugarin. Kung magpasya kang pumunta sa isang cruise, maaari kang lumikha ng mga listahan para sa mga bagay na gagawin sa board at para sa nakaplanong hinto, pati na rin ang transportasyon na kinakailangan upang makapunta sa barko. Gumamit ng mga label upang ipahiwatig ang mga piniling item, o upang i-highlight ang mga contender pagkatapos mong mapaliit ang iyong mga pagpipilian pababa. Magdagdag ng mga checklist sa mga card para sa pagtataan at pag-iskedyul ng mga paglilibot o mga cruise event. Mayroon ding pampublikong bakasyon ng Trello na maaari mong gamitin bilang panimulang punto.
Pagsubaybay ng Mga Personal na Layunin at Proyekto
Kung naghahanap ka upang linisin ang kalat sa iyong bahay o garahe, tumagal ng isang libangan, o mag-ehersisyo nang higit pa, maaari mong madaling subaybayan ito sa Trello. Lumikha ng mga board para sa mga resolusyon ng Bagong Taon, o para sa mga multi-step na proyekto, tulad ng attic cleanout o home office organization.
Para sa isang resolution board, lumikha ng isang listahan para sa bawat resolusyon, at pagkatapos card para sa kung paano mo maaaring ipatupad ang mga ito, tulad ng pagsali sa isang gym, pagpunta para sa araw-araw na paglalakad, o pagbili ng mga kagamitan sa bahay ehersisyo. Gamitin ang mga listahan sa isang personal na proyekto upang mabuwag ang mga malalaking gawain, na may mga card para sa mga sub-task. Halimbawa, ang isang spring cleaning board ay maaaring magsama ng mga listahan para sa mga kuwarto at iba pang mga lugar ng bahay. Ang mga listahan ay may mga card para sa mga nauugnay na gawain, tulad ng mga kinakailangan sa paglilinis na kinakailangan, isang imbentaryo ng mga bagay na gusto mong ibenta, donate, o itapon, at mga gawain na gusto mong i-outsource tulad ng window cleaning o tree removal.
Pamamahala ng isang Freelance o Consultancy Business
Sa wakas, kung patakbuhin mo ang iyong sariling negosyo, si Trello ay maaaring maging iyong top-notch assistant. Ang mga board ay maaaring kumatawan sa mga proyekto, na may mga listahan para sa bawat yugto o milestone, at mga card para sa mga kaugnay na gawain. Maaaring gamitin ng mga manunulat na malayang trabahador ang Trello upang pamahalaan ang mga pitch ng kuwento at mga nai-publish na mga gawa.
Sabihin nating mayroon kang isang board ng proyekto para sa muling pagdisenyo ng isang website. Ang iyong mga listahan ay maaaring magsama ng mahahalagang gawain, tulad ng pag-hire ng taga-disenyo at iba pang mahahalagang tungkulin pati na rin ang mga mahahalagang bagay, tulad ng pagpili ng isang scheme ng kulay, pamamahala ng mga layout, at pagkuha ng mga pag-apruba sa kahabaan ng paraan. Kasama sa mga card ang mga ipinanukalang mga scheme ng kulay at mga layout, at ang mga hakbang na kinakailangan upang maghanda para sa mga pagpupulong. Ang isang manunulat ng malayang trabahador ay maaaring magkaroon ng mga board para sa mga ideya, pahayagan, at marketing. Ang mga listahan ay maaaring kumakatawan sa mga yugto, tulad ng sa proseso, isinumite, at nai-publish, o maaari mong gamitin ang mga label upang gawin iyon.
Ang Trello ay isang simple, ngunit mahusay na tool, at ito ay nagkakahalaga ng paggastos ng ilang oras tinkering dito. Kung hindi ka sigurado kung saan magsisimula, mag-browse sa komunidad ng gumagamit ng Trello, na kinabibilangan ng mga pampublikong boards na maaari mong kopyahin sa iyong account.