Maraming magandang dahilan kung bakit ang pag- digitize ng mga dokumento ng papel ay maaaring maging malaking tulong pagdating sa pag-oorganisa ng iyong tanggapan sa bahay (o, sa bagay na iyon, ang iyong tahanan). Una sa lahat, maaari mong mapupuksa ang maraming mga dagdag na papel na crammed sa drawers at mga file, o pagkuha up ng mahalagang puwang desk.
Maaaring ma-convert ang mga digital na file (kahit PDF) sa nahahanap na mga file gamit ang paggamit ng optical character recognition (OCR) na software na karaniwang may printer (ang HP ay may isang cool na video na nagpapaliwanag kung paano gumagana ang OCR at kung paano ito makakatulong na gawing simple ang gawain ng pinasimple ang iyong buhay).
Nangangahulugan iyon na hindi lamang ang iyong impormasyon na hindi kumukuha ng anumang silid, mas madaling mahanap ito kaysa sa papel. At maaari mong i-save ang iyong mga digital na file gayunpaman gusto mo - sa CD o DVD, sa isang flash drive, sa isang online storage facility, o lahat ng nasa itaas. Kaya maaari mong tiyakin na kapag kailangan mo ng isang bagay, maaari mong makuha ang iyong mga kamay dito.
Kapag sinimulan mo ang pag-digitize ng iyong mga home file, ito ay ang perpektong oras upang lumikha ng isang organisadong hanay ng mga file na gagawing mas simple ang iyong buhay. Isipin ang mga kategorya ng mga papeles na kailangan mo, at mag-set up ng isang folder para sa bawat isa. Mga resibo ng credit card sa isang folder; gawaing papel sa seguro ng kotse sa isa pang; mga singil sa telepono, mga resibo ng grocery, mga singil sa pag-aayos ng bahay, at iba pa, maaari silang bibigyan ng magkahiwalay na mga folder. At sa loob ng bawat folder, lumikha ng mga subfolder para sa bawat taon (o buwan). Mas madaling magsimula sa isang organisadong sistema at pagkatapos ay idagdag lamang ang mga bagong papeles sa tamang file habang nagpapatuloy ka kaysa sa patuloy na pagsisikap na muling ayusin ang system sa bawat oras na ang isang bagong resibo ay ma-scan.
Siguraduhin na ang iyong scanner o printer ay dumating sa OCR software (mukhang dumating ang pakete ng ABBYY FineReader sa maraming mga printer at scanner na sinusubok ko). Kung hindi mo mahanap ang anumang, huwag panic. May isang magandang pagkakataon na mayroon ka ng ilang disenteng software na OCR na naka-install na sa iyong computer, hangga't gumagamit ka ng Windows. Ang Cool OCR Software na May Mayroon ka ay gagabay sa iyo sa pamamagitan ng proseso ng paghahanap at paggamit ng software na iyon kasama ang iyong scanner upang lumikha ng mga na-edit na dokumento.
Siyempre, na nagdudulot ng isa pang mahalagang punto: Kailangan mong magkaroon ng hindi bababa sa isang scanner ng dokumento kung gagawin mo ang gawaing ito. Hindi ito kailangang mahal, o magarbong. Kung wala kang isa, ngayon ay isang magandang pagkakataon upang hanapin ang isa; magsimula sa mga Review ng Photo Scanner at Mga Scanner ng Dokumento para sa ilang mga pinakamahusay na pagbili. Kung hindi mo nais ang isang hiwalay na scanner, ang isang murang all-in-one na printer ay gagawin ang trabaho nang lubos.
Kaya narito ang mahirap na bahagi. Ang pagkuha ng system set up ay hindi masyadong nakakalito; kahit na ang pag-scan ng iyong mga papeles ay hindi masyadong matigas. Ang mahirap ay tiyakin na awtomatiko kang ginagawa ito tuwing makakakuha ka ng mga bagong resibo o gawaing papel. Kung hindi man, ang mga papeles ay magsisimulang magtipon muli, at pakiramdam mo na parang nag-aaksaya ka ng iyong oras. Kaya dumikit ito!