Makakakuha ka ng lahat ng iyong email sa pamamagitan ng paglimita sa dami ng email na kailangan mong pakitunguhan sa anumang oras.
Kung mayroon kang higit sa isang araw ng halaga ng mga mensahe ...
... sa iyong inbox, ang "pakikitungo sa bawat mensahe sa sandaling dumating ito" -ang paraan ay hindi gumagana para sa iyo.
Hindi iyan ang iyong kasalanan. Ang diskarte na ito ay maaari lamang magtrabaho para sa mga taong lamang ang trabaho ay upang sagutin ang mga email nang mas mabilis hangga't maaari.
Sa kabutihang palad, ang isang bahagyang naiibang daan ay nagpapahintulot sa iyo na magtrabaho nang tuluy-tuloy sa pamamagitan ng email, tumugon pa rin sa loob ng isang makatwirang oras, walang mga email na overdue sa pamamagitan ng mga buwan at mapupuksa ang email backlog, masyadong.
Kumuha at Manatili sa Tuktok ng Iyong Email Madaling sa pamamagitan ng Pagharap sa Ito Bukas
Upang makakuha ng isang mahigpit na pagkakahawak sa iyong email:
- Alisin ang iyong mga mata mula sa inbox .
- Tiyaking naka-off ang mga pag-check ng awtomatikong mail at mga bagong anunsyong mail.
- Harapin ang lahat ng mail na dumating kahapon , sa maraming mga batch na nakikita mong magkasya.
- Ang mas kaunting batch, mas mabuti. Kung tinatrato mo ang lahat ng mail sa kahapon sa isang paglalakad, malamang na ginugol mo ang hindi bababa sa oras at pagsisikap dito.
- Oras ng iskedyul para sa pagproseso ng iyong email .
- Harapin ang mga mensahe sa pagkakasunud-sunod.
- Kung ang isang mensahe ay nangangailangan ng pananaliksik, iskedyul na pananaliksik para sa bukas, at ipaalam alam ng nagpadala na makakabalik ka sa kanila. Kung kailangan ang mas maraming trabaho, mag-iskedyul ng mas matagal na panahon.
- Tiyaking makikita mo ang orihinal na mensahe kapag tapos na ang trabaho. Ang nagpadala at, pinaka-mahalaga, ang petsa na nabanggit kasama ang gawain ay dapat sapat. Sa Mac OS X Mail , maaari mo ring gamitin ang LinkABoo .
- Maaari kang gumamit ng smart folder na nagpapakita lamang ng mga mensahe na dumating kahapon, mag-apply ng mga flag (mga araw ng label sa alternating na kulay, halimbawa), o umasa sa pag-uuri ayon sa petsa ng pagdating.
- Maaari mong suriin ang iyong inbox pana-panahon para sa anumang mga email na nangangailangan ng kagyat na pagkilos .
Kung hinihingi ito ng iyong trabaho, i-proseso ang mail nang mas madalas kaysa sa pang-araw-araw-tatlong beses sa isang araw, halimbawa. Anuman ang panahon na iyong pipiliin, ang napakahalagang elemento ay ang listahan ng mga email ay sarado sa mga bagong entry habang nagtatrabaho ka dito.
Bakit Araw-araw na Pagproseso ng Inbox ng Email?
Maliban kung kailangan mong harapin ang mail nang mas madalas, inaanyayahan ka naming subukan ang pang-araw-araw na pagproseso, bagaman. Mayroon itong mga karagdagang benepisyo:
- Hindi mo sinasadya itakda ang precedent ng pagtugon agad, isang pangako na hindi maaaring matugunan.
- Ang pang-araw-araw na iskedyul ay madaling panatilihin at matandaan.
- Maaari mong piliin ang perpektong oras ng araw para sa bawat uri ng mensahe.
Pangasiwaan ang Pinakamadaling Mga Email Una!
Kahit na ito ay hindi normal ang iyong estilo,
- gawin ang eksperimento sa pagkuha ng pinakamadaling mga mensahe sa unang paraan.
Sa sandaling makarating ka sa mas mahirap na mga email, ang patuloy na pag-unlad ay tamed sa kanila nang kaunti. Kung mabilis mong na-scan ang kumplikado bago venturing balik sa madaling, ikaw ay ginugol ng ilang oras na darating up sa mga solusyon, masyadong.
Paano Kung Nawawala Ko ang Isang Araw na Binubura ang Aking Inbox?
Kung makaligtaan ka ng ilang araw dahil sa paglalakbay o pista opisyal, hindi mahalaga.
- Harapin ang mga email na parang dumating sila kahapon.
Kadalasan, ang paglipas ng dalawang araw o kahit isang linggo ng email ay hindi nagkakaroon ng mas maraming oras at pagsisikap kaysa sa paghawak ng isang araw.
Kung ang mga tumpok ng mga email ay napakataas na hindi ka maaaring harapin ito sa isang araw, hayaan ang isa pang diskarte na tulungan ka:
Paano Mag-clear ng Backlog ng Email
Upang mapupuksa ang isang backlog ng mga email:
- Lumikha ng isang bagong folder.
- Ilipat ang lahat ng natitirang mga email mula sa iyong inbox papunta sa folder na iyon.
- Araw-araw at bago pa man, gawin ang isang bagay na may hindi bababa sa isa sa mga mensahe sa folder ng backlog.
- Hindi mo kailangang tumugon dito. Hindi mo kailangang i-file ito. Gumawa ng isang bagay, bagaman. Maghanap ng isang site na maaaring makatulong sa iyo na sagutin, halimbawa. O maghanap ng email address (o numero) ng isang tao na maaaring makatulong sa iyo.
- Sa ilang araw, gagawin mo ang minimum na iyon. Malaki! Sa marami pang iba, haharapin mo ang isang bunton ng mga mensahe sa isang paglalakbay. Malaki!
- Hawakan ang lahat ng bagong mail tulad ng nasa itaas.
Natutunan ko ang mga diskarte na ito mula sa Mark Forster's Do It Bukas: At Iba Pang mga Lihim ng Oras ng Pamamahala (ihambing ang mga presyo), isang buong-paligid ng mahusay na libro kung nais mong makakuha ng lahat ng bagay at mayroon pa ng oras upang i-play (ihambing ang mga presyo) -Mark Forster ng unang time-management installment.