Audio Conference Calling Problems at Paano Address nila
Mukhang kawili-wili ang mga tawag sa pagpupulong sa audio kapag iniisip mo ang mga benepisyo na kanilang dinadala para sa iyong negosyo o mga pulong sa lipunan. Ngunit kapag iniisip mo ang mga isyu na nauugnay sa kanilang pag-set up at makinis na pagtakbo, nalaman mo sa lalong madaling panahon na ang pakikilahok sa isa o may hawak na isa ay medyo mahirap. Habang nag-aayos ng isang conference call, may ilang mga isyu na dapat mong isama sa iyong pagpaplano, upang maiwasan ang mga problema na maaaring gawin itong isang kabiguan.
1. Background Noise
Ito ay anumang ingay na nanggagaling sa isang kalahok bukod sa kanilang tinig, tulad ng mga silya ng tunog, mga tao na nakikipag-chat sa likod nila, mga noises sa makinarya, noises ng papel atbp Nakukuha mo ang mga noises na ito sa karamihan ng mga kalahok na gumagamit ng VOIP , dahil ang tradisyunal na handset ng telepono ay nakatuon at maikli Ayusin ang mga mikropono, samantalang ang VOIP ay gumagana sa isang mikropono na nakukuha sa aparato na mas makatwiran. Ang isang halimbawa ay ang sistema ng array ng mikropono na mayroon ka ng karamihan sa mga pinakabagong laptop computer. Ang ilang mga tao ay lumahok sa kumperensya gamit ang kanilang mga aparato hands-free.
Ang tanging paraan upang malunasan ang sitwasyong ito ay upang malaman ng mga kalahok ang kaguluhan na kanilang ginagawa, na pinakamahusay na ginagawa sa pamamagitan ng komunikasyon bago ang conference call. Halimbawa, bilang tagapag-ayos, maaaring gusto mong magpalipat-lipat ng email sa mga etiketa para sa isang conference call bago ang sesyon.
2. Echo
Ang Echo ay maaaring maging bahagi ng ingay sa background, ngunit ito ay mas teknikal kaysa iyon. Ang isang tao na sumasali sa conference call ay maaaring magkaroon ng mga kondisyon sa kanilang telepono o maaaring gumagamit ng isang telepono na walang echo na pagkansela. Magbasa nang higit pa kung paano ihinto ang paggawa ng echo .
Ang isang taong may echo ay karaniwang hinihiling na mag-hang up. Kaya muli, ang tamang kamalayan sa ilang mga teknikal na isyu sa mga telepono at iba pang kagamitan na ginagamit sa isang conference call ay mahalaga muna.
3. Pamamahala ng Presensya
Sa isang audio conference call, gagamitin mo lamang ang isa sa iyong mga pandama: ang iyong pagdinig. Hindi mo makikita ang mga taong nakikipag-usap ka o nakikinig. Nangangahulugan ito na maliban kung masusubaybayan mo ang bawat entry at exit sa iyong conference call, maaaring hindi mo nalalaman ang presensya sa iyong madla nang malalim sa pagpupulong.
Ang problemang ito ay walang solusyon sa ngayon para sa audio conferencing, hanggang sa pag-unlad ng mga tool na nagpapahintulot sa isang tiyak na halaga ng pamamahala ng presensya. Ang unang tool na nagbibigay nito ay UberConference, kung saan maaari mong makita kung sino ang nagsasalita kapag ginagawa nila, sino ang naririto at sino ang hindi, at iba pa. Ang ilan sa mga naturang mga tool ay na-crop up kamakailan lamang, ang ilan ay may mga kagiliw-giliw na visual na mga interface na kumakatawan sa mga kalahok na may mga icon.
4. Music Hold
Ang mga tao ay normal na mag-alaga ng kanilang interface ng telepono para sa mga indibidwal, ngunit hindi para sa mga tawag sa pagpupulong. Bagaman maaari itong maging maganda para sa isang tao na na-hold na upang marinig ang ilang mga musika, ito ay talagang maging istorbo sa isang conference call. Ang ilang mga kalahok ay maaaring ilagay ang pagpupulong na hawakan habang dumadalo sa iba pang tawag o tungkulin, sa gayon nagdadagdag ng maindayog na ambiance sa kumperensya. Dito muli, ang preliminary na kampanya sa kamalayan ng etika ng conferencing ay magiging mahalaga.
5. Pamumuno
Sa ilang mga pagkakataon, kung ang isang pangkat ay walang lider, hahantong ang kaguluhan. Ito ay malamang na mangyari sa isang pagpupulong, lalo na ang isang bagay na nagsasangkot ng makabuluhang bagay, kung saan walang isang tao na may hawak na mga bato. Dapat tiyakin ng lider na ang bawat isa ay bibigyan ng sapat na oras upang magsalita, at kinakailangang pansin. Dapat din silang makakuha ng mga bagay pabalik sa pagsubaybay kung dapat magkamali o sumalungat ang labanan.
6. Mga Materyales at Dokumento
Maraming mga komperensiya, lalo na ang mga negosyo, ay nagsasangkot ng sangguniang ginawa sa mga dokumento, mga materyales at mga kasangkapan. Ang maling pagpapalaganap ng naturang impormasyon ay nagiging sanhi ng ilang mga kalahok na maging madilim sa ilang mga punto, sa gayon nagiging sanhi ng kawalan ng interes. Kung gayon, dapat gawin ang pangangalaga upang ipalaganap ang kinakailangang impormasyon at mga dokumento sa bawat partido na kinakailangan nang maayos bago magsimula ang kumperensya. Ang isa pa, at mas mahusay, ang paraan ay ang paggamit ng mga online na tool ng pakikipagtulungan, kung saan ang sanggunian sa mga dokumento at iba pang mga materyales ay hindi lamang magiging passive, ngunit maaari ring maging aktibo na produktibo sa panahon ng online na sesyon ng pagtatrabaho.
7. Mahina Kalidad ng Voice
Hindi ko tinutukoy ang tinig ng isang taong may namamagang lalamunan dito, ngunit sa boses ng isang tao na gumagamit ng isang serbisyo sa telepono na nag-aalok ng mahinang kalidad ng tawag. Ngayon nangyayari ito madalas sa serbisyo ng VOIP, na nakasalalay sa isang tiyak na bilang ng mga kadahilanan , kabilang ang bandwidth , codec na ginamit, telepono at iba pang mga aparato na ginamit. Sa kasamaang palad walang magagawa ang tungkol dito kung ikaw ang lider ng pagpupulong o tagapag-organisa. Ang kalahok na naghihirap mula sa mahihirap na kalidad ng boses ay kailangang mapabuti ang mga bagay sa kanilang panig.