Isang Panimula sa Mga Tampok at Mga Pangunahing Batayan
Sigurado ka nalulula ka sa maraming dami ng data na kailangang masubaybayan sa iyong samahan? Marahil ay kasalukuyang gumagamit ka ng isang sistema ng pag-file ng papel, mga dokumento ng teksto o isang spreadsheet upang subaybayan ang iyong mga kritikal na impormasyon. Kung naghahanap ka para sa isang mas nababaluktot na sistema ng pamamahala ng data, isang database ay maaaring lamang ang kaligtasan na iyong hinahanap at ang Microsoft Access 2013 ay nagbibigay ng isang mahusay na pagpipilian.
Ano ang isang Database?
Sa pinakasimulang antas, isang database ay isang organisadong koleksyon lamang ng data. Ang isang sistema ng pamamahala ng database (DBMS) tulad ng Microsoft Access, Oracle o SQL Server ay nagbibigay sa iyo ng mga tool ng software na kailangan mo upang ayusin ang data na iyon sa isang nababaluktot na paraan. Kabilang dito ang mga pasilidad upang idagdag, baguhin o tanggalin ang data mula sa database, magtanong (o mga query) tungkol sa data na nakaimbak sa database at gumawa ng mga ulat na nagbubuod sa mga napiling nilalaman.
Microsoft Access 2013
Ang Microsoft Access 2013 ay nagbibigay sa mga gumagamit ng isa sa pinakamadaling at pinaka-kakayahang umangkop na mga solusyon sa DBMS sa merkado ngayon. Ang mga regular na gumagamit ng mga produkto ng Microsoft ay tatamasahin ang pamilyar na hitsura ng Windows at pakiramdam pati na rin ang masikip na pagsasama sa iba pang mga produkto ng pamilya ng Microsoft Office. Para sa higit pa sa interface ng Access 2010, basahin ang aming Access 2013 User Interface Tour .
Unang suriin natin ang tatlo sa mga pangunahing sangkap ng Access na masasalubong ng karamihan sa mga gumagamit ng database - mga talahanayan, mga query, at mga form. Kung wala kang isang database ng Access, maaaring gusto mong basahin ang tungkol sa Paglikha ng Access 2013 Database mula sa Scratch o Paglikha ng Access 2013 Database mula sa isang Template.
Microsoft Access Tables
Binubuo ang mga table ng mga pangunahing bloke ng gusali ng anumang database. Kung pamilyar ka sa mga spreadsheet, makakahanap ka ng mga talahanayan ng database na lubos na kapareho.
Ang isang karaniwang database table ay maaaring maglaman ng impormasyon ng empleyado, kabilang ang mga katangian tulad ng pangalan, petsa ng kapanganakan at pamagat. Maaaring ito ay nakabalangkas tulad ng sumusunod:
- Employee ID
- Huling pangalan
- Pangalan
- Pamagat
- Pagbati
- Araw ng kapanganakan
Suriin ang pagtatayo ng talahanayan at makikita mo na ang bawat haligi ng talahanayan ay tumutugma sa isang tiyak na katangian ng empleyado (o katangian sa mga termino sa database). Ang bawat hilera ay tumutugma sa isang partikular na empleyado at naglalaman ng kanyang impormasyon. Iyan na ang lahat doon dito! Kung nakatutulong ito, isipin ang bawat isa sa mga talahanayan na ito bilang listahan ng impormasyon ng estilo ng spreadsheet. Para sa higit pang impormasyon, basahin ang Pagdaragdag ng Mga Table sa isang Access 2013 Database
Pagkuha ng Impormasyon mula sa isang Access Database
Malinaw, ang isang database na nag-iimbak lamang ng impormasyon ay walang silbi - kailangan namin ng mga paraan upang makuha din ang impormasyon. Kung nais mo lamang maalala ang impormasyong nakaimbak sa isang talahanayan, pinapayagan ka ng Access sa Microsoft na buksan mo ang talahanayan at mag-scroll sa mga talaan na nasa loob nito. Gayunpaman, ang tunay na kapangyarihan ng isang database ay nasa mga kakayahan nito upang sagutin ang mas kumplikadong mga kahilingan, o mga query. Ang mga query ng access ay nagbibigay ng kakayahan upang pagsamahin ang data mula sa maraming mga talahanayan at ilagay ang mga partikular na kondisyon sa data na nakuha.
Isipin na ang iyong organisasyon ay nangangailangan ng isang simpleng paraan upang lumikha ng isang listahan ng mga produktong ito na kasalukuyang nagbebenta sa itaas ng kanilang average na presyo. Kung nakuha mo lang ang talahanayan ng impormasyon ng produkto, ang pagtupad sa gawaing ito ay nangangailangan ng malaking halaga ng pag-uuri sa pamamagitan ng data at pagpapalabas ng mga kalkulasyon sa pamamagitan ng kamay. Gayunpaman, ang kapangyarihan ng isang query ay nagpapahintulot sa iyo na hilingin lamang na i-access lamang ang mga tala na tumutugon sa average na kondisyon sa pagpepresyo sa itaas. Bukod pa rito, maaari mong turuan ang database upang ilista lamang ang pangalan at presyo ng item ng item.
Para sa karagdagang impormasyon sa kapangyarihan ng mga query sa database sa Access, basahin ang Paglikha ng isang Simpleng Query sa Microsoft Access 2013.
Pagpasok ng Impormasyon sa isang Access Database
Sa ngayon, natutunan mo ang mga konsepto sa likod ng pag-aayos ng impormasyon sa isang database at pagbawi ng impormasyon mula sa isang database. Kailangan pa rin namin ang mga mekanismo upang ilagay ang impormasyon sa mga talahanayan sa unang lugar! Ang Microsoft Access ay nagbibigay ng dalawang pangunahing mekanismo upang makamit ang layuning ito. Ang unang paraan ay upang mapalawak ang talahanayan sa isang window sa pamamagitan ng pag-double-click dito at pagdaragdag ng impormasyon sa ilalim nito, tulad ng isang magdagdag ng impormasyon sa isang spreadsheet.
Nagbibigay din ang Access ng interface ng mga user-friendly na nagbibigay-daan sa mga gumagamit na magpasok ng impormasyon sa isang graphical form at na ang impormasyon na halatang ipinasa sa database. Ang pamamaraang ito ay mas nakakatakot para sa operator ng data entry ngunit nangangailangan ng kaunting pang gawain sa bahagi ng database administrator. Para sa higit pang impormasyon, basahin ang Mga Form ng Paglikha sa Access 2013
Mga Ulat ng Access sa Microsoft
Ang mga ulat ay nagbibigay ng kakayahan upang mabilis na gumawa ng mga maayos na naka-format na mga buod ng data na nakapaloob sa isa o higit pang mga talahanayan at / o mga query. Sa pamamagitan ng paggamit ng mga trick at template ng shortcut, ang mga gumagamit ng database ay maaaring lumikha ng mga ulat sa literal na isang minuto.
Ipagpalagay na nais mong gumawa ng isang katalogo upang magbahagi ng impormasyon ng produkto sa kasalukuyan at mga prospective na kliyente. Sa nakaraang mga seksyon, nalaman namin na ang ganitong uri ng impormasyon ay maaaring makuha mula sa aming database sa pamamagitan ng mahusay na paggamit ng mga query. Gayunpaman, tandaan na ang impormasyong ito ay iniharap sa isang pormularyo sa tabular - hindi eksakto ang pinaka-kaakit-akit na materyal sa marketing! Pinapayagan ng mga ulat ang pagsasama ng mga graphics, kaakit-akit na pag-format at pagbilang ng pahina. Para sa karagdagang impormasyon, tingnan ang Mga Paglikha ng Mga Ulat sa Access 2013.