Kailangan mo ba talagang tumugon sa lahat ng nasa mensahe ng grupo?
Kung mas mahusay na tumugon, dapat na mas mahusay na tumugon sa lahat. Tama?
Hindi laging. Kung ang tugon ay talagang mahalaga sa lahat ng mga tatanggap, dapat na magamit ang isang "tugon sa lahat".
Ang ilang mga tumugon sa lahat ng mga sitwasyon ay dahil sa mishaps kung saan ang isang tatanggap ay hindi mapagtanto na nag-click o nag-tapped na pagpipilian. Karamihan, gayunpaman, ay malamang dahil sa ang katunayan na ang tao ay hindi nakakaalam kung kailan magpadala ng tugon sa lahat ng mga mensahe.
Sa alinmang paraan, pangkaraniwan ito nakakainis sa ibang mga tao na kasangkot sa mensahe ng grupo. Ito ang dahilan kung bakit pinakamainam na gamitin Tumugon sa Lahat nang maingat.
Kapag Tumugon sa Lahat
Gamitin lamang ang Tugon sa Lahat ng tampok na email ng iyong email kapag:
- Kinakailangan ang iyong sagot upang malaman para sa orihinal na nagpadala at lahat ng mga tao sa orihinal na email na To: and Cc: fields.
Huwag tumugon sa lahat kapag:
- Kailangan lamang malaman ng orihinal na nagpadala ang iyong tugon,
- Ang iyong mga komento ay mahalaga upang malaman para sa orihinal na nagpadala at ng ilang iba pang mga tatanggap,
- Gumawa ng normal na tugon sa kasong ito, at pagkatapos ay idagdag nang manu-mano ang iba pang mga tatanggap. Maaari mong kopyahin ang kanilang mga address mula sa orihinal na email kung tumutulong iyon.
- Ang iyong mensahe ay simple tulad ng "Salamat!" o "Ako rin:"
- Maraming salamat sa mga pahayag ay maaaring magaling lang na ipadala, ngunit huwag ipadala ang mga ito sa bawat iba pang mga tagatanggap. Tanging ang nagpadala lamang ang kailangang malaman kung ano ang nararamdaman mo tungkol sa mensahe, hindi sa bawat iba pang tao sa grupo.
Ang lahat ng sagot ay nakalaan para sa mga espesyal na kaso lamang. Dapat lamang itong gamitin kung kailangan mong ipadala ang parehong mensahe sa bawat solong tatanggap sa grupo. Kung hindi, kung hindi mo kailangang gawin iyon, dapat kang tumugon sa mga may-katuturang indibidwal, kahit na ang ibig sabihin nito ay sumasagot ka lamang sa nagpadala.
Bilang isang halimbawa, isaalang-alang ang pagkuha ng isang email na nagtatanong kung gusto mong pumunta sa isang partidong pagreretiro ngayong katapusan ng linggo. Magpanggap ito ay ipinadala sa 30 iba pang mga tao at tatanungin ka hindi lamang kung pupunta ka ngunit kung maaari kang magdala ng ilang pagkain o tumulong sa ibang paraan.
Hindi karaniwang naaangkop sa sitwasyong ito na magpadala ng tugon sa iba at ipaliwanag na hindi ka maaaring pumunta dahil kailangan mong magtrabaho ngayong katapusan ng linggo at ang iyong anak ay may sakit pa rin, kaya hindi magandang weekend para sa iyo. Ang mga detalye ay may kaugnayan sa nagpadala ngunit marahil hindi sa lahat ng iba pa na inanyayahan.
Gayunman, may mga oras kung kailan dapat mong sagutin ang lahat at kung kailan inaasahan mong tumugon sa lahat. Marahil ito ay nagsasangkot ng isang talakayan sa grupo tungkol sa isang proyekto sa trabaho o ibang bagay na direktang nagsasangkot sa iba pang mga tatanggap.
Anuman ang kaso, dapat mong palaging isipin ito bago magpadala ng isang mass email sa iba. Mas mas masahol pa ito kapag ang ilang mga tao ay nagpapadala ng tugon sa lahat ng mga mensahe isa pagkatapos ng isa, at makakakuha ka ng isang dosenang mga email sa span ng isang minuto o dalawa. Ang mga ito ay hindi lamang mahirap subaybayan ngunit din nakakainis kung hindi mo na kailangang basahin ang mga ito.