Paglabag sa Pagkakaiba sa Pagitan ng isang Spreadsheet at Database
Isa sa mga kadahilanan ng mga kumpanya ay nag-aalangan na gamitin ang Microsoft Access ay isang kakulangan ng pag-unawa sa pagkakaiba sa pagitan ng isang spreadsheet at isang database. Ito ay humahantong sa maraming mga tao upang maniwala na ang pagsubaybay sa impormasyon ng client, mga order sa pagbili, at mga detalye ng proyekto sa isang spreadsheet ay sapat para sa kanilang mga pangangailangan. Ang resulta ay ang mahirap na mapanatili ang kontrol ng pagsasaayos, ang mga file ay nawala sa katiwalian, at ang mga empleyado ay sinasadyang patungan ang may kinalaman na impormasyon. Sa kaunting kaalaman tungkol sa kapangyarihan at maraming paggamit ng isang database, mas madali para sa mga maliliit na negosyo na makita kung ang isang spreadsheet ay sapat para sa isang trabaho at kapag kailangan ng isang database na malikha.
Mahalaga na magkaroon ng pangunahing kaalaman sa kung ano ang isang database . Karamihan sa mga tao ay may access database bago, tulad ng mga sa pampublikong aklatan, ngunit lamang ang paggamit ng mga ito ay hindi ginagawang malinaw kung paano ang mga spreadsheet at mga database ay naiiba. Ang paggastos ng ilang minuto na pag- aaral tungkol sa mga database ay makakatulong upang gawing mas malinaw ang paghahambing.
Organisasyon ng Data
Marahil ang pinaka-halata pagkakaiba sa pagitan ng isang spreadsheet at isang database ay ang paraan ng data ay nakaayos. Kung ang data ay medyo flat, pagkatapos ay isang spreadsheet ay perpekto. Ang paraan upang matukoy kung ang isang patag na talahanayan ay pinakamahusay, magtanong kung o hindi ang lahat ng mga punto ng data ay madaling naka-plot sa isang tsart o talahanayan? Halimbawa, kung nais ng isang kumpanya na subaybayan ang buwanang kita sa loob ng isang taon, ang isang spreadsheet ay perpekto. Ang mga spreadsheet ay sinadya upang mahawakan ang maraming katulad na uri ng data, pagma-map sa pag-unlad ng ilang mga pangunahing punto.
Sa paghahambing, ang mga database ay may isang pamanggit na istraktura ng data. Kung ang isang gumagamit ay sa pull data ay may maraming mga puntos upang isaalang-alang. Halimbawa, kung gusto ng isang kumpanya na subaybayan ang mga buwanang kita nito at ihambing ang mga ito sa mga katunggali sa nakalipas na limang taon, may kaugnayan sa mga puntong ito ng datos, ngunit hindi isang solong pokus. Ang paggawa ng isang talahanayan upang mag-ulat ng mga resulta ay magiging mahirap, kung hindi imposible. Ang mga database ay dinisenyo upang gawing madali para sa mga user na bumuo ng mga ulat at magpatakbo ng mga query.
Ang pagiging kumplikado ng Data
Ang pinakamadaling paraan upang ihambing kung dapat manatili ang data sa isang spreadsheet o isang database ay upang tingnan kung gaano komplikado ang data. Tinutulungan nito na linawin kung paano dapat organisahin ang data kung hindi pa tiyak ang isang gumagamit.
Ang data ng spreadsheet ay simple. Maaari itong madaling idinagdag sa isang solong talahanayan o tsart at idinagdag sa isang pagtatanghal nang hindi kinakailangang ibukod ang impormasyon. Madali itong mapanatili habang sumusunod lamang ito ng ilang mahalagang numerong halaga. Kung kailangan lamang ng ilang mga hilera at haligi, ang data ay pinakamahusay na nakaimbak sa isang spreadsheet.
Mga database ng bahay ng maraming iba't ibang mga uri ng data na ang lahat ay may ilang mga relasyon sa iba pang mga data sa database. Halimbawa, ang mga kumpanya ay nagpapanatili ng malaking halaga ng data sa kanilang mga kliyente, mula sa mga pangalan at address sa order at benta. Kung ang isang gumagamit ay sumusubok na mag-cram ng libu-libong mga hanay sa isang spreadsheet, ang mga logro ay mabuti na dapat itong ilipat sa isang database.
Pag-uulit ng Data
Dahil lamang na kailangang ma-update ang data ay hindi nangangahulugang ang isang database ay kinakailangan. Magkakaroon ba ng parehong data ang patuloy na paulit-ulit? At ang negosyo ba ay interesado sa mga sumusunod na kaganapan o pagkilos?
Kung ang mga punto ng data ay nagbabago ngunit ang uri ng data ay pareho at sinusubaybayan ang isang pangyayari, ang impormasyon na iyon ay malamang na flat. Ang isang halimbawa ay ang halaga ng mga benta sa loob ng isang taon. Ang panahon ng panahon ay magbabago at ang mga numero ay magbabago, at hindi magkakaroon ng paulit-ulit na data.
Kung ang ilang bahagi ng data ay mananatiling pareho, tulad ng impormasyon ng customer, habang ang iba ay nagbabago, tulad ng bilang ng mga order at pagiging maagap ng mga pagbabayad, ang mga logro ay sinusubaybayan ang mga aksyon. Ito ay kapag ang isang database ay dapat gamitin. Ang mga pagkilos ay may maraming iba't ibang mga sangkap sa kanila, at sinusubukang subaybayan ang lahat ng ito ay nangangailangan ng isang database.
Pangunahing Layunin ng Data
Ang mga spreadsheet ay mahusay para sa mga pangyayari sa panahon na hindi nangangailangan ng pagsubaybay sa maraming iba't ibang aspeto. Para sa mga proyekto na nangangailangan ng isa o dalawang mga tsart o mga talahanayan para sa isang pagtatanghal bago i-archive, ang isang spreadsheet ay ang pinakamahusay na paraan upang pumunta. Kung kailangan ng koponan o kumpanya na makalkula ang mga resulta at matukoy ang mga porsyento, na kung saan ang mga spreadsheet ang pinaka kapaki-pakinabang.
Ang mga database ay para sa mas mahabang proyekto kung saan ang data ay malamang na magagamit muli at muli. Kung kinakailangan ang mga tala at komento, ang data ay dapat ilipat sa isang database. Ang mga spreadsheet ay hindi idinisenyo upang subaybayan ang mga detalye, ilang mga susi lamang na numerong puntos.
Bilang ng mga gumagamit
Ang bilang ng mga gumagamit ay maaaring maging ang pagpapasya kadahilanan kung gumamit ng isang spreadsheet o database. Kung ang isang proyekto ay nangangailangan na ang isang malaking bilang ng mga gumagamit ay maaaring ma-update ang data at gumawa ng mga pagbabago, ito ay hindi dapat gawin sa isang spreadsheet. Ito ay mas mahirap upang mapanatili ang wastong pagsasaayos ng kontrol sa isang spreadsheet. Kung may ilang mga gumagamit lamang na i-update ang data, sa pangkalahatan sa pagitan ng tatlo at anim, ang isang spreadsheet ay dapat na sapat (bagaman siguraduhin na magtatag ng mga panuntunan bago lumipat dito).
Kung ang lahat ng mga kalahok sa isang proyekto o buong departamento ay kailangang gumawa ng mga pagbabago, isang database ay ang mas mahusay na pagpipilian. Kahit na ang isang kumpanya ay maliit at mayroon lamang isa o dalawang tao sa kagawaran ngayon, isaalang-alang kung gaano karaming mga tao ang maaaring magtapos sa kagawaran na iyon sa limang taon at magtanong kung kailangan nilang gumawa ng mga pagbabago. Ang mas maraming mga user na nangangailangan ng access, mas malamang na isang database ay ang mas mahusay na pagpipilian.
Dapat ka ring kumuha ng seguridad ng data sa account. Kung mayroong maraming sensitibong impormasyon na kailangang ma-secure, ang mga database ay nag-aalok ng mas mahusay na seguridad. Bago gumawa ng paglipat, siguraduhin na basahin ang tungkol sa mga isyu sa seguridad na dapat isaalang-alang bago lumikha ng isang database.
Kung handa ka nang mag-ulan, basahin ang aming artikulo Pag-convert ng Mga Spreadsheet sa Mga Database upang magsimula sa iyong paglalakbay.