Paggamit ng Financial Techniques upang Ipawalang-sala ang Aquisition ng isang IT Asset
Ang pagbibigay-katwiran sa mga pamumuhunan sa IT ay isang kritikal na kakayahan para sa sinumang nagtatrabaho sa teknolohiya. Habang maraming mga desisyon sa pamumuhunan ng IT ang gagawin ng pamunuan sa IT na organisasyon, kadalasan ang mga panukala para sa mga bagong kagamitan o serbisyo ay darating mula sa IT staff. Mahalagang maunawaan ang terminolohiya at pangunahing mga pamamaraan para sa paggawa ng isang kaso upang mamuhunan sa isang bagong piraso ng kagamitan. Ito ay isang bagay upang hilingin na palitan ang iyong software ng tulong desk. Malamang na maririnig mo, "titingnan natin iyan - blah blah blah". Bilang kahalili, sabihin ang isang bagay tulad ng "pagpapalit ng software ng aming help desk ay makakapagligtas ng $ 35,000 sa isang taon at magbabayad para sa sarili nito sa loob ng 3 taon", makakakuha ka ng mas positibong tugon mula sa iyong pamamahala ng IT. Makatitiyak ako sa iyo.
Ang artikulong ito ay magbibigay sa iyo ng mga pangunahing kasanayan na kinakailangan upang pag-aralan at lumikha ng isang pagtatasa para sa isang iminungkahing IT investment. Kailangan mong maunawaan ang mga pangunahing kaalaman bago kumuha ng malalim na dive sa mga diskarte sa pananalapi. Panoorin ang mga artikulo sa hinaharap kung saan ako magbibigay ng higit pang mga advanced na analytical na pamamaraan para sa pagbibigay-katwiran ng isang IT investment sa mga kagamitan o serbisyo.
Basic IT Investment Analysis Terminology
Capital Expenditure (CAPEX): Capital ay isang terminong ginamit upang makilala ang isang pagbili na may kapaki-pakinabang na buhay na higit sa isang taon. Halimbawa, kapag ang isang kumpanya ay bumibili ng isang laptop para sa isang empleyado, inaasahan na ang laptop ay tatagal ng 3 o 4 na taon. Kinakailangan ng mga accountant ang ganitong uri ng pamumuhunan sa IT upang ma-expensed sa panahong iyon sa halip na mag-expensed sa taon na ito ay binili. Ang isang kumpanya ay karaniwang may mga patakaran sa kapaki-pakinabang na buhay ng mga kagamitan pati na rin ang isang minimum na dolyar na halaga para sa isang paggastos ng kapital. Halimbawa, ang isang keyboard na nagkakahalaga ng $ 50 ay hindi ituring na kabisera.
Pag-depreciate: Ang depreciation ay ang paraan na ginagamit upang maibahagi ang gastos ng capital investment ng IT sa kapaki-pakinabang na buhay ng pagbili. Halimbawa, ipalagay na ang patakaran sa accounting para sa capital ay gumagamit ng tuwid na linya ng pamumura. Nangangahulugan lamang ito na magkapareho ang pamumura sa bawat taon. Sabihin nating bumili ka ng isang bagong server para sa $ 3,000 na may inaasahang buhay na 3 taon. Ang depreciation sa IT investment ay $ 1,000 bawat taon sa loob ng 3 taon. Iyan ay pamumura.
Cash Flow: Ang cash flow ay ang paggalaw ng cash sa loob at labas ng negosyo. Kailangan mong maunawaan ang pagkakaiba sa pagitan ng mga cash at non-cash item. Karaniwan, ang pera ay ginagamit kapag kinakalkula ang halaga ng mga pamumuhunan sa IT. Ang depreciation ay isang di-cash na gastos na nangangahulugan na ang pinagbabatayan ng asset ay binayaran na para sa ngunit ikaw ay nagkakalat ng gastos sa buhay ng asset. Ang orihinal na pagbili ng IT investment ay ituturing na ang cash outflow kapag gumagawa ng financial analysis.
Rate ng Diskwento: Ito ay isang rate na ginamit sa pagtatasa sa account para sa katunayan na ang isang dolyar ngayon ay nagkakahalaga ng higit pa pagkatapos ng isang dolyar sa 5 o 10 taon. Ang paggamit ng diskwento sa pagtatasa ng investment ng IT ay isang paraan upang sabihin ang hinaharap na dolyar sa mga tuntunin ng dolyar ngayon. Ang diskwento mismo mismo ang paksa ng maraming mga aklat ng teksto. Kung kailangan mo ng isang mataas na tumpak na rate ng diskwento para sa iyong kumpanya, makipag-ugnay sa iyong departamento ng accounting. Kung hindi, gagamitin namin ang isang bagay na tulad ng 10% na kumakatawan sa pagpintog at ang rate ng kumpanya ay maaaring kumita sa pera na hindi namuhunan sa iyong piraso ng kagamitan sa IT. Ito ay isang uri ng gastos sa oportunidad.
IT Pamamaraan sa Pagsusuri ng Pamumuhunan
Maraming mga paraan upang makatulong sa pagsusuri ng mga pamumuhunan sa IT (kabisera). Ito ay talagang depende sa uri ng pamumuhunan na iyong ginagawa at ang kapanahunan ng organisasyon ng IT sa pagsusuri sa mga pagbili ng kapital. Ang laki ng organisasyon ay maaari ring maglaro ng isang papel. Ngunit tandaan na ito ay isang bagay na hindi kukuha ng maraming oras at kahit na nagtatrabaho ka para sa isang maliit at katamtamang laki ng organisasyon, ang pagsisikap na ito ay pinahahalagahan.
Sa artikulong ito, titingnan namin ang 2 simpleng pamamaraan sa pamumuhunan ng IT. Gusto kong hikayatin mong gamitin ang parehong bilang sama-sama sabihin nila ang isang mas kumpletong larawan ng halaga ng ipinanukalang IT investment.
- Net Present Value
- Payback Period
Ang Net Present Value (NPV)
Ang Net Present Value ay isang pinansiyal na pamamaraan na ang mga linya ng isang serye ng mga daloy ng pera sa paglipas ng panahon at mga diskwento sa bawat isa sa kasalukuyang panahon. Tinutukoy ng Net Present Value ang halaga ng oras ng pera. Ito ay pangkaraniwan upang tumingin sa cash inflows at cash outflows sa loob ng 3 hanggang 5 taon na panahon at diskwento sa net inflow mas mababa ang net outflow sa isang solong halaga. Kung ang bilang ay positibo, pagkatapos ay ang proyekto ay magdagdag ng halaga sa organisasyon at kung ang NPV ay negatibo, mas mababa ang halaga ng organisasyon. Ang tunay na lakas ng pagtatasa ng NPV ay kapag inihahambing ang alternatibong pamumuhunan sa IT. Ang NPV ay nagbibigay ng isang kamag-anak na halaga ng mga pangyayari sa pamumuhunan ng IT at ang isa na may pinakamataas na NPV ay karaniwang kinuha sa iba pang mga alternatibo.
Ang mahirap na bahagi ng pagkalkula ng Net Present Value ay ang aktwal na mga numero na gagamitin sa pagtatasa. Sa outflow side ng equation, maaari mong gamitin ang kabuuang gastos ng pamumuhunan kasama ang mga gastos sa pagpapanatili at mga gastos sa pagpapatupad. Ang pag-agos ng bahagi ay maaaring maging mas mahirap na makuha. Kung ang investment ng IT ay bumubuo ng incremental na kita, ito ay medyo tuwid forward at maaari mong gamitin ang mga numerong ito sa iyong pagtatasa. Kapag ang mga pagpasok (o mga benepisyo) ay nasa malambot na bahagi ay nangangahulugan na sila ay mas subjective tulad ng pagtitipid sa oras, ito ay mas mahirap upang tantiyahin.
Ang pinakamainam na maaari mong gawin ay ang dokumento ng mga pagpapalagay at pumunta sa iyong gat. Kumuha tayo ng isang halimbawa kung saan mo ginagawa ang isang IT investment sa isang software package help desk. Ang pakinabang ng naturang pamumuhunan ay oras na na-save ng mga tauhan ng IT at posibleng mas mataas na kasiyahan mula sa komunidad ng gumagamit. Kung pinapalitan mo ang isang umiiral na pakete ng software ng tulong desk, maaari mo ring i-save ang pera sa pagpapanatili mula sa system na iyon. Kailangan mong iwaksi ang mga pag-agos at pag-outflow upang magsagawa ng pagtatasa ng Net Present Value (NPV) para sa iyong panukala sa IT investment.
Mga Inflows: Ang mga pag- agos o mga benepisyo na nagreresulta mula sa isang pamumuhunan sa IT ay maaaring subjective at mas eksakto. Kadalasan beses, ang benepisyo ng isang IT investment ay pagtitipid sa oras, kasiyahan ng kliyente o iba pang "malambot" na mga numero. Narito ang ilang halimbawa ng mga pag-agos.
- Naka-save na mga gastos sa pagpapanatili mula sa retiradong software
- Ang oras na na-save ng IT kawani dahil sa mas mataas na kahusayan
- Tumaas na kita
Mga Outflow: Ang mga daloy ay kadalasang mas madali upang tantyahin ngunit ang ilan ay maaaring maging subjective pati na rin. Narito ang ilang mga halimbawa ng mga outflow.
- Gastos ng software (bayad sa lisensya, atbp.)
- Pagpapanatili
- Mga panlabas na gastos sa pagpapatupad
Ang mas malaking imahen na ito ay nagpapakita ng isang simpleng pagsusuri ng IT investment gamit ang pagtatasa ng Net Present Value (NPV). Ginagawa ng Excel na simple lang ang ganitong uri ng pagtatasa. Mayroon din itong function upang kalkulahin ang NPV. Tulad ng makikita mo mula sa larawan, inilatag ko ang mga pag-agos at pag-outflow sa pamamagitan ng taon at pagkatapos ay kinakalkula ang NPV batay sa diskwento na rate ng 10%.
- NPV Analysis: Pinagsamang investment ng IT (malaking larawan)
Payback Period
Ang resulta ng pag-aaral ng Payback Period ay nagpapahiwatig kung gaano katagal ang pagkuha ng IT upang mabawi ang gastos ng pamumuhunan. Ito ay karaniwang nakasaad sa mga taon ngunit depende ito sa abot-tanaw na oras ng pag-aaral. Ang Payback Period ay maaaring isang simpleng pagkalkula ngunit lamang sa napaka-simpleng hanay ng mga pagpapalagay. Narito ang formula upang kalkulahin ang Payback Period sa isang IT investment. Sa pangkalahatan, mas maikli ang Payback Period ang mas mapanganib na pamumuhunan ng IT.
[Gastos ng IT Investment] / [Taunang Cash na Binuo mula sa IT Investment]
Tingnan natin ang senaryo kung saan ka bumili ng isang piraso ng software ng e-commerce para sa $ 100,000. Ipagpalagay na ang piraso ng software na ito ay nagdaragdag ng kita sa pamamagitan ng $ 35,000 bawat taon. Ang pagkalkula ng Payback Period ay $ 100,000 / $ 35,000 = 2.86 taon. Kaya, ang investment na ito ay magbabayad para sa sarili sa loob ng 2 taon at 10 buwan.
Mayroong isang makabuluhang kawalan ng pagkalkula ng Payback Period gamit ang isang simpleng hanay ng mga pagpapalagay. Ito ay malamang na hindi na ang kita na nagreresulta mula sa investment ng IT ay magkakaroon ng pantay-pantay na paglabas sa isang napalawig na tagal ng panahon. Mas makatotohanang para sa stream ng kita ay hindi pantay. Sa kasong ito, kailangan mong tingnan ang pinagsama-samang taunang pagtaas sa kita hanggang sa ang orihinal na pamumuhunan ng IT ay "binayaran para sa".
Isaalang-alang ang parehong halimbawa mula sa itaas. Ipagpalagay natin na sa taon 1, ang net increase sa kita mula sa IT investment ay $ 17,000. Sa mga taon 2, 3, 4 at 5 ito ay $ 29,000, $ 45,000, $ 51,000 at $ 33,000, ayon sa pagkakabanggit. Bagaman ito ay isang average na taunang pagtaas sa kita ng $ 35,000, ang Payback Period ay naiiba dahil sa hindi pantay na kita na nabuo mula sa pamumuhunan na ito. Ang Payback Period sa halimbawa ay talagang mas pagkatapos 3 taon na mas mahaba kaysa sa orihinal na pagkalkula gamit ang isang average. Sa pagtingin sa pinagsama-samang pagtaas sa kita, maaari mong makita kung kailan ang orihinal na pamumuhunan ay sakop. Sa halimbawang ito, hanapin lamang kung saan ang gastos ng IT investment ($ 100,000) ay sakop. Makikita mo ito ay nangyayari sa pagitan ng taon 3 at taon 4.
Pinagsamang Pagtaas sa Kita:
- Taon 1 - $ 17,000
- Taon 2 - $ 46,000
- Taon 3 - $ 91,000
- Taon 4 - $ 142,000
- Taon 5 - $ 175,000
Tingnan ang halimbawang IT investment Excel spreadsheet para sa detalyadong formula para sa pagkalkula ng Payback Period.
Proposal sa Pamumuhunan sa IT
Habang ang mga kalkulasyon ay mahalaga sa pagtatasa ng IT investment, hindi lahat. Lubos kong inirerekumenda na magkasama kayo ng panukala sa halip na i-print ang iyong spreadsheet o i-email ang mga resulta. Pag-isipan ang iyong CFO bilang madla kapag isinasama ang panukala. Sa huli, kung maaari pa ring magtapos sa kanyang mesa.
Gusto ko inirerekumenda na simulan mo ang panukala na may maikling buod ng investment ng IT (kabisera) na iyong hinuhulaan na sinusundan ng isang maikling buod sa mga salita ng mga resulta ng iyong pag-aaral (kasama ang mga kalkulasyon ng buod). Panghuli, ilakip ang detalyadong pagtatasa ng spreadsheet at mayroon kang isang propesyonal na panukala na pinahahalagahan ng iyong boss.
Maaaring kabilang sa iyong pakete sa panukalang investment sa IT:
- Buod: isang talata o dalawang summarizing ang IT investment na iyong ipanukala.
- Ang pagbibigay-katwiran: isang talata o dalawang pagbubuod ng mga resulta ng iyong pagsusuri kasama ang pamamaraan na iyong ginamit (isama ang isang buod ng talahanayan)
- Printout: isang malinis na printout ng spreadsheet ng Excel na nagpapakita ng detalyadong pag-aaral
Sample Excel Spreadsheet
Ang sample sample spreadsheet ay may 3 sheet kabilang ang:
- Buod
- Pagkalkula ng Net Present Value (NPV)
- Pagkalkula ng Payback
- IT Investment Analysis - Excel 97-2003 Version
Kung mayroon kang anumang mga katanungan tungkol sa pagbibigay-katwiran ng mga pamumuhunan sa IT, i-drop sa akin ang isang email o mag-post sa New Tech Forum.