Kapag nagpapamahagi ka ng mga dokumento sa elektronikong paraan, hindi mo mabibilang sa mga tatanggap na nakakapag-install ng Salita sa kanilang mga computer.
Gayundin, maraming tao ang ayaw tumanggap ng mga dokumentong Salita , kahit na naka-install pa ang Salita sa kanilang mga machine. Iyon ay dahil ang mga dokumento ng Word ay maaaring maglaman ng malisyosong mga macros.
Kaya, ang pinakamahusay na paraan upang ipamahagi ang mga dokumento ay nasa format na PDF. Ang Adobe Acrobat ay ang standard na ginto sa paglikha ng PDF. Ngunit nagdadala ito ng isang mabigat na tag ng presyo. Kung gumawa ka lamang ng PDF paminsan-minsan, marahil ay hindi mo gustong bumili ng Acrobat.
Sa kasong iyon, maaari mong i-download ang libreng Microsoft na Save bilang PDF add-in para sa Office 2007. Pinapayagan ka nitong lumikha ng mga dokumentong PDF sa Word at anim na iba pang mga application ng Office. Pinapayagan ka rin nito na lumikha ng mga dokumento ng XPS. Ang XPS ay format ng flat file ng Microsoft. Dahil wala itong malawak na pagtanggap ng PDF, hindi ko inirerekumenda ang pamamahagi ng mga dokumento sa format ng XPS.
Pagkatapos mong i-download at i-install ang add-in, sundin ang mga hakbang na ito upang lumikha ng isang PDF sa Word:
- I-click ang pindutan ng Opisina
- I-click ang I-print
- Sa dialog box na I-print, piliin ang PDF sa listahan ng mga pagpipilian ng printer
- I-click ang I-print
Ang mga add-in na gawa sa Office XP.